Slack初心者が最初に設定すべき10項目｜業務改善シリーズ③ 入れただけで終わらせない初期設定
Slackは、入れただけでは社内共有を整えてくれない。
最初にチャンネル、通知、投稿ルール、Canvas、Google Drive連携まで整えることで、ようやく仕事で使える場所になる。
この記事で得られること
・Slack導入直後に最初に設定すべき10項目
・Slack初心者がつまずきやすいポイント
・チャンネル設計、通知設定、投稿ルールの基本
・Slack CanvasとGoogle Drive連携の使い方
・日報、確認依頼、マニュアル運用の初期設計
・SlackをLINEの延長で終わらせない考え方
・業務改善シリーズ10本の中で、今回の記事がどの位置づけか分かる
はじめに｜Slackを入れたのに、結局LINEと変わらない会社がある
正直に言う。
Slackを入れただけでは、会社は整わない。
僕も最初は、Slackを入れれば社内共有が自然に整うと思っていた。
チャンネルで分けられる。
検索できる。
スレッドもある。
Canvasも使える。
Google Driveとも連携できる。
これなら、LINEより仕事がしやすくなる。
そう思っていた。
実際、Slackはかなり便利だ。
でも、最初に設定を間違えると普通に散らかる。
チャンネルを作りすぎる。
通知が多すぎる。
どこに投稿すればいいか分からない。
全員がDMで話し始める。
日報が出たり出なかったりする。
資料がSlackに直接貼られて、あとから探せなくなる。
Canvasも使われない。
Google Driveのリンクも整理されない。
こうなると、Slackに移行した意味が薄くなる。
LINEからSlackに変えたのに、結局情報が流れている。
これはかなりもったいない。
Slackは、導入して終わりではない。
最初の設定で、使いやすさがほぼ決まる。
この記事は、業務改善シリーズ「Slack編」10本構成の3本目です。
1本目では、Slackだけで社内共有は十分なのかを書いた。
2本目では、LINEからSlackへ移行して感じたメリット・デメリットを書いた。
今回は、Slack初心者が最初に設定すべき10項目を整理する。
難しい話ではない。
最初にこれだけ整えれば、Slack運用はかなり崩れにくくなる。
結論｜Slack初心者は、機能より先に「使う型」を設定した方がいい
結論から言う。
Slack初心者が最初にやるべきことは、便利機能を覚えることではない。
使う型を決めることだ。
どのチャンネルに何を書くか。
誰に向けて投稿するか。
確認したらどう反応するか。
通知はどこまで鳴らすか。
日報はどこに出すか。
資料はどこに置くか。
マニュアルはどこを見るか。
DMはどこまで使うか。
これを決める。
Slackは自由度が高い。
だからこそ、何も決めないと崩れる。
LINEのように、とりあえず全員グループに流す。
必要なら個別DMで話す。
資料はその場で送る。
確認した人は何となく既読する。
この感覚のままSlackを使うと、Slackでも散らかる。
だから最初に10項目を整える。
最初に作るチャンネルを決める
チャンネル名のルールを決める
プロフィールを整える
通知設定を整える
メンションルールを決める
リアクションルールを決める
Slack Canvasを設定する
Google Drive連携を決める
日報フォーマットを作る
DMと投稿ルールを決める
この10項目で十分だ。
完璧なSlack運用を最初から作る必要はない。
でも、最初の型は必要だ。
型があるから、社員が迷わず投稿できる。
型があるから、代表や管理者に確認が集中しにくくなる。
型があるから、情報が流れずに残る。
これが一番大事だ。
業務改善シリーズ｜Slack編 10本構成
この記事は、Slackを使った社内情報共有・業務改善シリーズの3本目です。
今後、以下の10本で毎日更新していきます。
Slackだけで社内の情報共有は十分なのか
LINEからSlackへ移行して感じたメリット・デメリット
Slack初心者が最初に設定すべき10項目
Slackチャンネル設計で会社の生産性は変わる
Slack Canvasを使った社内マニュアル運用
Slackで会議を減らした方法
Slackだけで社員教育はできるのか
Slack通知が多すぎる会社がやるべき設定
Slackでタスク管理する方法
