📊数字は会社の本音を語る🔍記帳は税務署のためではない――領収書の山から経営は見えない

「決算前にまとめて渡します」という恐怖

ミカ：教授、社長から大きな紙袋を預かりました。領収書が一年分、きれいに詰まっています。
教授：それは「きれいに詰まっている」とは言いません。会計事務所では、発掘前の遺跡と呼びます。
ミカ：社長は「毎年これで決算できているから大丈夫」と自信満々でした。
教授：決算書を作るだけなら、何とかなる場合もあります。しかし、一年分を後から記帳しても、過ぎ去った経営判断は取り戻せません。
ミカ：記帳は、税金を計算するためだけではないのですか。
教授：それが大きな誤解です。記帳とは、会社で起きた取引を日付、金額、相手先、内容に基づいて記録することです。税務申告にも必要ですが、本来は会社の現在地を知るための経営インフラです。
ミカ：カーナビなしで一年間走り、決算日に「ここはどこでしょう」と聞くようなものですね。
教授：しかも燃料計も壊れています。

記帳しなければ、社長の記憶が会計基準になる

ミカ：小さな会社なら、社長が取引を覚えていることも多いですよね。
教授：社長はよく言います。「だいたい頭に入っています」と。
ミカ：頼もしいです。
教授：では、三か月前に支払った18万7,000円の内容を聞いてみましょう。
ミカ：急に視線が遠くなりそうです。
教授：「たしか取引先との食事だった」「いや、備品だったかな」「社員が使ったかもしれない」。こうして、社長の記憶が三つに分裂します。
ミカ：仕訳も三択問題になりますね。
教授：人の記憶は、記録の代わりにはなりません。 領収書、請求書、契約書、通帳などの証拠に基づき、その都度記帳するから、後から取引を説明できます。
ミカ：記帳していない会社では、会計担当者が歴史学者になりますね。
教授：しかも史料が足りない歴史学者です。

架空の実例1　売上は増えたのに、お金が消えた会社

ミカ：記帳が経営判断に役立つ実例を教えてください。
教授：架空の「青空工具株式会社」を考えましょう。社長は売上が前年より増えたので、「今期は絶好調だ」と喜んでいました。
ミカ：良い話ですね。
教授：ところが、銀行預金は減っていました。毎月きちんと記帳して確認すると、三つの問題が見つかりました。
一つ目は、値引き販売が増えて粗利益率が下がっていたこと。二つ目は、売掛金の回収が遅れていたこと。三つ目は、売れにくい在庫を大量に仕入れていたことです。
ミカ：売上は増えた。でも利益と現金は増えていなかった。
教授：そうです。社長は売上高だけを見ていました。しかし記帳された数字は、こう語っていました。
「社長、忙しくなっただけで、会社はあまり豊かになっていません」
ミカ：数字は遠慮しませんね。
教授：数字は社長の機嫌を取りません。だから役に立つのです。

記帳は、異変を早く見つける警報装置

ミカ：一年分を決算時にまとめて記帳しても、同じ問題は分かるのではありませんか。
教授：分かるかもしれません。しかし、その頃には一年近く問題が続いています。
ミカ：粗利益率が落ちていたとしても、値上げの機会は過ぎている。
教授：売掛金も回収が難しくなり、在庫も倉庫で立派に成長しているかもしれません。
ミカ：在庫は育っても、花は咲きません。
教授：記帳を毎月行い、月次試算表を確認していれば、変化を早く発見できます。

• 売上は伸びているのに粗利益が減っている

• 特定の経費だけ急に増えている

• 売掛金が長期間残っている

• 在庫が売上以上に増えている

• 借入金が増えているのに預金が残っていない
  こうした異変は、記帳して初めて数字として見えるのです。
  ミカ：記帳は過去を記録する作業ですが、目的は未来の事故を防ぐことですね。
  教授：そのとおりです。バックミラーですが、事故防止装置でもあります。

