【無料配布】治療院経営「数字分析シート」の使い方

「なんとなく今月は調子が良かった」
「なんとなく患者さんが減った気がする」

こういう「なんとなく」で院を運営していると、問題が起きても原因がわかりません。改善しようにも、どこから手をつければいいかが見えない。

感覚的な経営の問題は再現性がないことです。

うまくいった時も、うまくいかなかった時も、理由がわからないまま終わりまた翌月が始まります。

整骨院、鍼灸院、整体院といった治療院がドンドンと増えてくる中で、生き残るのは簡単ではなくなってきました。

そこで使うのが「KPI管理」という考え方です。

僕がもともと使っていた院の数字分析用の「KPI管理シート」のバージョンUP版を作成しました。

今回はそのシートの使い方の記事です。

シートは無料配布していますので、一人でも多くの方の経営に役立てたらと思っています。

公式LINE経由での受け取り方は最後に記載していますので、まずは受け取ってから使い方を読み進めていただいてOKです。

LINE登録後、下記のキーワードを送信するとすぐ自動でURLが返信されますので、そこからダウンロードしてください。

特典受け取りキーワード↓

KPI

※このままコピペして送信してください。

治療院運営バイブルを作成している目的や自己紹介の記事はこちらから。

そもそもKPIとは？

アルファベットが並ぶとウッ…としますが大丈夫です！

KPIとは「Key Performance Indicator」の略で、日本語にすると「重要業績評価指標」です。

難しく聞こえますが、
「この数字を把握しておけば上手くいっているかが分かる指標」

という感じです。

例えばこんな数字です。

・新患が月に何人来たか
・そのうち2回目に来た患者さんは何割か
・今月来た患者さんの人数
・一人あたり月に何回通院しているか
など

これらを毎月記録して追いかけることで、「今どこに問題があるか」「次に何をすべきか」が見えてきます。

売上はこの公式でできているので、この数を追っていくことが最も重要です。

勘違いしやすいのですが、

KPIは監視するためのものではありません。
「次の行動を決めるためのヒント」として使うものです。

数字をつけていくと色々な傾向が見えてくるので、つけるのも楽しくなりますよ。

僕は体調不良だった時に露骨にリピートが落ちたので、「パフォーマンスが落ちたから素直に休もう」という決心にもなりました。

シートの3つの目的

このシートは下記の3ページで構成されています。

・数字分析シート
・振り返りシート
・使い方ガイド

分析シートと振り返りシートの意図はこちら。

① 数字を入力する習慣をつける

シートの内容の一部ですが、このようになっています。

毎月同じタイミング（なるべく最終営業日）で記録することで、その月の院の状態を客観的に把握できるようになります。

② 「なぜこの仕事をしているか」を思い出す

振り返りシートに原点・ビジョンを書いておくことで、数字だけを追う経営にならないようにしています。

これは僕が過去に数字に魂を売った経験から、仕事の目的を常に思い出すことが重要だと感じているからです。

③ KPT法で翌月の行動に活かす

反省点をまとめる振り返りにはKPT法というフレームワークを採用しています。

僕も日頃から行っている方法なのですが、シンプルに次やるべきことがまとめられて継続しやすい仕組みだと思っています。

KPT法での振り返りについてこちらの記事でも解説しています↓

特に管理したい数字

左側に入力する項目がダーッと並んでいます。

数字入力に慣れていないと「うっ」と思うかもしれませんね。でも大丈夫です。

すべてを埋めることが大切なのではなく、「まずは数字を入力する習慣をつけること」が大切です。

目標値のところには仮の数字が入っています。

数字をつけ続けていくと自然とその院の目標値が見えてきますので、分かってきたら数字を入れ替えてもらってOKです。

色んな項目の中からまずは下記の最重要の数字入力してみましょう。

・売上
・新患数
・カルテ枚数（患者数）
・総来院数
・2回目リピート率

↑を入力すると、単価や来院回数などは自動で反映されていると思います。

慣れてきたら5回目リピート率や稼働率など他のところも埋めていくと院の体質が見えてきます。

次に重要なのが、売上を構成している要素を見ていくことです。

現在の売上が60万だとして、
患者数 50名 × 単価 6000円 × 月の来院回数 2回 ＝ 60万

このような構成だったとします。

では100万に行きたい！と思ったら
例えばですが、
患者数65名 × 単価7000円 × 月の来院回数 2.2回＝100万1000円

↑のような構成になれば100万に到達できます。これが次の目標となります。

患者数　50 → 65名
単価　6000円 → 7000円
月の来院回数　2 → 2.2回

これを実現するために、
患者数、単価、来院回数を増やすための施策を練ります。

・問診を見直そう
・回数券を導入しよう
・新メニューをつくってみよう
・患者さんに満足度アンケートを取ってみよう

など、これらは事実ベースから湧き出たアイデアなので、感覚経営よりも成功率が高くなるというロジックです。

どこの数字をどれくらい上げるかの設定は、数字を積み重ねてこないと分かりません。最初は仮の目標で大丈夫ですのでまずはやってみましょう。

シートの使い方・3ステップ

STEP1｜月末に数字を入力する

僕はその月の振り返りはその月のうちに終わらせたいので、必ず月の最終営業日に行っていました。

シートには項目が多いように見えますが、自動計算で入力されて埋まるセルも多いのでご安心ください。

STEP2｜判定を確認して「要改善」を一つ選ぶ

R列に「✅ OK」「⚠️ 要改善」「🚨 要注意」などの判定が自動で表示されます。

判定のもとになっている理想値と比べて院の数字がどうかを判断する材料にしていただけたらと思います。

まずは一番気になる指標を一つだけ選んで、次の月の改善テーマにしてください。

STEP3｜振り返りシートにKPTを記録する

Keep（続けること）・Problem（課題）・Try（次月に試すこと）を書きます。

KPT法のいいところは反省点だけでなく、良かったところも振り返りができることで自己肯定感も上がります。

運営をしているとダメなところばかり目につくので病みますよね。

例えば課題を3つ出したら良くできた点を4つ出す、といった具合に良い点の方を多くするようにすることをオススメします。

良かった点が揃ってくるとそれがあなたの「必勝パターン」や「持ち味」になるので、数字が落ちた時に見直すことで気づきが生まれます。

TRYの部分が次の月の行動目標となっていきます。

数字は「成長へのヒント」として使う

シートを見て「この数字が低い、どうしよう」と焦る必要はありません。

まずは現状を知った、ということが大切です。

数字は怖いものではなく、「次に何をすればいいかを教えてくれるヒント」です。
超心強い味方です。

・2回目リピート率が低ければ問診を見直す。
・患者数が増えていなければアフターフォローを充実させる
・稼働率が70%を超えたら値上げを検討する。
・CPAが高ければ広告の内容を変える。

数字が出ればやるべきことが自然に見えてきます。それが感覚経営からの脱却です。

数字の項目については使い方ガイドのページにも記載されていますが、とにかく最初はポチポチいじって使ってみてください。

シートはLINE登録でプレゼント中

「治療院経営KPI管理シート」を公式LINEに登録された方へ全員にプレゼントしています。

⭐️配布中
・Googleのスプレッドシート版
・Excel版

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