問い合わせも議事録も Gemini におまかせ！毎日の業務効率化テクニック
こんにちは、Google の AI「Gemini（ジェミニ）」の公式 note 編集部です。
職種別の Gemini 活用術シリーズ、今回のテーマは 「毎日の業務効率化」 です。
メールの返信、問い合わせ対応、月末のデータ整理など、どの職種にもある「地味だけど時間がかかる」業務、なかなか減りませんよね。今回は、そうした毎日の仕事を Gemini でもう少しスムーズに進めるためのヒントをまとめました。
NotebookLM を使った社内ナレッジの整備から、カスタム Gem による定型文書の自動化、スプレッドシートの AI 関数 を使ったデータ処理まで、毎日の仕事がぐっとスムーズになる活用アイデアをご紹介します。
コピーしてそのまま使えるプロンプトも用意しましたので、ぜひ今日から試してみてください。
業務での活用には、「Google Workspace with Gemini」をご利用ください。入力された情報がモデルの学習に使用されず、企業の大切なデータを守りながら安全に業務に取り組むことができます。
また、画像生成機能「Nano Banana」を広告など商業目的で利用する場合には、Google Workspace with Gemini もしくは Vertex AI のご利用が必須となります。
社内マニュアルの共有を NotebookLM でスムーズに
「出張精算の締め切りっていつ？」「忌引休暇って何日取れる？」
こうした社内ルールの確認や問い合わせへの対応、意外と時間を取られていませんか？
NotebookLM に社内資料を読み込ませてチームで共有しておけば、元の資料に基づいた回答をすぐに確認できるようになります。
使い方はとてもシンプルです。
1. NotebookLM で新しいノートブックを作成し、就業規則・出張規定・経費精算マニュアルなどのファイルをアップロード
2. 共有設定で、全社員（またはリンクを知っている人）に「閲覧者」権限を付与
3. 社員はノートブックにアクセスし、チャット欄に質問を入力するだけ
たとえば、海外出張の手続きについて知りたいとき。このように話しかけてみてください。
就業規則と出張規定を照らし合わせて、海外出張の申請に必要な手順を時系列でまとめて。申請〜精算までのステップを番号付きで、各ステップに必要な書類と承認者も書いて欲しい。申請期限があれば太字で目立たせて！
社内マニュアルに変更があった場合も、元の資料を差し替えるだけで最新版の情報に自動で反映されます。
この使い方は、社内マニュアルだけにとどまりません。たとえば、過去 6 か月分の議事録をまとめてアップロードしておけば、「あの件、いつどう決まったっけ？」というときにもすぐ確認できます。
リモートワーク制度について、過去の会議でどんな議論があったか時系列で整理して。最終的にどう決まったかも教えて。
議事録を探して読み返す手間がなくなり、必要な情報にすぐにたどり着けます。マニュアルと合わせて活用すれば、社内の「聞けるナレッジベース」がどんどん充実していきます。
NotebookLM の基本的な使い方は、以下の記事で詳しく解説しています。
カスタム Gem で「自分だけの業務アシスタント」をつくる
社内通知文や出張報告書など、「決まった型」に沿って文書を作成する場面も多くありますよね。
カスタム Gem を使えば、自社のフォーマット・トーン・ルールをあらかじめ覚えさせた「自分だけの業務アシスタント」を作成できます。
一度設定しておけば、毎回同じ指示を入力する必要はなく、要点を伝えるだけで社内ルールに沿った文書が出来上がります。
たとえば、Google Chat などのチャットツールで社内通知を実施する「社内通知文作成アシスタント」をつくるなら、Gem のカスタム指示を以下のように設定します。
ユーザーから受け取ったメモや要件をもとに、社内チャットでそのまま送れる社内通知文を作って。以下のフォーマットで出力して。
# フォーマット
- 1 行目：件名（【部署名】＋ 内容の要約）
- 2 行目：宛先
- 本文：挨拶（1 行）→ 要旨（1〜2 行）→ ■ 見出し付きの箇条書きで変更内容 → 締め（1 行）
# ルール
- パッと読めるように簡潔に。長い説明文は書かない
- 数字は半角、日付は「2026 年 5 月 18 日（月）」形式
- 対応期限がある場合は太字で強調
- 情報が足りない場合はユーザーに確認して
設定ができたら、あとは要点を伝えるだけです。
来週月曜から会議室 B の利用ルールが変わります。予約上限が 2 時間から 1 時間に変更、事前承認が必要になる。問い合わせ先は総務部にして！
