【プロマネの生きる道】はじめての「プロジェクト計画書」　成功への羅針盤

　初めてプロジェクトマネージャー（PM）を任された時、あなたは胸の高鳴りとともに、漠然とした不安も感じていたのではないでしょうか。

　「一体、何から手をつければいいんだろう・・」

　プロジェクトは、広大な海を航海する船に似ています。
　どんなに立派な船でも、羅針盤や海図がなければ、目的地にたどり着くことはできません。

　この羅針盤こそが「プロジェクト計画書」なのです。

　「プロジェクト計画書」という何やら重々しい響きに、尻込みしている人もいるのではないでしょうか。
　しかし決して難解な呪文や、天才だけが作れる魔法の書などではありません。

　プロジェクト計画書とは一体何なのか。

　そしてどのように作ればよいのか。

　失敗しないプロジェクト計画書の作り方を、一緒に紐解いていきたいと思います。

1.プロジェクト計画書とは？

　プロジェクト計画書とは、「プロジェクトを成功に導くための羅針盤」です。
　しかし、その役割はそれだけにとどまりません。

　計画書には以下の基本的な項目を盛り込み、チーム全員のベクトルを合わせる必要があります。

(1)ゴールとスコープの明確化
　　「何を達成するか」「どこまでがプロジェクトの範囲か」を明確に定義します。

(2)タスクとスケジュールの見える化
　　ゴールを達成するための具体的な作業（タスク）を洗い出し、それぞれの期日を定めます。

(3)役割と責任の定義
　　誰が、どのタスクに責任を持つのかを明確にします。

(4)リスクと対策の予見
　　どんな問題が起こりそうか、その時にどう対処するかをあらかじめ検討します。

　これらの項目はプロジェクトの肝であり、これらが揃って初めてプロジェクトという生命体は健全に動き出すのです。

　計画書がないままプロジェクトを進めることは、羅針盤も海図もないまま、見よう見まねで航海を始めるようなものです。
　少しの波風で方向を見失い、座礁してしまうかもしれません。

2. 計画書作成においてPMが心がけること

2.1 何から始めたらよいのか

　初めて計画書を作成する際は、何から手を付けたらいいのか迷うかもしれません。

　答えはシンプルです。「まずは小さな一歩から」。

　まずは、プロジェクトの「目的」と「ゴール」を明確にすることから始めるとよいでしょう。

　例えば、「新しいECサイトを構築する」というプロジェクトがあったとします。
　この場合は、目的は「顧客体験の向上」や「売上アップ」かもしれません。
　そして、ゴールは「顧客満足度を20%向上させる」といった具体的な数値目標になるはずです。
　目的とゴールがブレてしまうと、計画書の他の項目も曖昧になりがちです。

2.2 はじめにやるべき事

　大きく分けて以下の3つです。

(1)情報収集
　　プロジェクトの目的やゴール、予算、期間など、必要な情報を集めます。

(2)関係者へのヒアリング
　　プロジェクトに関わるメンバーや関係者から意見を聞き、計画書に反映させます。

(3)計画書の作成と共有
　　集めた情報を元に計画書を作成し、関係者全員で共有します。

　最初から完璧な計画書を目指す必要はありません。
　完璧主義は、時にプロジェクトの足を引っ張ります。
　それよりも、まずは基本的な項目を埋めて、関係者と共有し、フィードバックをもらうことから始めるのがよいでしょう。

　「プロジェクト計画書は、PMが一人で徹夜して作るもの」と思われがちですが、これは大きな間違いです。

　PMが主体となって進めるべきですが、「独りよがりの作業」であってはなりません。
　PMの役割は、チームメンバーの知恵や経験を引き出し、みんなで議論しながら計画書を作り上げていく、いわば「舵取り役」なのです。

　たとえば、エンジニアに「この機能の開発にどれくらい時間がかかりますか？」と尋ねる。マーケティング担当者に「この機能は、顧客にどうアピールできますか？」と相談する。そうした対話を通じて、計画書はより現実的で、強固なものになっていきます。

