パソコンの電源を入れて「待つだけ」。勝手に仕事の準備が整う「自動化」設定
前回の記事では、メールの「自動振り分け」や「デジタルノート」を使って、頭で判断する時間を減らす仕組みについて書きました。
今回は、その続き。 「手作業の時間を減らす」ための、より具体的なPC設定について書いていきます。
毎日繰り返す「アプリの起動」や住所・部署名などの「定型文の入力」。
1回あたりは数秒でも、積み重なれば膨大な時間と集中力を奪います。
私が実践している、時短のための3つの仕組みをご紹介します。
1. 朝の準備は「Windowsのスタートアップ」に任せる
朝、デスクについてパソコンを立ち上げたら、メールソフトを開いて、チャットツールを開いて、勤怠管理画面を開いて……と、アイコンをカチカチ・ダブルクリックしていませんか？
私はこの時間を完全にやめて、 Windowsの「スタートアップ」機能を使っています。
仕組みは簡単。
パソコンが起動すると同時に、以下のツールが勝手にすべて立ち上がるように設定しています。
メールソフト
社内チャットツール
よく見るWebサイト（ニュース、社内ポータルなど）
パソコンの電源を入れたら、私はコーヒーを淹れに行くだけ。
席に戻る頃には、すべてのツールが開ききって「さあ、仕事できますよ」という状態で私を待っていてくれます。
「よし、これからメールを開くぞ」という小さな気合すら必要なし。席に座った瞬間、準備万端の状態で仕事がスタートできます。
2. トラブル対応はメールソフトの「クイック操作」で瞬殺
私は仕事柄、トラブル対応や問い合わせへの返信が多いのですが、ここで威力を発揮しているのがメールソフトの「クイック操作」です。
トラブル発生時は、一刻も早いレスポンスが求められます。
でも、焦って手打ちすると誤字脱字の原因にもなるし、精神的にも疲れますよね。 そこで、よく使う返信パターンをボタン一つに登録しています。
1クリックで「一次受け」完了。
例えば、問い合わせメールを受信した際、「一次受け（受領連絡）」ボタンをポチッと押すだけ。
宛先： 返信相手が自動セット
件名： 「【受領】お問い合わせの件につきまして」などが自動挿入
本文： 「ご連絡ありがとうございます。内容を確認し、担当者より改めてご連絡いたします」という定型文が入る
これをショートカットキーに登録しているので、メールを開いてボタンをポチッと押すだけで、相手への安心感を与える一次返信が完了します。
初動が速いと、その後の対応も落ち着いて進められます。
3. 「自分のメアド」すら打たない。辞書登録の活用
文章作成でさらに時間を短縮するために、パソコンの「単語登録（ユーザー辞書）」をフル活用しています。
自分の部署名やメールアドレス、間違えると面倒な英数字の羅列などは、すべて極限まで短い「読み」で登録しています。
「ぶしょ」 → 変換 → 「〇〇部 〇〇課 ○○チーム」
「めーる」 → 変換 → 「myname@example.co.jp」
「でんわ」 → 変換 → 「090-xxxx-xxxx」
「じゅうしょ」 → 変換 → 「〒100-xxxx 東京都……」
「ぶしょ」と打って変換キーを押すだけで、長い正式名称が一発で表示されます。
これなら入力ミスも起きませんし、何より「えーっと、正確な部署名はなんだっけ？」と考える脳の負荷もゼロになります。
自分が頑張るのではなく、PCに働いてもらう
ワーママに限らず、忙しい現代人は「マルチタスク」になりがち。 だからこそ、パソコンにお願いできる単純作業は、すべて設定一つで任せてしまうのが正解です。
スタートアップで、準備を自動化。
クイック操作で、メール対応を自動化。
辞書登録で、入力を最小化。
浮いた時間は、コーヒーをゆっくり飲む時間や、じっくり腰を据えて改善策について考えるなど、本当に頭を使いたい仕事に回す。
そんな「余白」を作るために、ぜひPCの設定を見直してみてください。