Slack Canvasを使った社内マニュアル運用｜業務改善シリーズ⑤ 同じ説明を何度もしない仕組みを作る
Slackのメッセージは流れる。
でも、Canvasは残せる。
日報ルール、確認依頼、営業報告、Google DriveリンクをCanvasにまとめるだけで、社内マニュアルはかなり運用しやすくなる。
この記事で得られること
・Slack Canvasを社内マニュアルに使う考え方
・SlackメッセージとCanvasの役割の違い
・日報ルール、確認依頼、営業報告をCanvasにまとめる方法
・Google DriveとCanvasを組み合わせる理由
・社員からの同じ質問を減らす仕組み
・少人数チームが最初に作るべきCanvasの型
・業務改善シリーズ10本の中で、今回の記事がどの位置づけか分かる
はじめに｜同じ説明を何度もしている会社は、マニュアルの置き場所が弱い
正直に言う。
会社を回していると、同じ説明を何度もする場面がある。
日報の書き方。
確認依頼の出し方。
営業報告の書き方。
資料の保存場所。
Google Driveのフォルダ。
入社時に読む資料。
社内ルール。
よくある質問。
Slackの使い方。
これを毎回、代表や管理者が説明している会社はかなり多い。
一回ならいい。
でも、何度も聞かれると重い。
「日報って何を書けばいいですか？」
「この資料どこですか？」
「確認依頼ってどこに出せばいいですか？」
「営業報告のフォーマットありますか？」
「入社時に読む資料ってどれですか？」
こういう質問が毎回代表に来る。
これが積み重なると、代表や管理者の時間が削られる。
そして、もっと危ないのは、説明内容が人によってズレることだ。
Aさんにはこう説明した。
Bさんには少し違う言い方をした。
Cさんには説明し忘れた。
結果、運用がバラバラになる。
これを防ぐには、マニュアルが必要だ。
ただし、マニュアルは作るだけでは意味がない。
見られる場所に置く必要がある。
ここで使えるのがSlack Canvasだ。
Slackのメッセージは流れる。
でも、Canvasはチャンネルに残せる。
だから僕は、Canvasを社内マニュアルの入口として使うのがかなり現実的だと思っている。
この記事は、業務改善シリーズ「Slack編」10本構成の5本目です。
1本目では、Slackだけで社内共有は十分なのかを書いた。
2本目では、LINEからSlackへ移行して感じたメリット・デメリットを書いた。
3本目では、Slack初心者が最初に設定すべき10項目を書いた。
4本目では、Slackチャンネル設計で会社の生産性は変わると書いた。
今回は、Slack Canvasを使った社内マニュアル運用について書いていく。
結論｜Canvasは、社内マニュアルの本体ではなく「入口」にすると使いやすい
結論から言う。
Slack Canvasは、社内マニュアルの本体としても使える。
でも、最初は「入口」として使った方がいい。
ここが一番大事だ。
なぜなら、会社の情報には短いものと長いものがあるからだ。
短いルールはCanvasに向いている。
日報の書き方。
確認依頼のテンプレート。
リアクションルール。
チャンネルの使い分け。
営業報告の項目。
よくある質問。
こういうものはCanvasで十分だ。
一方で、長い資料はGoogle Driveに置いた方がいい。
契約書。
請求書。
詳細な業務マニュアル。
研修資料。
顧客情報。
営業資料。
デザイン素材。
こういうものはDriveで管理した方が安全で探しやすい。
だから役割を分ける。
Slackは会話。
Canvasは入口。
Google Driveは保管庫。
この3つを分ける。
例えば、#日報 チャンネルのCanvasには、日報の書き方を書く。
#確認依頼 チャンネルのCanvasには、確認依頼のテンプレートを書く。
#営業報告 チャンネルのCanvasには、営業報告の書き方を書く。
#マニュアル チャンネルのCanvasには、Driveのフォルダリンクと社内ルール一覧を書く。
こうすると、社員が迷った時に見る場所ができる。
「分からなかったら、まずCanvasを見て」
この一言が言えるようになる。
これがかなり大きい。
社内マニュアルは、立派なPDFを作ることが目的ではない。
社員が迷った時に、自分で確認できる状態を作ること。
Canvasは、その入口としてかなり使える。
業務改善シリーズ｜Slack編 10本構成