SlackとGoogle Driveを組み合わせる理由
このシリーズで書きたいのは、Slackの機能紹介ではありません。
会社の情報共有をどう整えるか。
代表や管理者に情報が集中している状態をどう減らすか。
社員が迷わず動ける状態をどう作るか。
会議、日報、マニュアル、タスク、資料共有をどう仕組みにするか。
ここです。
今回の3本目では、Slack導入直後にやるべき初期設定を10項目に分けて書きます。
Slackを入れたけれど、最初に何を設定すればいいか分からない人向けの記事です。
第1章｜設定① 最初に作るチャンネルを決める
Slack初心者が最初にやるべきことは、チャンネルを決めることだ。
ここを曖昧にすると、すぐに散らかる。
Slackの強みは、情報をチャンネルごとに分けられること。
でも、最初から細かく分けすぎると、逆に誰も使えなくなる。
だから最初は、最低限でいい。
僕なら、最初はこの8つで始める。
#全体共有
会社全体に伝えること。重要なお知らせ。ルール変更。全員が見る場所。
#日報
社員や業務委託が日報を書く場所。稼働内容、進捗、課題、明日の予定を共有する。
#案件共有
進行中の案件について話す場所。取引先ごとに増やしすぎる前に、最初はまとめてもいい。
#営業報告
営業メール、商談、見込み、返信状況、次アクションを共有する。
#確認依頼
代表や上司に確認してほしいことを投げる場所。DMで埋もれさせない。
#マニュアル
業務手順、よくある質問、社内ルール、教育資料へのリンクを置く。
#雑談
業務に関係ない軽い会話。雑談の場所を作ることで、他のチャンネルが汚れにくくなる。
#緊急
本当に急ぎの連絡だけ。乱用しない。
正直、最初はこれで十分だ。
最初から細かく分ける必要はない。
社員が少ないのに、
#営業_新規
#営業_既存
#営業_架電
#営業_メール
#営業_追客
#案件_A
#案件_B
#案件_C
こう増やすと、どこに投稿すればいいか分からなくなる。
Slackの目的は、チャンネルを増やすことではない。
社員が迷わず投稿できる状態を作ることだ。
第2章｜設定② チャンネル名のルールを決める
チャンネルを作る時に、名前のルールも決めた方がいい。
これを決めないと、あとからチャンネル一覧が汚くなる。
例えば、
#営業報告
#営業 -報告
#営業_報告
#sales
#営業チーム
こういう名前が混ざると、探しにくい。
小さいことに見えるけど、地味にストレスになる。
だから最初にルールを決める。
日本語で統一するのか。
英語で統一するのか。
区切り文字は使うのか。
部署名を先に置くのか。
用途名を先に置くのか。
少人数チームなら、最初は日本語でいいと思っている。
理由は、誰が見ても分かるからだ。
この方が、初心者には分かりやすい。
英語にしたい気持ちも分かる。
でも、かっこよさより使いやすさの方が大事だ。
Slackは毎日見る場所だ。
社員が迷わない名前にする。
これだけで、投稿のハードルが下がる。
あと、チャンネル名は短い方がいい。
「全社員向けの重要なお知らせ共有チャンネル」みたいな長い名前はいらない。
#全体共有 でいい。
チャンネル名は、説明文ではない。
入口だ。
説明はチャンネル説明やCanvasに書けばいい。
第3章｜設定③ プロフィールを整える
Slack初心者が意外と軽視しがちなのが、プロフィールだ。
でも、これは最初に整えた方がいい。
名前。
表示名。
役職。
アイコン。
連絡可能時間。
担当業務。
これが曖昧だと、誰が誰か分かりにくくなる。
特に、社員、業務委託、外注、取引先が混ざる場合は大事だ。
アイコンが未設定。
名前がニックネームだけ。
誰が何を担当しているか分からない。
これでは仕事の場として弱い。
僕なら、表示名はシンプルにする。
例：
爽月｜代表
田中｜営業
佐藤｜人事
山本｜デザイン
外注A｜動画編集
このくらいでいい。
役割が分かるだけで、かなり楽になる。
プロフィール欄には、担当業務も書く。
例：
担当：営業メール、商談管理、案件共有
稼働時間：平日10:00〜19:00
確認が必要な時：#確認依頼 でメンションしてください
こう書いておくと、確認先が分かりやすい。
Slackは、誰が何をしているか見える場所でもある。
プロフィールを整えるだけで、社内の迷いは少し減る。
第4章｜設定④ 通知設定を整える
Slackで一番疲れる原因は、通知だ。