たったこれだけの入力で、件名から問い合わせ先まで整った社内通知文が完成します。カスタム Gem はチームメンバーとも共有できるので、担当者が変わっても同じ品質の文書を作成し続けることができます。
カスタム Gem については、こちらの記事で詳しく紹介しています。
Gmail の見落とし防止 × カレンダー連携で、毎週のルーティンをリマインド
Gemini を Gmail や Google カレンダーと連携させることで、日々のタスク管理にも活用できます。
たとえば、週明けに「今週対応が必要なメールを見落としていないかな？」と気になったとき。Gemini にこんなふうに話しかけてみましょう。
直近 1 週間の Gmail で、まだ返信していないメールや対応が必要なメールを確認して。件名と差出人、対応の優先度を教えて。期限があるものは Google カレンダーに予定を追加して。
Gemini が受信トレイの中から対応が必要なメールをピックアップし、優先度をつけて整理してくれます。さらに、期限のあるタスクはそのまま Google カレンダーに予定として追加できるので、対応漏れを防ぐことができます。
さらに便利なのが、予約アクションの活用です。「毎週月曜の朝にメールを確認して」と設定しておけば、Gemini が決まったタイミングで自動的にチェックを行い、結果をまとめてくれます。
週明けの見落とし防止がルーティン化されるので、安心して 1 週間をスタートできます。
スプレッドシートの AI 関数で、データ整理をもっとスマートに
月末の経費精算、アンケートの集計、社内イベントの出欠管理など、Google スプレッドシートの AI 関数を使えば、Gemini が分類・要約・抽出をしてくれます。
セルに「=AI("指示", 対象セル)」と入力するだけで、関数やピボットテーブルの知識は一切不要です。
例えば、社内アンケートの自由回答欄（B 列）を自動分類するなら、C 列に以下を入力してオートフィルするだけ。
=AI("この回答を『職場環境』『福利厚生』『業務プロセス』『人間関係・コミュニケーション』『キャリア・成長』『その他』のいずれかに分類して、カテゴリ名のみ出力して", B2)
これだけで、数百行の自由回答が一瞬で 6 つのカテゴリに分類されます。さらに、分類結果の隣のセル（D 列）に以下を入力すれば、各回答の要約まで自動生成できます。
=AI("この回答の要点を 15 文字以内で要約して", B2)
サイドパネルで「分析 → 報告書の下書き」まで一気に作成
分類が終わったら、スプレッドシートの Gemini サイドパネル（画面右上の「Gemini に質問」）を開いて、さらに深掘りしてみましょう。
このシートのアンケート結果を分析し、以下の形式でレポートの下書きを作成して。
# 分析してほしいこと
- C 列のカテゴリ別に件数を集計し、多い順にランキング
- 各カテゴリの代表的な意見を 2〜3 件ピックアップ
- 「特に対応が急がれる」と判断される声があれば、理由とともに抽出
# 出力形式
- 経営陣への報告用に、冒頭に 3 行の要約（エグゼクティブサマリー）を入れて
- カテゴリごとに見出しをつけて整理
- 最後に「推奨アクション」を優先度順に 3 つ提案
AI 関数でデータを分類し、サイドパネルで分析とレポートの下書きまで仕上げるという 2 ステップだけで、これまで手作業で数時間かかっていたデータ処理が、ぐっとスムーズになります。
AI 関数については、こちらの記事もぜひ参考にしてください。
AI 関数をはじめとする Gemini in Google スプレッドシートは、Google Workspace の Business Standard 以上のプラン、または Google AI Pro / Ultra プランでご利用いただけます。
無料のお試し期間もございますので、ぜひ活用してみてください。
いつもの仕事を、Gemini と一緒にもっとスムーズに
今回は、Gemini を使って日々の業務効率化を実現し、質を高めるための具体的な方法をご紹介しました。
NotebookLM で社内ナレッジを「聞ける」状態にする。カスタム Gem で定型文書の作成を型化する。
AI 関数で手作業のデータ処理をゼロにする。こうした工夫を一つずつ取り入れることで、日々の仕事がもう少しだけスムーズに進み、本来やりたかった仕事に集中できる環境をつくってくれるはずです。
なお、ビジネスの現場で本格的に導入される際は、企業の大切なデータを守りながら安全に利用できる「Google Workspace with Gemini」をご利用ください。
この記事で紹介した活用法をヒントに、日々の業務に Gemini を取り入れてみてください。
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