会議が長い会社の共通点｜「紙一枚」で会議が40分で終わる思考整理術
管理職18年の現場で見えた「紙一枚」でチームを整える思考整理術①
「会議が長い。」
多くの会社で聞く悩みです。
1時間の予定だった会議が、気づけば90分。
それでも結論は出ない。
「今日は時間なので、続きはまた次回で…」
そんな経験をしたことがある方も多いのではないでしょうか。
私は流通業界で管理職を18年務め、最大20名のチームをマネジメントしてきました。
その中で数えきれないほどの会議を経験してきました。
そしてあるとき、気づいたことがあります。
会議が長い会社には、共通点がある。
それはとてもシンプルなことでした。
「過去の話ばかりしている」
ということです。
この連載について
この記事は
「管理職18年の現場で見えた
『紙一枚』でチームを整える思考整理術」
というシリーズの第1回です。
流通業界で18年間マネジメントをしてきた経験から、
会議・読書・マネジメントを整理する 「紙一枚」思考 を紹介しています。
ベースにあるのは
ソリューションフォーカス（解決志向） という考え方です。
問題ではなく
「次の一歩」 に焦点を当てることで、チームは驚くほど動き出します。
会議が長い会社は「過去」ばかり話している
多くの会議は、こうして始まります。
・先月の売上報告
・活動の結果共有
・トラブルの振り返り
もちろん、これらは必要です。
しかし問題は、
会議のほとんどの時間が「過去の説明」で終わってしまうことです。
会議の時間を分解すると、こんな構造になっています。
過去の説明 50分
未来の議論 10分
これでは、なかなか結論は出ません。
なぜなら会議の目的は
未来を決めること
だからです。
過去の情報は、未来を考えるための材料にすぎません。
しかし多くの会議では、その材料の説明に時間を使いすぎてしまうのです。
過去の説明は「会議の前」に終わらせる
私が会議を変えるためにやったことは、とてもシンプルです。
過去の話は、会議でしない。
これだけです。
具体的にはこうしました。
過去の報告は事前にまとめてもらう。
そして会議の参加者には一言だけ伝えます。
「読んでおいてください。」
これだけです。
最初は驚かれました。
「会議で説明しなくていいんですか？」
でも私はこう答えました。
「説明は不要です。分からないところだけ聞きます。」
すると会議の時間の使い方が変わります。
過去の説明 10分
未来の議論 50分
これだけで、会議の質は大きく変わりました。
60分の会議は「60分で終わる」と決める
もう一つ、私が実践したことがあります。
それは
会議時間を守ること
です。
以前の私は、60分会議でも終わらないことがよくありました。
そのため、こんなスケジュールを組んでいました。
「60分会議だけど、80分くらい取っておこう」
今思えば、これは完全に負けです。
そこで私は決めました。
60分会議は、必ず60分で終わる。
途中でも終了です。
すると最初は慌てる人がいました。
「まだ結論が出ていません…」
それでも私は会議を終わらせました。
すると不思議なことが起きます。
会議が60分以内で終わるようになるのです。
人は終わりが決まると、その時間にフォーカスするようになります。
今までは、終わりを決めているようで、実は決めていなかったことに気が付きました。
会議を変えた「紙一枚」の思考整理
さらに会議を変えたのが
「紙一枚」の思考整理
です。
会議で出てきた意見や考えを
紙一枚（またはホワイトボード）に整理していく。
すると次のことが起きます。
・認識のズレが減る
・議論が整理される
・結論が早く出る
実際、私のチームでは
60分かかっていた会議が、60分以内で終わるようになりました。
さらに、ある製薬会社の方がこの方法を実践したところ、
いつも60分かけてもスモールステップが決まらなかったミーティングが、40分で終わるようになった
という結果も出ています。
人は言葉だけで話すと、イメージがバラバラになります。
しかし紙に書き出すと
全員が同じ景色を見ながら議論できる
ようになります。
これが、会議を短くする大きな理由です。
まとめ｜会議は「未来を決める時間」
会議が長い会社には共通点があります。
それは
過去の話ばかりしていること。
会議を変えるために必要なのは、この3つです。
・過去の報告は事前共有
・会議では未来の話をする
・紙一枚で思考を整理する
これだけで、会議の質は大きく変わります。
会議の目的は情報共有ではありません。
未来を決めること。
もしあなたの職場で
「会議が長い」
「何も決まらない」
そんな悩みがあるなら、ぜひ一度試してみてください。
次回予告
この記事は
「紙一枚でチームを整える思考整理術」シリーズの第1回です。
次回は、このシリーズの核となる
「紙一枚」思考とは何か
についてお話しします。
なぜ「紙一枚」で思考が整理されるのか。
そして、なぜチームが動き出すのか。
その仕組みを解説します。
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このシリーズでは、
流通業界で管理職を18年経験する中で私が実践してきた
「紙一枚でチームを整える思考整理術」
を紹介しています。
これまでの記事はこちらです。
第1回
会議が長い会社の共通点
第2回
紙一枚思考とは何か
第6回
管理職18年の現場で見えた「紙一枚」でチームを整える思考整理術まとめ