Gemini x Gmail 連携で、メール作業を効率化！

こんにちは、Google の AI「Gemini（ジェミニ）」の公式 note 編集部です。

前回の記事では、Gemini が統合され、より強化した「Google Workspace」の概要やプランについて解説しました。Gemini の大きなアドバンテージの一つが、Gmail、ドキュメント、スプレッドシート、ドライブをはじめとする Google Workspace アプリとの連携であり、ユーザーの皆さんからも「仕事の仕方が変わった」と高い評価をいただいています。

本 note では、シリーズ企画として、ビジネスの現場やプライベートシーンで使える活用方法と実用的なプロンプトを、Google Workspace アプリごとに順次紹介していきます。普段から Google Workspace をお使いの方、ドキュメントやスプレッドシートなどのデータを最大限生かして Gemini を活用したい方は、ぜひチェックしてください！

初回のテーマは「Gmail」。毎日大量のメールが届き、すべてに目を通せなかったり、見落としたりしてしまうことも。さらに、返信をどう書くか…とメール作成に時間がかかることもありますよね。
おなじみの「Gemini アプリ」や、Gmail の画面から利用できる「Gemini サイドパネル」を使えば、メールのチェックから返信の草稿、英文メールの翻訳までサポートしてくれ、毎日のメール作業に使う時間を大幅に短縮できます。

本 note では、毎日の業務効率化に役立つ、Gmail × Gemini の活用法を集めました。ぜひ、毎日のお仕事に役立ててください。

「Gemini アプリ」と Gmail 内の「Gemini サイドパネル」を使いこなそう

Gemini を Gmail で使う方法は、大きく分けて以下の 2 種類があります。

ひとつは無料プランでも利用可能な「Gemini アプリ」。「1 週間分のメールをチェック」など複数メールを確認することができます。

もうひとつの「Gemini サイドパネル」は、普段使っている Gmail をはじめとした Google Workspace のアプリで作業しながら、画面を切り替えることなく Gemini に質問ができる新機能。対象となる Google Workspace、または Google One AI プレミアム プランのサブスクリプションが必要です。

無料でも使え、他アプリとの連携に強い「Gemini アプリ」

まず大前提として、Google Workspace と Gemini を連携させるためには、Gemini の設定を変更する必要があります。 Gemini アプリの左下にある歯車アイコンの「設定」から「拡張機能」を選び、「Google Workspace」をオンにします。
（注: Gmail の方 でも、カスタマイズした体験が可能なスマート機能 がONになっている必要があります。詳細はこちら）

「Gemini アプリ」では、Google ドライブ上のファイルを添付したり、下の画像のように、「@」を打ち込むと、Gmail を指定することができます。（ここでも、まだオンにしていない拡張機能を有効化できます）

また、Gemini の回答を Gmail の下書きとして保存ができるため、メールの下書きなどでも重宝します。
方法は簡単。回答の下にある、右から 2 番目のアイコン「共有とエクスポート」アイコンをクリック。「Gmail で下書きを作成」を選べば、回答がそのまま下書きとして保存されます。なお、パソコンのブラウザ版と、スマートフォンの Gemini アプリでは少し方法が違うのでご注意ください。

この方法は無料版 Gemini でも利用でき、いちいちコピー & ペーストする必要がなく、とても便利ですので、ぜひ活用してみてください。

Gmail 上で Gemini に質問しながら作業できる「Gemini サイドパネル」

2 つめが、Gmail の画面の中にある「Gemini サイドパネル」を使う方法です。
Gmail の画面で、右上にある Gemini アイコンをクリックすると、画面右側に「Gemini サイドパネル」が表示されます。

Gemini サイドパネルの最大の利点は、一つの画面の中で Google Workspace のサービスを使いながら、Gemini に質問できる点です。いちいちアプリやブラウザのタブを切り替えたりする必要がないため、思考が途切れることなく作業ができます。

この 2 つの使い方を覚えて、メール作業を Gemini にサポートしてもらいましょう。

※Gemini を含む生成 AI の利用に関する説明は例示を目的としています。実際の回答結果については、ご自身で正確性をご確認いただくようお願いいたします。

Gmail を便利にする Gemini の活用法 6 選

それでは、すぐに使えるプロンプト例とともに、メールの作業効率が大幅に上がるおすすめの使い方をご紹介していきます。

毎日のメールチェックを効率化

1.長くなったスレッドを整理してもらう

【Gemini サイドパネル】
Gmail は 同じ件名のメールをまとめて表示してくれるスレッド機能を備えていますが、やりとりを続けていると、長いスレッドになり、該当するメールを探すのも大変です。そこで、スレッドを指定して概要をまとめてもらうと、これまでの内容を端的に整理してくれます。

また、Gemini サイドパネルでは、「このメールの内容をまとめて」「このメールを要約」をクリックするだけで、プロンプトを打ち込むことなく、要約してくれます。こちらもとても便利な機能ですので、ぜひ活用してみてください。

2. 1 週間分の全社向けメールをまとめてチェック！

【Gemini アプリ】【Gemini サイドパネル】
全社向けのお知らせも、複数届くと見落としてしまうことも。そこで、送信者のメールアドレスを指定し、会社から来たメールから概要をまとめてもらいます。

3.大量のメールから目当ての情報を探してもらう

【Gemini アプリ】【Gemini サイドパネル】
たくさんのメールの中から、自分の知りたい情報を見つけるのは大変。そこで、Gemini にお願いして、知りたい情報をまとめて教えてもらいましょう。例えば、「セミナー」に関するメールを探している場合、「セミナー」というキーワード、日時、申し込み期限などを指定すれば、該当のメールを探して、以下のようにリスト化してくれます。

返信の添削や下書きでメール作成を効率化

4.メールの下書きを添削してもらう

【Gemini アプリ】【Gemini サイドパネル】
ビジネスでのメールの書き方にはいつも細心の注意が必要です。
単語の変換ミスはないか、敬語の使い方が不自然ではないかといったチェックも、Gemini を使って簡単に行うことができます。修正した部分を明記してもらえば、今後の書き方の参考にもなります。

5.メールの下書き案をつくってもらう

【Gemini サイドパネル】
Gemini にメールの下書き案を一からつくってもらうことも可能です。その際、「どんな立場でメールを書くか」「やってほしいこと」「メールに求める条件」などを具体的に記入することで、より精度の高いメールの下書きができあがります。

6.返事に困ったときこそ Gemini に頼ろう

【Gemini サイドパネル】【Gemini アプリ】
仕事では相手の意に沿えない旨のメールを書くこともありますが、「なんていってお断りしよう……」と画面の前で悩んでしまう人も少なくないでしょう。そんなときこそ Gemini に相談して、メールの文面を一緒に考えてもらうことをおすすめします。

Gemini アプリで利用する場合は、メールのスクショを直接コピー &ペーストして、メールの内容を Gemini に伝えるやり方が便利です。なお、Gemini が生成した下書きは、必ず内容を確認し、適宜必要な部分を補ったり調整したりしてから送信しましょう。

Gemini で Gmail の効率化が加速する

日々のメール作業の効率化に向けて、 Gemini  にサポートをお願いするのはいかがでしょうか。

Gmailでの「Gemini サイドパネル」を使ってみたいと思われた方は、Google Workspaceや 有料プランの Google One AI プレミアム プランのサブスクリプション登録をご検討ください。いずれも無料でお試しいただける期間がありますので、ぜひ「Gemini に相談しながら Gmail を使う」という体験をしてみてください。

次回は、「Google ドライブ」と Gemini の連携についてご紹介します。お楽しみに。

Gemini ｘ Workspace シリーズ