チャットが長引く本当の理由——ズレを止める「3往復ルール」

※本記事は第6章「小さなズレを放置しない」の内容です。

ここまでで、プロジェクトを前に進めるための考え方と実務について整理してきました。

小さなズレは気づかないうちに積み重なりますが、実際の現場では進めているはずなのになぜか話が噛み合わず、ズレが広がっていくことがあります。

・チャットのやり取りが増える
・説明しても理解されない
・関係者が増えて収拾がつかなくなる

こうした状態は、一つ一つは小さな問題に見えますが、
放置するとプロジェクト全体を崩す原因になります。

本章では、こうした「小さなズレ」がどのように生まれ、
どうすれば早い段階で止められるのかを解説します。

難易度：⭐
改善効果：⭐⭐⭐

この問題、ほとんどの現場で起きています。

TeamsやSlackなどのチャットで、何回もやり取りしても結局よくわからない、結論が出ないことがあります。

これ、地味にダメージ大きいです。

その文章を書くのにすごく時間がかかっているにもかかわらず、結局「よくわからん」だと効率が悪すぎです。

「AIを使ってチャットの返信文を作っているからタイパは悪くない！」
と思っていても、実際はどうでしょうか？

1日にどれくらいチャットやメールをしているか、ちゃんと計測してみると面白いかもしれません。

ちなみに日々の業務でチャットが占める割合データは見つかりませんでしたが、ビジネスチャットの利用頻度は「ほぼ毎日頻繁に活用」が62.1％だそうです。

私は業務上、ムダが一番多いのは「会議」で、その次が「チャット」だと考えています。

そのため、業務改善をしたい私としてはチャットの改善に切り込んでいきたいと考えています。

実際にあった事象

AさんからBさんへ仕様確認の質問をし、Bさんから回答があったものの、回答内容がわからなかったため、再度Bさんに質問をした。

そんなやり取りを重ねていくうちにCさんやDさんなど登場人物も増え、
「そもそも、なんでこれは〇〇なの？」
など、話題も発散して収拾がつかなくなった。

なぜチャットでズレが広がるのか

チャットは便利ですが、次の特徴があります。

・文脈が共有されにくい
・前提が省略されやすい
・解釈が人によって変わる

そのため、やり取りを重ねるほど少しずつズレが大きくなり、気づいたときには険悪なやり取りになったり、何の話だったか分からない状態になることがあります。

では、どこで止めるべきでしょうか？