この記事は、Slackを使った社内情報共有・業務改善シリーズの5本目です。
今後、以下の10本で毎日更新していきます。
Slack Canvasを使った社内マニュアル運用
Slackで会議を減らした方法
Slackだけで社員教育はできるのか
Slack通知が多すぎる会社がやるべき設定
Slackでタスク管理する方法
SlackとGoogle Driveを組み合わせる理由
このシリーズで書きたいのは、Slackの機能紹介ではありません。
会社の情報共有をどう整えるか。
代表や管理者に情報が集中している状態をどう減らすか。
社員が迷わず動ける状態をどう作るか。
会議、日報、マニュアル、タスク、資料共有をどう仕組みにするか。
ここです。
今回の5本目では、Slack Canvasを使って社内マニュアルをどう運用するかを整理します。
マニュアルを作りたいけど続かない。
Driveに資料はあるけど、社員が見に行かない。
同じ質問が何度も来る。
日報や確認依頼の書き方がバラバラ。
そう感じている人向けの記事です。
第1章｜Slackメッセージは流れる。Canvasは残せる
まず、SlackメッセージとCanvasの違いを理解した方がいい。
Slackのメッセージは、会話に向いている。
相談。
確認。
日報。
進捗報告。
案件共有。
軽い連絡。
こういうものはSlackのメッセージでいい。
ただし、メッセージは流れる。
上に新しい投稿が増えれば、古い投稿は下に埋もれる。
検索すれば見つかる。
でも、検索しないと見つからない状態は弱い。
一方で、Canvasは残す情報に向いている。
チャンネルごとのルール。
投稿テンプレート。
よくある質問。
Google Driveリンク。
日報フォーマット。
確認依頼の書き方。
入社時に読む資料。
こういうものはCanvasに置くと見やすい。
つまり、Slackメッセージは「今の会話」。
Canvasは「いつでも見るルール」。
この違いを分ける。
例えば、#日報 チャンネルで日々の日報はメッセージとして流れる。
でも、日報の書き方はCanvasに置く。
#案件共有 で案件の進捗はメッセージとして流れる。
でも、案件共有の投稿テンプレートはCanvasに置く。
#確認依頼 で確認依頼は投稿する。
でも、確認依頼の書き方はCanvasに置く。
この分け方が大事だ。
全部をメッセージに流すと、あとから探せない。
全部をCanvasに書くと、運用が重くなる。
流すものと、残すものを分ける。
これがCanvas運用の基本だ。
第2章｜Canvasに置くべきもの、置かない方がいいもの
Canvasには何を置けばいいのか。
ここを間違えると、Canvasも散らかる。
まず、Canvasに向いているもの。
日報の書き方。
確認依頼テンプレート。
営業報告テンプレート。
チャンネルの使い方。
リアクションルール。
メンションルール。
よくある質問。
Google Driveフォルダリンク。
入社時に読む資料一覧。
社内ルールの入口。
こういうものはCanvasに向いている。
理由は、何度も見返すからだ。
そして、短くまとまるからだ。
逆に、Canvasに置かない方がいいものもある。
契約書の原本。
請求書。
顧客情報。
個人情報。
詳細な研修資料。
長すぎる業務マニュアル。
頻繁に更新する大量の資料。
こういうものは、Google Driveで管理した方がいい。
Canvasは保管庫ではない。
入口だ。
ここを勘違いすると、Canvasが重くなる。
長い資料を全部Canvasに貼る。
リンクも大量に貼る。
更新されない情報が増える。
誰も見なくなる。
これでは意味がない。
Canvasは、社員が迷った時に最初に見る場所。
詳細はDrive。
この役割分担が使いやすい。
第3章｜#日報 のCanvasに置くべき内容
#日報 チャンネルのCanvasは、最初に整えた方がいい。
日報は、毎日使うからだ。
日報の書き方がバラバラだと、管理者が見にくい。
社員によって書く内容が違う。
進捗だけ書く人。
感想だけ書く人。
確認事項を書かない人。
明日やることを書かない人。
これだと、日報が業務改善の材料にならない。
だから、Canvasに日報ルールを置く。
例えば、こういう内容だ。
日報の提出時間。
日報を書く目的。
日報フォーマット。
良い日報の例。
悪い日報の例。
確認した人のリアクション。
質問がある時のスレッド返信ルール。