これは本当に注意した方がいい。
通知が多すぎると、社員はSlackを見なくなる。
最初は頑張って見る。
でも、毎日通知が鳴り続けると疲れる。
そして通知を切る。
結果、本当に見てほしい連絡も見られなくなる。
これが一番まずい。
だから、最初に通知設定を決める。
全チャンネル通知オンはやめた方がいい。
基本は、重要なチャンネルだけ通知を強める。
例えば、
#全体共有 は通知あり。
#緊急 は通知あり。
#確認依頼 は関係者のみ通知あり。
#日報 は必要な人だけ通知あり。
#雑談 は通知弱め。
#案件共有 は担当者中心。
このくらいでいい。
通知は、鳴らせばいいものではない。
見てほしいものだけ鳴らす。
これが大事だ。
通知が多い会社は、情報共有がうまくいっているように見えて、実は疲弊していることがある。
社員がSlackを開くのが嫌になる。
これは業務改善とは逆だ。
Slackの通知設定は、このシリーズの8本目でさらに詳しく書きます。
第5章｜設定⑤ メンションルールを決める
Slackで次に大事なのが、メンションルールだ。
メンションは便利だ。
相手に確実に見てほしい時に使える。
でも、乱用すると通知地獄になる。
特に危ないのは、全員メンションだ。
@channel
@here
全員への一斉通知。
これは強い。
でも、強いからこそ乱用してはいけない。
全員に関係ない内容で使うと、社員は疲れる。
「また通知か」と思われる。
そうなると、本当に重要な通知まで軽く見られる。
だから、メンションのルールを決める。
例えば、
@channel は全員に関係する重要事項だけ。
@here は今すぐ見てほしい時だけ。
個別確認は個人メンション。
急ぎではない確認は、チャンネル投稿だけでいい。
確認したらリアクションで返す。
夜中や休日のメンションは原則避ける。
このくらいでいい。
メンションは、相手の集中時間を奪う行為でもある。
だから、使い方にルールが必要だ。
Slackは便利だけど、通知とメンションを雑に使うと疲れるツールになる。
初心者ほど、ここを最初に決めた方がいい。
第6章｜設定⑥ リアクションルールを決める
Slackで地味に大事なのが、リアクションだ。
確認しました。
対応します。
完了しました。
後で見ます。
こういう返事を、毎回文章で送るとチャンネルが流れる。
だからリアクションを使う。
これだけで、Slackはかなり見やすくなる。
例えば、ルールを決める。
👀 = 確認しました
✅ = 完了しました
🙏 = ありがとうございます
🔁 = 対応中
⚠️ = 要確認
📌 = 重要
このように決める。
もちろん、絵文字は会社に合わせて変えていい。
大事なのは、意味を統一することだ。
リアクションの意味がバラバラだと、結局分からない。
「いいね」なのか。
「確認済み」なのか。
「対応します」なのか。
ここが曖昧だと、確認漏れが起きる。
リアクションルールを決めるだけで、無駄な返信が減る。
チャンネルも汚れにくくなる。
社員も気軽に反応できる。
Slack初心者ほど、リアクションを使った方がいい。
文章で全部返そうとしなくていい。
確認はリアクションで十分な場面が多い。
第7章｜設定⑦ Slack Canvasを設定する
Slack Canvasは、最初に使えるようにしておいた方がいい。
Canvasは、チャンネルに紐づけて情報をまとめられる場所だ。
簡単に言うと、Slack内に置ける簡易マニュアルやルール集のようなもの。
これがかなり便利だ。
例えば、#日報 チャンネルのCanvasには、日報ルールを書く。
日報の提出時間。
書く項目。
良い日報の例。
悪い日報の例。
確認する人。
リアクションルール。
これを置く。
社員が迷ったらCanvasを見る。
毎回、代表や管理者が説明しなくて済む。
#確認依頼 チャンネルのCanvasには、確認依頼の書き方を書く。
何を確認してほしいのか。
期限はいつか。
判断材料は何か。
資料リンクはどこか。
希望する回答形式は何か。
これをテンプレート化する。
#マニュアル チャンネルのCanvasには、社内ルールやDriveリンクを置く。
入社時に読む資料。
業務マニュアル。
Google Driveフォルダ。
日報テンプレート。
営業報告テンプレート。
Slackの使い方。
これをまとめる。
Canvasの役割は、全部を書くことではない。
