優先順位は「仕組み」で決める。定時で帰るワーママ仕事術
仕事と育児を両立していると、「仕事をいかに効率よく進めるか」は常に大きなテーマ。
特に私は、保育園のお迎え時間が決まっているため、残業ができません。
だからこそ、仕事中の1分1秒がとても貴重。「何から手をつければいいか迷う時間」がいちばんのロスだと感じていました。
そこでたどりついたのが、「仕事の優先順位を自分の頭で決めない」という発想です。 つまり、仕組みで勝手に決まるようにしてしまうということ。
私が実践して効果絶大だった、「判断を減らす」ための具体的な仕組みをご紹介します。
1. メールの優先順位は「自動振り分け」で決まる
私の職場では、毎日100通以上のメールが届きます。
そのほとんどがチーム宛の情報共有で、すぐに対応する必要がないものも多いのです。
以前は未読メールから1件ずつ確認して「これは誰宛かな？」「これは急ぎかな？」「後回しでいいかな？」と頭を使って判断していました。
でも、この「決める」という行為は、実は見た目以上にエネルギーを使うんですよね。
そこで気づいたのが、自分が対応すべきメールには、ほぼ「自分の苗字」が入っているという法則です。
●具体的な設定方法
メールソフトの自動振り分け機能を使い、以下のように設定しました。
メールソフトに「すぐやる」フォルダを作成する。
「自分の名前（〇〇様、〇〇さん）」という文字が本文に入ったメールだけが「すぐやる」フォルダに振り分ける設定をする。
朝メールソフトを立ち上げた時に「すぐやる」フォルダを見れば、
「今日まずやるもの」が自然と目の前に揃ってくれます。
迷う時間がなくなると、仕事はスムーズに進むようになりました。
もちろん、このルールに当てはまらないメールもあるので、自分宛のフォルダが片付いてから忘れずに確認します。
（○○と様の間にスペースがある時や「担当者様」宛で来るとき）
2. 「探す時間」をゼロにする、最強のアクセス動線
仕事上でよく使うフォルダってありますよね？
そこを開くのに手間取っては意味がありません。
そこで、「ワンクリックでそのフォルダを開ける」ための工夫を2つ徹底しています。
①よく使うフォルダは「ピン留め」する
フォルダの中で頻繁に確認が必要なフォルダは必ず「ピン留め（お気に入り登録）」をしています。
他の大量のフォルダに埋もれることなく、Windowsのエクスプローラーであれば、常に左側の定位置にある状態を作ります。
②デジタルノートに「フォルダのリンク」を貼る
私は仕事の司令塔としてNotionやOneNoteのような「デジタルノート」を活用しているのですが、その「今日のタスクページ」に、そのタスクで参照するべきフォルダへのリンクを直接貼っています。
こうすることで、
メールの「すぐやる」フォルダを確認
急ぎものものはすぐに対応する
朝、デジタルノートを開く
必要なタスクをこなす
という流れで仕事がスタートします。
3. デジタルノートで「脳のメモリ」を解放する
メール以外の情報管理やタスク管理も、このデジタルノートを「第二の脳」にすることで、自分の頭で覚えることをやめました。
プロジェクトごとにタブを作成： 案件ごとにページやタブを分け、進捗や議事録はすべてそこに書き溜めます。情報は「探す」のではなく「そこにある」状態にします。
「タスク」ページで今日やることを可視化： 前述のメール確認で発生したタスクや、その日やるべきことを箇条書きにします。
よくある質問ページ：よく聞かれる質問の答えを用意しておいて、コピペで回答ができるようにしています。
朝一番にこのデジタルノートの「タスク」ページさえ開けば、必要なメールフォルダへのリンクもあり、やるべきことも書いてある。
この「コックピット」のような場所を作ることで、始業と同時に迷わずトップスピードで仕事に入れます。
「仕組み」が仕事を楽にする
この「すぐやる」フォルダとデジタルノートの今日のタスクさえ終わらせていれば、自分の担当の仕事はちゃんと回っている。
そんな安心感が生まれたことで、仕事のプレッシャーがすっと軽くなりました。
もちろんどうしても時間の制約でできないタスクは周りの方にお願いすることもあるので、快くフォローしてくれるチームメンバーの方にはとても感謝しています。
今回は「ワーママの仕事術」としてご紹介しましたが、これは「残業を減らしたい」「限られた時間で成果を出したい」と願うすべての方に有効な方法だと思います。
忙しい人こそ、頭で考えて決める量を減らすことが必要です。
自分が頑張って管理するのではなく、仕組みに助けてもらう。 その状態をつくるだけで、心の余白も行動の余裕も大きく変わっていきますよ。