代表への確認事項の書き方。
日報フォーマットはこれでいい。
【本日の稼働】
【進捗】
【売上・商談】
【詰まったこと】
【明日やること】
【代表への確認事項】
この型をCanvasに置く。
社員は毎日それを見て投稿する。
確認した人はリアクションする。
質問があればスレッドで返す。
詰まっている内容は、必要に応じて #確認依頼 に切り出す。
ここまで決めるだけで、日報の質はかなり安定する。
日報は、社員を監視するものではない。
業務の詰まりを早く見つけるためのものだ。
Canvasに型を置くことで、日報はただの報告から業務改善の入口になる。
第4章｜#確認依頼 のCanvasに置くべき内容
代表や管理者への確認が多い会社は、#確認依頼 のCanvasを作った方がいい。
これがないと、確認がDMに流れる。
DMで確認されると、回答がチームに残らない。
同じ質問が何度も来る。
代表や管理者だけが情報を抱える。
だから、確認依頼はチャンネル化する。
そして、Canvasに書き方を置く。
確認依頼のテンプレートはこれでいい。
【確認してほしいこと】
【背景】
【判断材料】
【期限】
【資料リンク】
【希望する回答】
これをCanvasに置く。
例えば、
【確認してほしいこと】
A社への返信文をこの内容で送ってよいか確認したい
【背景】
昨日の商談で、料金と導入時期について確認があった
【判断材料】
提案資料リンク、前回議事録リンク
【期限】
本日18時まで
【資料リンク】
Google Driveリンク
【希望する回答】
送ってよいか、修正点があるか
このように書く。
これなら、確認する側も判断しやすい。
ただ「確認お願いします」だけでは弱い。
何を確認するのか。
なぜ確認するのか。
いつまでに必要なのか。
判断材料はどこにあるのか。
ここを揃える。
Canvasにテンプレートを置けば、社員も迷わず投稿できる。
確認依頼の質が上がると、代表や管理者の時間も守れる。
第5章｜#営業報告 のCanvasに置くべき内容
営業をしている会社なら、#営業報告 のCanvasも重要だ。
営業報告がバラバラだと、売上見込みが見えにくい。
誰に営業したのか。
返信はあったのか。
次に何をするのか。
見込みはいくらなのか。
いつ追客するのか。
これが分からないと、営業管理ができない。
だから、営業報告にも型が必要だ。
Canvasに置く内容はこれでいい。
営業報告の目的。
報告タイミング。
報告フォーマット。
見込みランクの基準。
次アクションの書き方。
追客日の書き方。
Google Driveやスプレッドシートのリンク。
営業報告フォーマットは、例えばこれだ。
【営業先】
【担当者】
【提案内容】
【反応】
【見込み金額】
【見込みランク】
【次アクション】
【期限】
【資料リンク】
見込みランクも決める。
A：受注可能性が高い
B：前向きだが追加確認あり
C：検討中
D：反応薄い
E：保留・失注見込み
こうしておくと、営業状況が見やすくなる。
営業報告は、気合いを書く場所ではない。
次に何をするかを見える化する場所だ。
Canvasに型を置くことで、営業報告も管理しやすくなる。
第6章｜#マニュアル のCanvasは、社内情報の目次にする
#マニュアル チャンネルのCanvasは、社内情報の目次にするといい。
ここに全部の情報を詰め込む必要はない。
むしろ、詰め込みすぎると見られなくなる。
大事なのは、どこに何があるか分かることだ。
Canvasには、まずこの項目を置く。
入社時に読む資料。
Slackの使い方。
日報の書き方。
確認依頼の書き方。
営業報告の書き方。
Google Driveのフォルダリンク。
社内ルール。
よくある質問。
各チャンネルの使い分け。
連絡先や担当者一覧。
これをまとめる。
詳細な資料は、Google Driveに置く。
Canvasにはリンクを貼る。
例えば、
【入社時に読む資料】
・会社概要
・Slack運用ルール
・日報の書き方
・Google Driveの使い方
・社内ルール
【業務マニュアル】
・営業報告テンプレート
・案件共有テンプレート
・確認依頼テンプレート
・請求関連フロー
・採用関連フロー
【Driveリンク】
・社内ルールフォルダ
・営業資料フォルダ
・契約・請求フォルダ
・マニュアルフォルダ
こうする。
社員が迷ったら、まず #マニュアル のCanvasを見る。
