大学職員にはどんな部署がある?学生数2万人超の大学2校で働いた経験をもとに解説
こんにちは。
関西(7年)・関東(3年)の大規模私大で大学職員として働いている、ざくです。
「大学職員になりたい」と思っても、実際にどんな部署があって、どんな仕事をするのかイメージが湧きにくい方は多いのではないでしょうか。
「奨学金の窓口」「キャリアセンター（就職課）」などはイメージできるが、それ以外の部署については名前も役割もよくわからない、という方も多いと思います。
私は関西・関東それぞれの学生数2万人超の大規模私大で勤務してきました。今回はその経験をもとに、大学職員の部署にはどんなものがあるのか、整理してご紹介します。
これから大学職員を目指す方の参考になれば嬉しいです。
大学職員の部署は大きく2つに分かれる
大学職員の部署は、細かく見ればたくさんの種類がありますが、大きく分けると次の2つのカテゴリに分類できます。
→ 教学系:学生・教育に直接関わる部署
→ 法人系:大学運営・経営を支える部署
「教学系」は学生や授業に近い仕事、「法人系」は大学という組織を経営面から支える仕事、というイメージです。
この2つの違いを理解しておくと、求人を見たときに「この部署はどんな仕事をしているんだろう」という想像がつきやすくなります。
それでは、それぞれ具体的に見ていきましょう。
教学系の部署
教学系は、学生の学びや学生生活に直接関わる部署です。学生と接する機会が多く、「大学職員らしい仕事」を実感しやすいのがこのカテゴリです。
教務課
時間割の作成、成績管理、履修登録、教室手配、授業運営のサポートなど、学生の学業に関する業務全般を担います。学生に近いと思われますが、ほとんどのやり取りは教員となります。他部署と連携しながら、大学の教育活動の土台を支える部署です。2月～5月は超超繁忙期ですが、5月から夏の間は、何もすることがないくらい暇になります。割とどの大学でもあるあるなのではないでしょうか。
学生課/学生支援課
サークル活動の支援、奨学金の案内・手続き、学生相談対応など、学生生活全般に関わります。学生と直接話す機会が多く、相談対応など対人スキルが求められる部署です。教務課と違って、教員とやり取りする機会は少なく、ほとんどが学生or保護者とのやりとりになります。
入試課
オープンキャンパス運営、入試の実施・運営、入学者選抜に関わる業務を担います。受験生やその保護者と接する機会も多く、大学の「顔」となる場面が多い部署です。高校に赴き説明会を開くので、出張が好きにはおすすめの部署です。
キャリアセンター
大学職員で唯一「ありがとう」と直接言ってもらえる部署。(笑)
学生の就職支援以外にも企業との連携、就職ガイダンスの実施などを行います。企業担当者とのやり取りも多く、民間企業出身の中途採用の職員が配属されることが多い印象。
国際交流課
留学生の受け入れ・サポート、海外協定大学との連携、学生の留学プログラム運営などを担います。語学力がを活かせる場面が多い部署です。どの大学も国際化には力を入れているので、TOEICなどの英語の資格は取っておいて損はないでしょう。
💡 関西・関東どちらの大学でも、教学系の部署名や役割の大枠は似ていましたが、細かい業務範囲や部署の分け方には大学ごとの違いがありました。
法人系の部署
法人系は、大学という組織の運営・経営を支える部署です。学生と直接接する機会は少なめですが、大学全体を支える重要な役割を担っています。
※実は私は法人系の部署に配属されたことがありません。
総務部
全学的な調整業務、規程の管理、会議運営など、幅広く大学運営の基盤を支える部署です。「何でも屋」って感じで、とりあえず総務に確認しようみたいな風潮があったりします。教学から法人まで多くの部署と関わるため、調整力が求められます。
人事部
教職員の採用、配属、労務管理、研修制度の運営などを担います。民間企業の人事と同じですね。大学の「人」に関わる業務全般を担当します。
財務課/経理課
予算編成、会計処理、資金管理など、大学の財務基盤を支える部署です。数字に強い人、コツコツとした作業が得意な人に向いています。
施設課（管財課）
キャンパスの維持管理、工事の対応、設備のメンテナンスなどを担います。学生や教職員が安心して過ごせる環境づくりを支えます。
研究支援課
科研費*などの研究費申請サポート、産学連携の推進などを担います。大学によっては教学系に位置づけられることもあります。
科研費 →科学研究費助成事業。国が大学等の研究者に支給する競争的研究資金
💡 法人系の部署は、大学によって名称や担当範囲が異なることが多い印象です。同じ「総務」でも、業務範囲が大学によって結構違いました。
教学系と法人系、どちらが向いている?
どちらが良い・悪いというものではなく、それぞれ求められる適性が異なります。
学生と直接関わりたい、教育現場の雰囲気が好き → 教学系が向いている可能性が高いです。
数字・制度・組織運営に関心がある、対外調整が得意 → 法人系が向いている可能性が高いです。
ただし、大学職員はジョブローテーションで様々な部署を経験することが多いため、入職時に「教学系がいい」「法人系がいい」と思っていても、実際にはどちらも経験することがほとんどです。
最初は希望と違う部署に配属されたとしても、それも大学職員としての視野を広げる良い機会になると思います。
まとめ
大学職員の仕事は「学生対応」だけではありません。教学系・法人系という大きな2つのカテゴリの中に、それぞれ多様な部署があり、求められるスキルや適性も様々です。
就活・転職活動では、これらの部署の存在を知っておくことで、面接やエントリーシートでも「どの部署で、どんな貢献をしたいか」を具体的に語れるようになります。
今後も大学職員を目指す方、すでに働いている方の参考になる情報を発信していきますので、よろしければフォローしていただけると嬉しいです。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。