採択される補助金申請書の書き方のコツ③
競争型の補助金に採択されたいあなたへ。
採択される補助金申請書は、以下の３つの要件を備える必要があります。
①わかりやすい
②読みやすい
③美しい
この中で僕が最も重要視するのが「③美しい」です。
もし、あなたの職場の部下が作成した資料が
レイアウトに偏りがある。
段落がない。
見出しがない。
大きな余白がある。
このような資料であれば読みにくくありませんか？
このまま決裁できますか？
僕は、このような起案文書が回ってくると、
「なぜこの状態で出そうと思ったんだろう。」
「疲れてるのだろうか。」
と思います。
一方で、
レイアウトが整っている。
段落が適切に設けられている。
大見出し、小見出しがある。
適度な余白がある。
このような資料であれば、多少見劣りする内容であっても、
読んでみようかなと思います。
美しい資料を見ると、その資料を作成した人の
「わかりやすく読んでもらえるように」
という読み手に対する配慮や努力が伝わるのです。
つまり、美しさとは読みやすさであり、
美しい申請書は審査員に読んでもらうための第１関門
となると僕は考えています。
本記事では、美しい申請書を書くための６つのコツを紹介します。
このコツを押さえていただければ、きっと美しい申請書を書けるようになります。
今日からでもすぐに実践できる簡単な内容なので、お読みいただければ幸いです。
＜コツ１＞揃える
①表記を揃える。
「癌、がん、ガン」
のように書き方が統一されていない（書き方のゆれ）申請書をしばしば見かけます。
こうしたゆれは審査員に違和感を与えるため、どれかに統一しましょう。
②行間を揃える。
補助金によっては、申請書がWordに指定されているものがあります。
しかし、Wordはフォントやフォントサイズを変更すると行間が変わってしまう現象が起きてしまいます。
そこで行間を以下のとおり揃えましょう。
文章を選択し右クリック
段落＞インデントと行間隔＞１ページの行数を指定時に文字を行グリッド線に合わせる（W)：のチェックボックスを外す。
行間（N)：固定値、間隔（A)：フォントサイズより少し大きめの値
③内容ごとに揃える。
補助金申請書は、「自社の概要」「経営課題」「今後のプラン」などの項目が設けられています。
しかし、各項目の記述が複数ページにわたると、読みにくさを与えてしまうことがあります。
このため、可能であれば各項目の記述が次のページにまたがらないようにしましょう。
＜コツ２＞余白を設ける
行間が狭く、改行もなく、文字がびっちり書かれている申請書をしばしば見かけますが、これは非常に読みにくく、見ただけで疲れてしまいます。
一方、適切な余白（ゆとりのある余白）のある申請書は、大変読みやすいです。
文字を詰めすぎない。
行間を詰めすぎない。
段落は10行以内
左マージンを1～2文字空ける。
このようにすると、ゆとりのある余白を作ることができます。
しかし、指定されたページ数を埋めず、大量の余白をつくるのは避けてくださいね。
どうしても埋められない場合は、図表、文献、脚注を用いるなどして、必ず９割は埋めるようにしましょう。
＜コツ３＞フォントを使い分ける
本文と見出しが同じフォントの申請書は、階層構造がわかりにくく、読みにくいため、
本文は読みやすい「明朝体」
見出しは目立つ「ゴシック体」
で書くのがオススメです。
また、フォントサイズは11pt又は11.5pt
が見やすいですよ。
＜コツ４＞強調文字を多用しない
申請書の中で「ここは重要だ」という箇所は、強調して表記したいですよね。
強調文字には、太字、下線（アンダーライン）、網掛け、フォントの変更、フォントサイズの変更、色の変更、枠囲み、斜体、括弧書など、さまざまな方法があります。
（個人的には、太字またはアンダーラインをオススメします。）
しかし、強調文字が多すぎると、
どれが本当に重要な強調なのか逆に分かりにくくなる。
強調の種類ごとに何か意味があるのか勘ぐってしまう。
という問題が生じます。
したがって、
強調する場合は１ページに数個まで
強調文字は１種類。
としましょう。
＜コツ５＞大見出し、小見出しをつける
階層構造をはっきりさせるために、「大見出し」と「小見出し」を必ずつけましょう。
見出しはゴシック体を用い、できれば大見出しと小見出しで太さに差をつけると分かりやすいです。
僕は、大見出しはゴシック体を太字にし、小見出しはゴシック体で細字のままにしています。
こうすると印刷したときに大見出しと小見出しの見分けがつきやすく、読みやすいです。
なお、本文と同じフォントのままフォントサイズを変えて見出しを目立たせるのは、均等のとれた美しさを損なうため、避けたほうがいいと考えます。
＜コツ６＞図表の体裁
①図のフォント
ゴシック体が望ましいです。
②図の大きさ・位置
図表は本文の1/3前後（右揃え）まで、または横幅全部使うことが望ましいです。
また、本文中で図を見るタイミングを指定しましょう。
（例）「～であった（図１）。」
「右図のように、～」
まとめ
競争型の補助金に採択されるためには、
「美しい」申請書を書くことが大切です。
美しさとは読みやすさであり、
美しい申請書は審査員に読んでもらうための第1関門です。
美しい申請書を書くための６つのコツは以下のとおり。
①表記、行間、内容を揃えること。
②適切な余白（ゆとりのある余白）を設けること。
③本文と見出しのフォントを使い分けること。
④強調文字を多用しないこと。
⑤大見出し、小見出しをつけること。
⑥図のフォント、大きさ、位置にこだわること。
本記事が、競争型の補助金の採択をめざされている方にとって少しでもお役に立てば幸いです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
（参考書籍）
①科研費採択される３要素（第２版）アイデア・業績・見栄え
②科研費獲得の方法とコツ（改訂第６版）
③できる研究者の科研費・学振申請書（採択される技術とコツ）
もしよければ「採択される補助金申請書の書き方のコツ①、②」もどうぞ。