　面白いことに、このような対話を通じて作られた計画書は、メンバーの「自分ごと化」を促します。
　自分で考え、意見を出し合った計画書なら、彼らは「やらされ感」ではなく、「自分たちのプロジェクトだ」という当事者意識を持ってくれるのです。

2.3 注意すべきこと

　計画書は、一度作ったら終わりではありません。
　プロジェクトの進行に伴い、予期せぬトラブルや、新たな情報によって状況は常に変化します。

　計画書は「生き物」であり、柔軟に計画を見直していく必要があるのです。

　予定期的に計画書を見直して、修正する癖をつけるとよいでしょう。

　計画書はあくまでも「道しるべ」です。
　計画書に書かれていないからといって、プロジェクトを成功に導くために必要な行動を怠ってはいけません。

3.主要な項目と概要

　プロジェクト計画書に絶対的な決まった形はありませんが、一般的には以下の項目が含まれます。

　これらは、プロジェクトマネジメントの国際的な標準であるPMBOKに基づいています。

　(1)基本情報
　　プロジェクト名、PM、作成日、バージョン情報など、文書の基本的な情報です。

　(2)プロジェクト概要
　　なぜこのプロジェクトを行うのか、その背景や目的、目指すゴールを明確にします。

　(3)成果物
　　プロジェクトを通じて何を生み出すのか、具体的な成果物（例：ウェブサイト、ソフトウェア、報告書など）を定義します。

　(4)プロジェクト体制
　　プロジェクトに関わるメンバーの役割と責任を明確にします。誰が何を担当するのか、指揮系統はどうなっているのかを整理します。

　(5)スケジュール計画
　　プロジェクトの完了までのマイルストーン（節目）や、各タスクの所要時間、依存関係などを定めます。

　(6)予算・リソース計画
　　プロジェクトに必要な予算、人員、設備などを計画します。

　(7)品質計画
　　成果物が満たすべき品質基準や、品質を確保するための方法を定めます。

　(8)リスク管理
　　プロジェクトに影響を与える可能性のあるリスクを洗い出し、その発生確率や影響度を評価して、対策を立てます。

　(9)コミュニケーション計画
　　チーム内やステークホルダーとの間で、どのような情報を、いつ、誰に、どのように伝えるかを定めます。

　(10)変更管理計画
　　プロジェクトの途中で計画に変更が必要になった際の、承認プロセスを定めます。

　(11)承認・合意
　　計画書の内容を関係者全員が確認し、正式に承認したことを示す項目です。

　これらの項目を丁寧に作り込むことで、プロジェクトの全体像がはっきりと見えてきます。

4.PMが心がけること

　プロジェクトは「人間」が動かすものです。
　計画書を作成する上で最も重要なのは、「人間」を意識することなのです。

　どんなに優れた計画書でも、それを実行するのは人間です。
　計画書は、ただの書類ではなく、チームメンバーのモチベーションを高め、主体的に動いてもらうための「コミュニケーションツール」でもあります。

　たとえば、タスクを割り振る際には、個々のスキルや得意分野を考慮するだけではなく、それぞれの成長を促すような少しだけチャレンジングなタスクを割り当てることで、チーム全体の力が底上げされることもあります。

　そして何より、「報連相（報告・連絡・相談）」を徹底することです。
　これはPMの最も基本的なスキルであり、最も重要なスキルです。
　プロジェクトの進捗、問題、そしてメンバーの状況を把握し、適切に情報共有することで、チームの信頼関係を築くことができます。

おわりに

　旅はまだ、始まったばかり。

　プロジェクト計画書作りは、まさにあなたの「PMとしての第一歩」です。
　それは、成功への道筋を示すだけではなく、チームを一つにまとめ、あなた自身を成長させるための、大切なプロセスなのです。

　PMの仕事は、地図を描くだけではありません。
　時には嵐に遭遇し、時には穏やかな海を航海します。
　重要なのは、どんな時も冷静に羅針盤を信じ、チームを鼓舞し、目的地に向かって進み続けることです。

