#02 過去の総会議事録等の資料をすべてPDF化して分かったこと

理事に就任して、最初の理事会開催まで少し時間がありました。その間に、過去の議事録や総会資料を読み込んでおこうと思い、本棚から8年分の資料を取り出したのですが——思った以上に量が多く、正直どこから手をつけてよいか迷いました。

とはいえ、せっかく目を通すのであれば、後からも活用できる形にしておきたい。そう考え、「すべてPDF化してアーカイブ化してしまおう」と思い立ちました。

スキャナーはすでに処分していたため少し躊躇しましたが、試しにスマートフォンを確認すると、GoogleDrive上でカメラ機能からそのままPDF化できることに気づきました。

実際にやってみると、これが非常に便利です。紙資料を撮影するだけでPDFとして保存され、そのままクラウド上に蓄積されていきます。

この作業に約4日ほどかかりましたが、結果として過去資料の大半をデータ化することができました。

さらに、2017年に実施された第1回大規模修繕の資料（ファイル2冊分・かなりのボリューム）も確認したところ、「電子納品CD」が保存されており、施工会社やコンサルタントの資料はそのままデータとして取り込むことができました。整理された目次構成も非常に参考になりました。

次に行ったのが、フォルダ構成の整理です。
以下のように分類しました。

01 総会
02 理事会
03 管理規約
04 届出書
05 各種図面
06 大規模修繕
07 修繕委員会
08 定期点検・清掃・作業報告
09 契約書・保険関係
10 外部会議室関連
11 その他・未整理資料

結果として、約8GBのアーカイブが完成しました。

GoogleDriveの検索機能は非常に優秀で、必要な資料をすぐに見つけることができます。理事会への出席も、スマートフォン一つあれば十分ではないかと感じています。

今回の作業を通じて強く感じたのは、過去資料の整理は手間はかかるものの、非常に効果の高い作業であるということです。

事前に資料を把握しておくことで、理事会での理解が深まり、的外れな質問を減らすことにもつながります。

同じように理事を務める方にとって、少しでも参考になれば幸いです。