入口を作ることだ。
長い資料はGoogle Driveでいい。
Canvasには「どこを見ればいいか」を置く。
これくらいが使いやすい。
Slack Canvasの具体的な運用は、このシリーズの5本目で詳しく書きます。
第8章｜設定⑧ Google Drive連携を決める
Slackを使うなら、Google Drive連携はかなり大事だ。
なぜなら、Slackだけで資料管理をしようとすると崩れるからだ。
Slackは会話に強い。
Google Driveは保管に強い。
この役割分担を最初に決める。
資料をSlackに直接貼る。
これは簡単だ。
でも、あとから探す時に困る。
最新版がどれか分からない。
誰が持っているか分からない。
契約書や請求書がチャンネルに埋もれる。
これは避けたい。
だから、資料の正式な保管場所はGoogle Driveにする。
SlackにはDriveリンクを貼る。
これだけでかなり整理される。
最初に作るDriveフォルダは、ざっくりでいい。
01_社内ルール
02_日報・勤怠
03_営業資料
04_案件資料
05_契約・請求
06_採用・人事
07_マニュアル
08_デザイン素材
このくらいで始める。
そして、Slack CanvasにDriveフォルダリンクを置く。
社員が迷ったらCanvasからDriveへ飛べる。
これが理想だ。
Slackは入口。
Driveは保管庫。
この考え方を最初に入れるだけで、資料共有はかなり安定する。
SlackとGoogle Driveの組み合わせは、このシリーズの10本目で詳しく書きます。
第9章｜設定⑨ 日報フォーマットを作る
Slackを業務改善に使うなら、日報フォーマットは最初に作った方がいい。
日報は、ただの報告ではない。
業務の流れを見るための材料だ。
誰が何をしたか。
どこで詰まっているか。
明日何をするか。
代表や管理者がどこを確認すべきか。
これが分かる状態にする。
フォーマットがない日報は、かなりバラつく。
「今日は〇〇しました」
だけで終わる人もいる。
長文で書きすぎる人もいる。
何が進んだのか分からない人もいる。
確認事項を書かない人もいる。
だから型を作る。
例えば、これでいい。
【本日の稼働】
【進捗】
【売上・商談】
【詰まったこと】
【明日やること】
【代表への確認事項】
この形で #日報 に投稿する。
確認した人はリアクションを付ける。
質問がある場合はスレッドで返す。
日報ルールはCanvasに置く。
これだけで、日報が見やすくなる。
日報は、社員を監視するためのものではない。
業務の詰まりを早く見つけるためのものだ。
Slackで日報を整えると、会議を減らすことにもつながる。
Slackで会議を減らす方法は、このシリーズの6本目で書きます。
第10章｜設定⑩ DMと投稿ルールを決める
Slack初心者が最後に必ず決めるべきなのが、DMと投稿ルールだ。
Slackを入れたのにDMばかり使う会社がある。
これはかなりもったいない。
DMで話した内容は、他の人に見えない。
あとから入った人にも共有されない。
代表だけが情報を抱える。
結局、LINEと変わらない。
だから、業務共有はできるだけチャンネルに残す。
もちろん、DMを完全禁止する必要はない。
人事や給与。
個人情報。
個別相談。
外に出せない内容。
こういうものはDMでいい。
でも、案件の進捗、日報、資料共有、確認依頼、マニュアル化できる質問はチャンネルに出す。
これを決める。
投稿ルールも必要だ。
例えば、
何の話か最初に書く。
誰に見てほしいかメンションする。
期限を書く。
資料リンクを貼る。
確認してほしい内容を明確にする。
完了条件を書く。
これだけで、Slackはかなり使いやすくなる。
投稿の型は、こうだ。
【目的】
【内容】
【担当】
【期限】
【確認してほしいこと】
【資料リンク】
全員がこの型を使う必要はない。
でも、確認依頼や案件共有では使った方がいい。
Slackは自由に書ける。
だからこそ、仕事の投稿には型が必要だ。
第11章｜初心者が最初にやらなくていいこと
Slack初心者は、最初から全部やろうとしなくていい。
ここも大事だ。
最初から複雑なワークフローを作る。
Botを入れまくる。
外部アプリを大量に連携する。
チャンネルを細かく分けすぎる。
絵文字や通知ルールを凝りすぎる。
自動化を先に作ろうとする。
