【自己完結能力】「改善」より先に「基準」を決めろ
ビジネスパーソンにとって必要なスキルのひとつ、自己完結能力。
課題を見つけ、解決策を模索し、解決へ導く。
これを自分で完結できるビジネスパーソンは強いです。そして、この能力を磨くアクションが、「ふりかえり」です。
何がうまくいったのか
どこが失敗する原因になったのか
ふりかえりをするときに私が大切にしている、「基準」についてのお話です。
1.改善の行動よりも基準が大事
失敗をした時、さらなる成功を求める時、ビジネスパーソンは「改善」を図ります。
まず前提として、自分でさらなる高みを目指して改善を図る人は、ビジネスパーソンとして素晴らしいです。上司から言われてやるか、言われてもやらない人がほとんどだからです。
そんな改善を図る際、「行動」を考えることから始めていませんでしょうか？
アポイントを増やす
残業を減らす
タイピングを練習する
具体的な行動は大切です。あいまいな行動だと、何をやったらいいか迷ってしまうから。
しかし、より精度の高い改善にするには、目的と基準が大切です。例えば上記の行動に「目的」を追加してみましょう。
成約数を増やすため、アポイントを増やす
仕事の生産性を上げるため、残業を減らす
議事録作成に遅れないため、タイピングを早くする
目的を追加したことで、なぜその行動をするのかが明確になりました。この時、目的と合ってないと感じたら、その行動は改善に直結しないかもしれません。思いついたアイデアが目的に合致しているのかは、改善のアイデアとしては非常に重要です。
次に、今回のテーマである「基準」を追加してみます。
成約数を増やすため、「先週の平均より」アポイントを増やす
仕事の生産性を上げるため、「先月の自分より」残業を減らす
議事録作成に遅れないため、「先月の寿司打のスコアを更新して」タイピングを早くする
基準＝比較対象です。増やす・減らす・早い、は比べるものがないと客観的に良くなったか悪くなったかを判断することができません。この比較対象を作ることこそが、ふりかえりをする上で重要な指標になるのです。
2.どうやってふりかえるか
比較対象とセットで行動を考える話をしてきました。
行動を考えて、実際に行動するものの、いざ週末や月末などの節目になったとき、比較対象を決めていないことで、結局よくなったのかわからないという人を良く見ます。あとから基準を決めて、ここよりはよくなってるからOK！みたいな人もいます。
仕事とは、「約束」だと思います。
この仕事を頑張ってくれたら給料を払うよ
お金を払うからおいしい料理を提供してね
これらも、給料や提供されるメニューが事前にわかっているから、労働やお金などのコストを払うわけです。改善の行動も同様です。
「この時よりも良くするために、こういう行動をするよ」
比較対象がなければ、約束を果たしたかどうかはわからないわけです。
3.数字で測れる？
その比較対象ですが、数字で測れることが好ましいと思っています。
理由はシンプルで、ふりかえりやすいからです。
先の例でいくと、先週のアポイント数や先月の残業時間、寿司打のスコアなどです。
ですが仕事とは、数字で測れないことも多く存在します。定量的に測れない、言語化のしづらいことばかりです。そこをあえて定量的に計測できるようになれれば、ビジネスパーソンとしてひとつ上のレベルにいけると思います。
あいまいな目標や目的は、モチベーションを維持することが難しいです。どうしたら数字で測れるか、言語化できるのかを考える作業そのものが大切です。
言語化や定量化については、以下の投稿でもまとめています。
4.まとめ
今回は、業務改善のための「基準」の重要性についてまとめてきました。
基準を考えることは、他者への指示が明確になったり、自分自身をコントロールできるようになったり、よいことばかりです。
ぜひ自分自身の基準を言語化していきましょう！
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