そこから必要な資料に飛ぶ。
この流れができると、代表への質問は減りやすい。
第7章｜Canvasは「良い例・悪い例」を置くと使われやすい
マニュアルでよくある失敗が、ルールだけを書くことだ。
ルールだけだと、社員が実際にどう書けばいいか分からない。
だから、Canvasには良い例と悪い例を置いた方がいい。
例えば、日報。
悪い例：
今日は営業しました。
明日も頑張ります。
これだと、何をしたのか分からない。
良い例：
【本日の稼働】
営業メール30件送信、既存顧客2件返信対応
【進捗】
A社：返信あり。料金について追加確認
B社：未返信。8/13に再送予定
【詰まったこと】
提案資料の料金説明ページで迷っている
【明日やること】
A社への返信文作成、B社追客、提案資料修正
【代表への確認事項】
A社への料金表現を確認してほしい
この方が分かりやすい。
確認依頼も同じだ。
悪い例：
確認お願いします。
良い例：
【確認してほしいこと】
A社へ送る返信文を確認してほしい
【背景】
昨日の商談で導入時期と料金について質問があった
【期限】
本日18時
【資料リンク】
Driveリンク
こうする。
人は、ルールだけより例の方が理解しやすい。
Canvasには、良い例と悪い例を置く。
これだけで運用定着はかなり変わる。
第8章｜Canvasを作っても、更新されなければ意味がない
Canvasは便利だ。
でも、作って終わりでは意味がない。
マニュアル運用で一番多い失敗は、更新されないことだ。
最初だけ作る。
しばらく使う。
ルールが変わる。
でもCanvasは古いまま。
社員が見ても、今の運用と違う。
その結果、誰も見なくなる。
これが一番もったいない。
だから、Canvasには更新ルールが必要だ。
誰が更新するのか。
いつ見直すのか。
変更したらどこで知らせるのか。
古い情報はどう消すのか。
これを決める。
例えば、
Canvas管理者は代表または管理担当。
月1回見直す。
ルール変更時は #全体共有 で告知する。
古い内容には「廃止」と書くか削除する。
更新日をCanvas上部に書く。
このくらいでいい。
更新日を書くのはかなり大事だ。
最終更新日：2026年8月11日
こう書いておくだけで、情報の鮮度が分かる。
マニュアルは作るより、更新する方が大事だ。
Canvasも同じ。
運用しながら育てるものだ。
第9章｜CanvasとGoogle Driveを組み合わせる
Canvas単体で社内マニュアルを全部運用しようとすると、途中で重くなる。
だからGoogle Driveと組み合わせた方がいい。
Canvasは入口。
Google Driveは保管庫。
この役割分担だ。
例えば、日報ルールはCanvasに書く。
でも、過去の日報集計や勤怠資料はDriveに置く。
確認依頼のテンプレートはCanvasに書く。
でも、確認用の提案資料や契約書はDriveに置く。
営業報告の書き方はCanvasに書く。
でも、営業資料や料金表はDriveに置く。
入社時に読む資料一覧はCanvasに置く。
でも、詳細な研修資料はDriveに置く。
こう分ける。
Driveのフォルダ構成は、最初はこれでいい。
01_社内ルール
02_日報・勤怠
03_営業資料
04_案件資料
05_契約・請求
06_採用・人事
07_マニュアル
08_デザイン素材
Canvasには、このDriveリンクを置く。
社員がSlackからDriveに飛べるようにする。
資料を探す時に、Slackの検索だけに頼らない。
CanvasからDriveへ行く。
これが安定する。
SlackとGoogle Driveの組み合わせは、このシリーズの10本目で詳しく書く。
第10章｜Canvasは社員教育の入口にもなる
Canvasは、社員教育にも使える。
特に少人数チームでは、教育が属人化しやすい。
代表が毎回説明する。
先輩社員が口頭で教える。
人によって説明が違う。
資料があっても、どこにあるか分からない。
これでは教育が安定しない。
Canvasを使えば、最低限の入口を作れる。
入社時に読む資料。
Slackの使い方。
日報の書き方。
確認依頼の出し方。
営業報告の書き方。
Google Driveの使い方。
社内ルール。
よくある質問。
これをCanvasにまとめる。
新しく入った人には、
「まず #マニュアル のCanvasを読んで」
と言える。
もちろん、Canvasだけで教育が完結するわけではない。