これは後でいい。
まず必要なのは、社員が迷わず使える状態だ。
チャンネルがある。
どこに書くか分かる。
通知が多すぎない。
日報が出せる。
資料の置き場所が分かる。
確認したらリアクションする。
DMに重要情報を埋めない。
最初はこれで十分だ。
Slackは、使いながら育てるツールだ。
最初から完成形を作ろうとすると、運用が重くなる。
大事なのは、シンプルに始めること。
そして、困ったところから改善すること。
これが一番現実的だ。
第12章｜Slack初期設定チェックリスト
ここまでの内容を、チェックリストにまとめる。
Slackを導入したら、まずこれを確認してほしい。
最初に使うチャンネルを8個以内に絞ったか
チャンネル名のルールを決めたか
全員のプロフィールを整えたか
重要チャンネルの通知設定を決めたか
@channel、@hereの使用ルールを決めたか
確認済みリアクションの意味を決めたか
#日報 のCanvasに日報ルールを書いたか
#マニュアル のCanvasにDriveリンクを置いたか
Google Driveのフォルダ構成を決めたか
日報フォーマットを作ったか
DMで話す内容とチャンネルに残す内容を分けたか
投稿の型を決めたか
緊急連絡の場所を決めたか
社員に最低限の使い方を説明したか
運用を見直す日を決めたか
この15個ができていれば、かなり強い。
全部を完璧にする必要はない。
でも、最初にこの視点を持つだけで、Slack運用は崩れにくくなる。
Slack初心者が失敗する原因は、機能を知らないことではない。
使う場所とルールが決まっていないことだ。
ここを整えれば、Slackは仕事の場所になる。
第13章｜Slack初期設定は、代表や管理者が最初に見本を見せる
Slackは、社員に「使って」と言うだけでは定着しない。
代表や管理者が、最初に見本を見せる必要がある。
全体共有は #全体共有 に書く。
日報は #日報 に出す。
確認依頼は #確認依頼 に投げる。
資料はDriveに置いてリンクを貼る。
確認したらリアクションする。
質問はスレッドで返す。
マニュアル化できる内容はCanvasに追記する。
これを代表や管理者が先にやる。
すると、社員も真似しやすい。
逆に、代表がDMばかり使うと、社員もDMを使う。
代表がLINEに戻ると、社員もLINEに戻る。
代表がルールを守らないと、Slackは崩れる。
社内ツールは、使い方そのものが文化になる。
だから、最初の使い方が大事だ。
Slackを定着させたいなら、まず代表がチャンネルに情報を残す。
ここから始める。
第14章｜Slack初期設定で一番大事なのは、社員が迷わないこと
最後に、この記事で一番伝えたいことを書く。
Slack初期設定で一番大事なのは、機能を使いこなすことではない。
社員が迷わないことだ。
どこに書けばいいか分からない。
誰に確認すればいいか分からない。
資料がどこにあるか分からない。
通知が多すぎて何を見ればいいか分からない。
日報の書き方が分からない。
返信はスレッドなのか通常投稿なのか分からない。
こういう迷いが増えると、Slackは使われなくなる。
そして、LINEやDMに戻る。
だから最初に整える。
チャンネル。
通知。
メンション。
リアクション。
Canvas。
Drive。
日報。
DM。
投稿ルール。
この10項目を整える。
Slackは、入れただけで業務改善になるわけではない。
でも、最初の設定を間違えなければ、社内共有の中心になる。
代表や管理者に情報が集中する状態を減らせる。
社員が自分で情報を探せるようになる。
日報やマニュアルが残る。
資料も見つけやすくなる。
会議や確認も減らしやすくなる。
Slackを仕事の場所にするには、最初の設定が大事だ。
次回予告｜④ Slackチャンネル設計で会社の生産性は変わる
次回は、業務改善シリーズ4本目です。
テーマは、
Slackチャンネル設計で会社の生産性は変わる
です。
Slack運用で一番大事なのは、チャンネル設計です。
どんなチャンネルを作るか。
どこに何を書くか。
案件ごとに分けるべきか。
部署ごとに分けるべきか。
少人数チームならどこまで分けるべきか。
チャンネルを増やしすぎると何が起きるのか。
次の記事では、Slackのチャンネル設計を深掘りします。
このテーマをもっと深く読む
① Slackだけで社内の情報共有は十分なのか
