【リスクマと学ぶ確定申告】電子帳簿保存法とは?｜領収書・帳簿の正しい保存方法と保存期間｜領収書を雑にするな！

【珈琲のオトモのマメ知識 vol.949】

↓ 前回の内容です

↓ 一応、こちらが順番の前回の内容です

↓目次はこちら

みなさん、集めてますか？
そう、領収書のことです

『まずは、領収書を集めなさい』
開業等すると言われる常套句です

これ、そもそもですが、
必要なんですかね？

でも、集めろと言われるだけあって、
重要書類となってます

が…とんでもない扱いをしてたり、
心当たりありませんかね？

財布に入れて、クシャクシャ…
丸めてビニール袋の中へ…

やってませんか？
ホントに、それでいいんですかね？

§『そもそもの“帳票”とは』

まずは、そもそもである“帳票”
それを再確認しておきます

フリー会計さんを参考に
参照:https://www.freee.co.jp/kb/kb-accounting/electronic-ledger/

大きく大別すると、
３つに分かれます

§帳簿
§伝票
§証憑

これらですね
それぞれ何？を確認です

§帳簿

これはよく聞くやつです
というか、一般の印象はコレ？

基本的には、数字はココに記録する
そんな書類達となってます

ここでも２つ分かれます

主要簿は、多くをまとめたやつ
みたいな印象ですかね

補助簿については、個別的です
現金なら現金のみ、売上なら売上のみ

故に、仕訳帳なんて見ても、
結構、わけわからんです

色んな仕訳が混在するので、
見にくくて仕方ないもんですよ

§伝票

仕訳帳に載せる、ひとつひとつのソレ
具体的には、入出金伝票、振替伝票などです

これらについては、ほぼ内部資料
どれだけお金を出し入れした？

どの勘定から、どの勘定に振替えた？
その記録って感じですね

ただ、これらにも仕訳が発生するので、

これらは最低限の情報が欲しいとこ
記載をしておきたいですね

§証憑

いわゆる領収書(証)のことです
請求書、納品書もこのカテゴリです

で、何が書かれていればいいか？
については、消費税ベースがいいでしょうね

これら６項目だそうです
ないと、消費税申告の際、困るはず

インボイス登録してないからいい？
いやいや、課税事業者となったら、

いきなり、慣習を変えられますか？
難しいと思いますよ？

事前にやっておきましょう
損はないはずですよ

§『保存期間』

これら、保存が必須です
申告したから、燃やしちゃえ！

では、ダメってことです
個人と法人でそれぞれ確認

§個人事業の保存期間

AIさんが一覧にしてくれました

まぁ、まとめて７年と思えばいいですね
では、法人では？

こちらは、10年と思えばいいですかね
つまりのところですよ

個人だろうが、法人だろうが、
『１０年』と思っとけばいい

§『保存方法』

紙です！
とりあえずは、ですね

で、2024年話題になったのが、
【電子帳簿保存法】です

当時、義務化じゃー！
と意気込んでたものの、

実務上、無理難題だったために、
敢え無く、緩和しての施工でしたね

ですが、現状はこちらの運用となってます
こちらもフリー会計さんを参考にしましょう
参照:https://www.freee.co.jp/kb/kb-deals/deals-records-in-electronic-form/

これは大きく３種類に分かれます

§電子保存(電帳法第4条第1項、第2項)
§スキャン保存(同条第3項)
§データ保存(電帳法第7条)

こんな感じ
それぞれで確認ですね

§電子保存(電帳法第4条第1項、第2項)

これに関しては、大前提として、
『自分がPCで作成した資料』

こちらが対象となります
というか、現代であれば、

ほぼすべての書類がそうでしょうね
手書きで作成する書類なんて、

もう、化石でしょうからね
業種によってはあるかもですが…

具体例としては…

領収書の控えとかなら、
手書きは有り得ますかね？

なので、こちらについては、
例えば…

『PCで作成した書類を印刷し、その後、手書きを加えた』

という場合については、
こちらでは対象となりません

ややこしや…
この場合には、紙ベースでの保存

それ以外の場合は、
電子データのままの保存です

これ、以前からやられていたのが…

『あ、データできたぞ！よし、印刷してファイリングしよー』

ということをしていたみたい
意味不明ですよね…

これが、ダメですよ！
ということになってます

§スキャン保存(同条第3項)

こちらの前提は、
『相手から紙で受け取った資料』

となります
きっと、多くありますよね

乱雑に扱ってない？
という、正にソレのことです

細かなところは端折ります
とりあえずのところ

『スキャンしてから保存して』
という内容が、こちらです

で、その要件があります
これが、また、ややこしや…

なんと、これだけ具備する必要がある
解像度で言えば、200dpiだそうですよ

知るかボケー！？ってなりそう…
そして、一番、ややこしいのが、

“タイムスタンプ”です
これ、一定の事業者から

有料で添付していただく必要がある
面倒で、さらにコストがかかる！？

いやいや、これ、改正されたそうです
その代わりに、

『訂正・削除履歴が残るクラウドシステム』
で、あったりしたらならば、

それで問題ないそうです
これで、タイムスタンプは不要！

とどのつまり、改ざんできないシステム
ということなら問題ないてことです

おそらく、多くのクラウドシステムなら、
対応しているかと思います

もし、利用される場合には、
要確認した方がいいですがね

§データ保存(電帳法第7条)

こちらについては、

『紙が介在しない電子完結取引』

こちらが対象となってます
紙がないんだから、電子保存ですよね

具体例としては…

EDI取引ってのは、
『発注書や請求書などの商取引情報を、専用回線やインターネットを通じて電子データとして直接交換する仕組み』

だそうです
もう、へー、でいいかと

こちらも、改ざんできない
クラウドシステムであるならば、

タイムスタンプは不要ですよ

§『本題はまとめにて…』

で、本題です
小生、業務上、経理関係の書類など

よく目にすることが多いです
帳票類のデータ化の仕事もありましてね

すると、思う事があります
それが『帳票類の保存について』です

見てて思うことは…
『え？これ、ゴミじゃないよね？』

これです…
これ、冗談ではないです

ガムでも包んで捨てたんか！？
と、でも言いたくなるような保存状態

細かなところで言えば…

なぜ、整理しないのか…
おそらくですが、多くの方の

“経理”というものの印象
『別にやらんくてよくない？』

だからだと思うんですよね
申告しなきゃいけないから、してるだけ的な

さて、そんな事業者さん
今後、生き残っていけるでしょうか？

まともに、収益や税額がわかってない
そんな事業者さんですね

税理士さんにお願いしているからOK？
ホントにそうでしょうか？

そのスタンスで、
敏感に投資機会に乗れますかね？

今後、情報化は激化します
ということは、情報はより高速に流れる

そんな中、果たして対応できるのか？
そのぐしゃぐしゃな帳票…

未来の自分の姿かもしれませんよ…

ここまでお読みいただき、
ありがとうございましたʕ •ᴥ•ʔ

この記事は「珈琲のオトモのマメ知識」
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