　この旅路で、あなたは多くのことを学ぶことでしょう。

　そして、いつか振り返った時に、この最初の計画書が、あなたのPMとしての「原点」となっているはずです。

【関連記事】

☆プロマネの生きる道

☆IT現場の生態系

☆プロジェクトマネジメントの小径

・実践・プロジェクトマネジメント［概要編］　- -　マネジメントの道具箱

【書籍の紹介】

・プロジェクトマネジメントの基本がこれ1冊でしっかり身につく本 Kindle版
　前田和哉【著】
　技術評論社（2022/06）
　本書は、プロジェクトマネジメントについて基本から学ぶことのできる入門書です。プロジェクトマネジメントの基礎知識について解説した後、プロジェクトを「立ち上げ」「計画」「実行」「監視・コントロール」「完了」という5つの段階に分け、各段階において実施すべきこと、注意すべきポイントについて丁寧に解説しています。
（ ※ 書籍の解説等は原則としてリンク先（Amazon）における解説をベースに記載しています。詳細内容はリンク先を参照願います。）

*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-

・担当になったら知っておきたい「プロジェクトマネジメント」実践講座 Kindle版
　伊藤大輔 (著)
　日本実業出版社 (2017/2/1)
　本書は、プロジェクトマネジメントの具体的知識とツールを、「目標設定」「計画」「実行」という３つの視点を中心に解説。プロジェクトの進捗に沿って、豊富な図を使って説明しています。多くの仕事や活動がプロジェクトである、と言っても過言ではありません。ビジネスマンをはじめ、プロジェクトを成功させたいすべての人、必読の一冊です！
（ ※ 書籍の解説等は原則としてリンク先（Amazon）における解説をベースに記載しています。詳細内容はリンク先を参照願います。）

*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-

・プロジェクトマネジメント知識体系ガイド
　（PMBOKガイド）第7版 Kindle版
　＋プロジェクトマネジメント標準: PMI日本支部 監訳
　プロジェクトマネジメント協会（PMI） (著)
　一般社団法人 PMI日本支部 (2023/1/6)
（ ※ 書籍の解説等は原則としてリンク先（Amazon）における解説をベースに記載しています。詳細内容はリンク先を参照願います。）

*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-

・図解即戦力　PMBOK第7版の知識と手法がこれ1冊でしっかりわかる教科書 Kindle版
　前⽥ 和哉 (著)
　 技術評論社 (2024/9/20)
　プロジェクトマネジメントの世界標準として知られるPMBOK Guide 第7版の解説書です。「プロジェクトの基本」「価値実現システム」「12の原理・原則」などプロジェクトマネジメントの基礎となる知識のほか、PMBOK第7版のメインテーマともいえる「8つのパフォーマンス領域」について、要点をくわしく解説します。プロジェクトマネジメントの勉強のほか、PMP試験対策の第一歩としてもおすすめできる1冊です。
（ ※ 書籍の解説等は原則としてリンク先（Amazon）における解説をベースに記載しています。詳細内容はリンク先を参照願います。）

*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-

・図解入門よくわかる 最新PMBOK第6版の基本 Kindle版
　鈴木安而 (著)
　‎ 秀和システム (2018/3/23)
　PMBOKガイドは、米国プロジェクトマネジメント協会により、日本語を含め世界11ヶ国語に翻訳・出版されています。翻訳されても、専門用語が多い、カタカナ用語が多いなどの理由からなかなか理解が困難です。本書は、『PIMBOKガイド第6版』の翻訳・監訳チーム・リーダーでもある著者が、本来の意味をなるべくかみ砕いて解説します。イメージしやすいよう図版を豊富に使っているので、初心者からベテランまでわかりやすくなっています。
（ ※ 書籍の解説等は原則としてリンク先（Amazon）における解説をベースに記載しています。詳細内容はリンク先を参照願います。）

*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-