Slackは社内共有の中心にはできるが、Slackだけで全部を抱えると散らかる。
② LINEからSlackへ移行して感じたメリット・デメリット
LINEからSlackへ移行して、実際に何が変わったのかを整理します。
メリットだけではなく、通知、チャンネル設計、DM増加などのデメリットも正直に書いています。
④ Slackチャンネル設計で会社の生産性は変わる
Slack運用で一番大事なのはチャンネル設計です。
どんなチャンネルを作り、どこに何を書くかで、会社の情報共有と生産性はかなり変わります。
おわりに｜Slackは、最初の設定で使いやすさが決まる
Slackは便利だ。
でも、入れただけでは整わない。
チャンネルがなければ、情報は分けられない。
通知設定がなければ、社員は疲れる。
メンションルールがなければ、重要度が分からなくなる。
リアクションルールがなければ、確認済みか分からない。
Canvasがなければ、ルールやマニュアルが残らない。
Google Drive連携がなければ、資料が流れる。
日報フォーマットがなければ、報告がバラつく。
DMルールがなければ、LINEと同じように属人化する。
だから、最初に設定する。
Slack初心者が最初に見るべきなのは、便利機能ではない。
会社の情報共有をどう流すか。
どこに何を残すか。
誰がどう確認するか。
ここだ。
Slackは、連絡ツールではある。
でも、使い方次第で、会社の情報導線になる。
最初の設定は面倒に見える。
でも、ここを整えるだけで、あとからかなり楽になる。
同じ質問が減る。
資料を探す時間が減る。
日報が見やすくなる。
確認がチャンネルに残る。
社員が迷いにくくなる。
代表や管理者に情報が集中しにくくなる。
Slackを入れたなら、まずこの10項目から整える。
それだけで、LINEの延長ではなく、仕事の場所として使えるようになる。
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・月に削減できる可能性がある時間
・初期導入した場合の進め方
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契約前提ではありません。
無理な営業はしません。
まずは、今の会社やチームの情報共有がどこで詰まっているかを一緒に見ます。
流れはシンプルです。
Note記事
↓
無料AI業務診断フォーム
↓
30分ヒアリング
↓
必要な場合のみ初期導入プランをご案内
↓
希望があれば運用サポートへ
初期導入の目安は55,000円です。
継続してSlack運用、AI活用、社内マニュアル、日報、Google Drive整理まで見たい場合は、月額33,000円〜55,000円のサポートも可能です。
「Slackを入れたけど、最初に何を設定すればいいか分からない」
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爽月が、現在の業務と情報共有の流れを見ながら、最初の一歩を整理します。
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注意書き
本記事は、筆者自身の体験・考え方をもとにした個人的な記録です。
内容は特定の商品、サービス、ツール、働き方、投資、医療、法律、金融判断を推奨・保証するものではありません。
最終判断は、自身の状況に合わせて行ってください。
本記事で記載しているSlack、Google Drive、ChatGPT、Claude、Geminiの活用、業務削減時間、導入効果、作業効率化などは、成果を保証するものではありません。
業務内容、社内体制、運用量、ツール選定、社員の習熟度、継続状況によって結果は変わります。
Slack、Google Driveなどの業務ツールを利用する場合は、各サービスの利用規約、情報管理、個人情報、機密情報、社内ルールを必ず確認してください。
顧客情報、契約情報、個人情報、社外秘情報などを不用意に共有しないよう注意してください。
具体的な契約、労務、税務、法務、情報管理に関する判断は、必要に応じて弁護士、税理士、社労士、情報セキュリティ専門家などに相談してください。
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