記書き（別記）を使って、挨拶文を読みやすくしよう

記書き（別記）の書き方については、過去の記事で一度解説しているのですが、今回は「記書き」を有効利用して挨拶文を読みやすくするという点にフォーカスして説明してみます。
🌈別記を使いこなせるが否かで、挨拶文の読みやすさが大きく変わります。

☑️まず、記書き・別記とは？

別記を端的に説明すると、伝えたい具体的な要件を相手に分かりやすく箇条書き等にまとめてある部分。
いうならば「ここだけ読めば内容が分かる部分」ということになります。

☑️だから、こう書くと効果的

🔖目指したい構成

別記に連ねる要件は、挨拶状の本文（主文）に書かずに「左記のとおり」として「別記」に任せることで、挨拶文自体が読みやすくなります。
これにより、これまでの経緯や感謝の気持ち、今後の抱負などのご挨拶がメインとなる「スマートな挨拶文」と「用件が明確な別記」の２つのセクションによる「相手に分かりやすい挨拶状」になります。

🔖このような構成は意外と難しい

挨拶状を書くとき、当たり前に書けば、「拝啓　時下ますます～」と挨拶文の先頭から書いていくことになります。
ですので、移転する日や場所などを主文でついつい説明してしまいます。
そして、この後に書くことになる別記で、更に移転の詳細を説明するという構成になりがちです。
「主文」と「別記」の両方に同じ用件を書くことになってしまいます。

🔖別記を先に書くことをお勧めします

別記を先に書くと「主文」と「別記」の重複は解消しやすいと思います。
「左記のとおり」として別記することを主文に書かなければよいでけですので、読み手だけでなく、書き手にとっても整理された分かりやすい挨拶文になるはずです。

💡こういうことです

🔖主文から書き始めた場合は、主文に説明が入りがち

🔖別記を先に書けば、主文をシンプルにできます

主文と別記の重複は、挨拶文のチェック作業でも、非常に多く見かけるパターンですので、ご参考にしていただけると幸いです。

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