#06  “理事会運営心得帖” なるものを作ってみたら、心が楽になった⁈かも。

新米理事だけど、管理会社に何から何までの「おんぶに抱っこ」の理事会運営だけはしたくない！との意気込みだけはある。
多くの管理組合にみられる輪番制での理事選出だが、均質・継続的な運営を続けるためには、行動基準なるものを示す必要があるだろう、と思う。

総会で選出された理事が初めて行う理事会において、全員で唱和し、署名するのも良い。あの人はやる気がない、など簡単に言うが「何をしたら良いかわからない」が正直な感情だと思う。年間を通じての活動予定も記されています。住民間のコミュニケーション醸成法やイベント開催のヒントも含まれています。嫌々で一年間を過ごすのでは組合にとっても残念なことになります。やるべき姿が見えれば、理事会が緊張感と充足感を感じながら、運営できるようになれば、素晴らしいことと思います。

無用なストレスから解放されるためには、管理会社との「管理委託契約書」を理事会で丁寧に読み込むことが大切です。管理会社が日常的に行う業務やその頻度などが詳細に記されています。「任せる部分は任せ、それをチェックし、必要なら詳細の報告を待つ」の姿勢を持てばだいぶ軽減化されるでしょう。丁寧に読み込んでみましょう。

委託契約内容は「マンション管理の適正化の推進に関する法律：平成12年第149号」に拠って作成されていますので、全管理会社共通事項の筈です。
（⇒委託契約）と記した箇所はぜひご確認していただきたい部分です。
この確認をするだけで、スーッと肩の荷が下りることと思います。

1. 理事会の運営　（運営支援⇒委託契約）
理事会の開催： 定期的(毎月一回以上)に理事会を開き、議題の確認や意思決定を行います。
議題の準備：修繕計画や予算案など、議題を事前に整理します。
議事録の作成： 会議内容を記録し、住民に公開します。

2. 管理会社との連携　⇒委託契約
日常業務の確認：清掃、設備点検、管理費の収支状況を確認します。
契約内容の確認：管理会社との契約内容を見直し、必要に応じて更新または変更を行います。　※「管理委託契約」に含まれない事項はOPとなる。

3. 修繕計画の考えと実施
長期修繕計画の策定：建物や設備の老朽化を防ぐため、修繕計画を立てます。長期修繕計画書の作成は5年～7年ごとが目安になります。
見積りの取得：必要な修繕の見積りを取り、住民に説明します。
工事の監督：修繕工事が適切に進められるよう確認します。

4. 会計管理　⇒委託契約
管理費・修繕積立金の管理：収益状況を把握し、適切に管理します。
予算案の作成：来年度の予算案を作成し、総会で承認を得ます。

5. 総会の開催と運営　⇒委託契約
定期総会の準備：必要な資料を作成し、住民に配布します。
議案の説明と承認：修繕計画や予算案など、住民に提案して承認を得ます。

6. トラブル対応　⇒委託契約
住民間のトラブル解決：騒音やゴミ出しなどの問題について仲裁を行います。緊急事態の対応：水漏れや緊急など、緊急事態に迅速に対応します。

7. 防災対策
防災訓練の実施：地震や火災に備えた訓練を企画します。
備品の管理：非常用備品の点検や交換を行います。

8.コミュニケーションの促進
住民間の連携強化：イベントの企画や情報共有を大切に住民の交流を行っています。
アンケートの実施：住民の意見を収集し、改善点を把握します。

9.建物内外を目視し、現状を把握する　⇒委託契約
　9-1. 建物・設備の劣化確認⇒管理会社が定期的に行います。
　外壁：ひび割れ、塗装の剥がれ、雨漏りの跡を確認。
　歩道・階段：滑りやすい箇所、破損や凹みがないか。
　屋上防水:防水シートのズレや浮きがないか。
　バルコニー：排水口の見通しや手すりの劣化をチェック。
　エントランス：ドアの動作やインターホンの不具合確認。

　9-2. 設備の動作確認　⇒管理会社が定期的に行います。
　エレベーター：異音や不規則な動作の有無、定期点検の実施状況。
　給排水設備：水漏れや異臭、配管の状況を目視確認。
　消防設備：消火器の使用期限、火災報知器及び避難経路表示の整備状況。
　照明：共用部の照明の点灯状態、消耗品の交換時期確認。

　9-3.敷地内の環境確認　⇒管理会社が定期的に行います。
　駐車場・駐輪場: 駐車区画の破損や使用状況、ルールの有無。
　ゴミ置き場： ゴミ出しルールの順守、清掃状況、害虫の発生。
　植栽・緑地：枝の伸びすぎや病害虫の発生、剪定の必要性。
　通路や敷地内の舗装：ヒビや陥没、水たまりができる箇所の確認。

　9-4. 安全対策の確認
　防犯設備：防犯カメラの稼働状況、センサーライトの設置状況。
　鍵やセキュリティシステム：オートロックや共用部の鍵の点検。
　避難経路： 障害物がないか、避難口誘導灯の点灯確認。
　災害備蓄品：非常時に使える飲料水や食料、発電機の点検。

　9-5. 利用ルールの確認
　共用スペースの使用状況：中庭、エントランスホール等の利用ルールが
　守られているか。
　地下駐輪場、小型バイク置き場、1階店舗の周辺（ゴミ置き場など）も
　含めて確認する。

　9-6.定期点検の計画と実施
長期修繕計画に沿って、計画通りに点検や修繕が行われているか確認。
必要に応じ専門業者に依頼して詳細な診断を実施（建物診断、調査など）。

　9-7. 住民からの意見収集
苦情や要望：定期的に住民から意見を募集し、共用部の改善点を把握しています。
ヒアリング：実際に必要な点や気付いた問題点を住民から聞いてください。

10 データの記録と保存　
　10-1.目視確認の結果を記録し、写真やメモを残します。
　定期的なチェックリストを作成し、理事会で共有します。

　◆保存方法の実例は、
「新米理事の奮闘記_02　資料のPDF化」をご参照ください。