直接教えることも必要だ。
実務を見ながら修正することも必要だ。
面談も必要だ。
でも、毎回同じ説明をしなくていい状態は作れる。
これはかなり大きい。
Slackだけで社員教育はできるのかは、このシリーズの7本目で詳しく書く。
第11章｜Canvasに書く文章は、短くていい
マニュアルを書く時に、完璧を目指す人がいる。
でも、最初から完璧なマニュアルはいらない。
Canvasに書く文章は、短くていい。
むしろ短い方が読まれる。
長い文章を書くと、社員は読まなくなる。
大事なのは、行動できることだ。
例えば、
日報は毎日20時までに #日報 へ投稿する。
確認した人は 👀 を付ける。
完了したタスクには ✅ を付ける。
代表確認が必要な内容は #確認依頼 に投稿する。
資料はDriveに保存し、Slackにはリンクを貼る。
このくらいでいい。
細かい背景説明はいらない。
必要なら別資料に分ける。
Canvasは、読む場所ではなく動くための場所だ。
短く。
具体的に。
迷わないように。
これが大事だ。
マニュアルは長いほど良いわけではない。
使われる方が大事だ。
第12章｜Canvas運用のチェックリスト
ここまでの内容を、チェックリストにする。
Slack Canvasを社内マニュアルとして使うなら、以下を確認してほしい。
#日報 のCanvasに日報ルールがあるか
#確認依頼 のCanvasに確認依頼テンプレートがあるか
#営業報告 のCanvasに営業報告テンプレートがあるか
#マニュアル のCanvasに社内情報の目次があるか
Google DriveリンクがCanvasから見られるか
入社時に読む資料がまとまっているか
よくある質問が整理されているか
良い例・悪い例が書かれているか
更新日が書かれているか
誰が更新するか決まっているか
ルール変更時の告知場所が決まっているか
古い情報を消す運用があるか
Canvasが長くなりすぎていないか
詳細資料をDriveに分けているか
社員が迷った時にまず見る場所になっているか
正直、これを整えるだけでかなり変わる。
Canvasは難しい機能ではない。
でも、使い方を決めないと見られない。
社内マニュアルは、作ることより使われることが大事だ。
Canvasを、使われる入口にする。
これが大事だ。
第13章｜Canvas運用は、代表が最初に使うべき
Slack運用と同じで、Canvasも代表や管理者が使わないと定着しない。
代表が毎回口頭で説明する。
代表が毎回DMで返す。
代表が毎回LINEで資料を送る。
これをしていると、社員はCanvasを見ない。
だから、代表が先にCanvasへ誘導する。
「日報の書き方は #日報 のCanvasにあります」
「確認依頼は #確認依頼 のCanvasの型で出してください」
「資料リンクは #マニュアル のCanvasから見られます」
「同じ質問が出たので、Canvasに追記しました」
この動きが大事だ。
社員に「Canvasを見て」と言うだけでは弱い。
実際にCanvasを更新する。
Canvasにリンクを置く。
Canvasに書いてある内容をもとに運用する。
これを代表や管理者がやる。
社内ツールは、ルールよりも使われ方で定着する。
代表がCanvasを使えば、社員も見に行く。
代表が使わなければ、Canvasはただの空きページになる。
第14章｜Canvasで同じ質問を減らす
最後に、この記事で一番伝えたいことを書く。
Canvasの目的は、綺麗なマニュアルを作ることではない。
同じ質問を減らすことだ。
「日報の書き方どこですか？」
「確認依頼ってどう書けばいいですか？」
「営業報告のフォーマットありますか？」
「資料どこにありますか？」
「入社時に読む資料は何ですか？」
「Slackの使い方はどこにありますか？」
これを毎回代表が答えるのは重い。
でも、Canvasに置いておけば、
「Canvasを見て」
と言える。
さらに、質問が来たらCanvasに追記すればいい。
質問が来るということは、マニュアルに足りない部分があるということだ。
だから、質問をきっかけにCanvasを育てる。
これが一番現実的だ。
最初から完璧なマニュアルを作ろうとしなくていい。
よく聞かれることから書く。
日報から始める。
確認依頼から始める。
Driveリンクから始める。
営業報告から始める。
入社時資料から始める。
少しずつ増やす。
Slack Canvasは、社内マニュアルを育てる場所だ。
会社の情報を、代表の頭の中から、社員が見に行ける場所へ移す。
これが、Canvas運用の本質だと思っている。
次回予告｜⑥ Slackで会議を減らした方法
次回は、業務改善シリーズ6本目です。
テーマは、
Slackで会議を減らした方法
です。
会議を減らすには、ただ「会議をやめる」と決めても意味がありません。
事前共有。
日報。
確認依頼。
議事録。
タスク整理。
決定事項の共有。
これらをSlack上で整えることで、会議の一部は減らせます。
次の記事では、Slackを使って会議を減らす方法を具体的に書きます。
このテーマをもっと深く読む
④ Slackチャンネル設計で会社の生産性は変わる
Slack Canvasを使う前に、まずチャンネル設計が必要です。
どこに何を書くか、どのCanvasをどのチャンネルに紐づけるかを整理したい人向けの記事です。
⑥ Slackで会議を減らした方法
Slack上で日報、確認依頼、議事録、タスクを整理することで、会議をどう減らせるのかを解説します。
「会議が多い」「確認だけの打ち合わせが多い」と感じている人向けです。
⑦ Slackだけで社員教育はできるのか
CanvasやDriveを使って社員教育をどこまで仕組み化できるのかを整理します。
新人教育、業務マニュアル、よくある質問を整えたい人向けの記事です。
おわりに｜Canvasは、会社の記憶を残す場所になる
Slack Canvasは、派手な機能ではない。
でも、ちゃんと使うとかなり効く。
日報の書き方。
確認依頼のテンプレート。
営業報告の型。
Google Driveリンク。
社内ルール。
入社時に読む資料。
よくある質問。
こういうものをCanvasに置くだけで、社内の迷いは減る。
Slackのメッセージは流れる。
でも、Canvasは残せる。
この違いは大きい。
会社の情報共有で大事なのは、情報を送ることではない。
必要な人が、必要な時に、自分で見に行けることだ。
Canvasは、その入口になる。
代表や管理者が毎回説明しなくていい。
社員が自分で確認できる。
新しく入った人にも案内しやすい。
ルール変更も残せる。
よくある質問も蓄積できる。
マニュアルを作るとなると、重く感じる人もいる。
でも、最初から立派なマニュアルはいらない。
まずはCanvasに、よく聞かれることを書く。
日報の書き方を書く。
確認依頼の型を書く。
Driveリンクを貼る。
それだけでいい。
小さく始めて、質問が来るたびに追記する。
それが、使われるマニュアルになる。
Slack Canvasは、社内マニュアルの完成形ではない。
育てる場所だ。
会社の記憶を、代表の頭の中から、チームで見られる場所へ移す。
それが、Canvasを使う意味だ。
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無理な営業はしません。
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Note記事
↓
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注意書き
本記事は、筆者自身の体験・考え方をもとにした個人的な記録です。
内容は特定の商品、サービス、ツール、働き方、投資、医療、法律、金融判断を推奨・保証するものではありません。
最終判断は、自身の状況に合わせて行ってください。
本記事で記載しているSlack、Slack Canvas、Google Drive、ChatGPT、Claude、Geminiの活用、業務削減時間、導入効果、作業効率化などは、成果を保証するものではありません。
業務内容、社内体制、運用量、ツール選定、社員の習熟度、継続状況によって結果は変わります。
Slack、Google Driveなどの業務ツールを利用する場合は、各サービスの利用規約、情報管理、個人情報、機密情報、社内ルールを必ず確認してください。
顧客情報、契約情報、個人情報、社外秘情報などを不用意に共有しないよう注意してください。
具体的な契約、労務、税務、法務、情報管理に関する判断は、必要に応じて弁護士、税理士、社労士、情報セキュリティ専門家などに相談してください。
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