架空の実例2　請求漏れを「来月の売上」にしていた会社

ミカ：売上の記帳にも問題が起きますか。
教授：架空の「なにわ設備サービス株式会社」では、工事が終わったら現場担当者が事務員に報告し、請求書を発行する仕組みでした。
ミカ：普通の流れに見えます。
教授：ところが、忙しい現場担当者が報告を忘れ、請求書が発行されていない工事がいくつもありました。
ミカ：仕事は終わっているのに、請求していない。
教授：社長は「来月まとめて請求すれば、来月の売上が増える」と笑っていました。
ミカ：売上の先送りを前向きに解釈していますね。
教授：しかし、請求が遅れれば入金も遅れます。取引先から「今ごろ何の請求ですか」と言われることもあります。
月ごとに工事完了記録と売上を照合していれば、請求漏れを早く発見できました。
記帳は、入ってきた資料を入力するだけではありません。記録同士を照合し、抜けを見つける仕事でもあります。

記帳は会社を守る証拠になる

ミカ：記帳には、経営管理以外の役割もありますか。
教授：あります。取引先との紛争、従業員との精算、税務調査、金融機関への説明などで、帳簿や証拠書類は会社を守ります。
ミカ：「確かに支払いました」「そんな商品は受け取っていません」と争いになった場合ですね。
教授：はい。請求書、納品書、振込記録、会計帳簿が整っていれば、取引の流れを説明できます。
ミカ：反対に、社長の記憶しかなければ。
教授：「私は覚えている」と主張することになります。
ミカ：相手も「私は違うように覚えている」と言えば、記憶力選手権ですね。
教授：会社経営を記憶力選手権にしてはいけません。適時に作成された帳簿は、後から都合よく作った説明より強いのです。

架空の実例3　社長への貸付金が育った会社

ミカ：記帳をしていても、内容を見ていなければ意味がないのではありませんか。
教授：そのとおりです。架空の「桜井商会」では、社長が会社のカードを私用でも使っていました。経理担当者は内容が分からない支出を、とりあえず社長への貸付金として処理していました。
ミカ：「とりあえず」は経理でよく育つ言葉ですね。
教授：一年後、社長貸付金は800万円になっていました。
ミカ：社長は驚いたでしょう。
教授：「そんなに借りた覚えはない」と言いました。
ミカ：また記憶の登場ですね。
教授：毎月記帳し、内容を確認していれば、数万円の段階で止められました。ところが決算時に一年分をまとめると、問題も一年分まとめて届きます。
記帳は、問題を作らないためのものではありません。問題が小さいうちに気づくためのものです。
ミカ：小さな「とりあえず」が、決算書では立派な資産になりますね。
教授：銀行には、あまり歓迎されない資産ですが。

銀行が見たいのは、申告書より会社の管理能力

ミカ：記帳は融資にも関係しますか。
教授：大いに関係します。銀行から「直近の試算表をください」と言われたとき、すぐに提出できる会社と、「半年分まだ入力していません」という会社では印象が違います。
ミカ：後者は、会社の現在地を社長自身も知らないということですね。
教授：そう受け取られる可能性があります。銀行は数字だけでなく、その数字をどのように管理しているかも見ます。
ミカ：試算表が早く出る会社は、問題への対応も早そうです。
教授：そのとおりです。売上、粗利益、資金繰り、借入返済を社長が説明できれば、金融機関との対話も具体的になります。
ミカ：「たぶん大丈夫です」は融資資料になりませんね。
教授：社長の自信は添付書類にはできません。

記帳を経理担当者だけの仕事にしない

ミカ：記帳は経理担当者に任せればよいのではありませんか。
教授：入力作業は任せても構いません。しかし、数字を確認し、経営判断に使うのは社長の仕事です。
ミカ：社長が仕訳を全部切る必要はない。
教授：ありません。ただし毎月、最低でも次の点は見るべきです。

• 売上と粗利益の推移

• 預金残高と資金繰り

• 売掛金の回収状況

• 在庫の増減

• 大きく増えた経費

• 借入金の残高と返済予定
  ミカ：記帳は経理が行い、数字に質問するのは社長。
  教授：そうです。社長が数字に質問すると、帳簿は経営資料になります。誰も見なければ、帳簿は数字の倉庫です。

記帳の品質は「早さ・正しさ・説明できること」

ミカ：良い記帳とは、どのような記帳でしょうか。
教授：三つあります。
まず、早いこと。数か月後ではなく、経営判断に間に合う時期に記帳する。
次に、正しいこと。証拠資料に基づき、適切な日付、科目、金額で処理する。
そして、説明できること。誰から何を買い、なぜ支払い、どの事業に関係するのかが分かるようにする。
ミカ：入力されているだけでは足りないのですね。
教授：摘要欄に「支払」としか書かれていない仕訳を見たことがあります。
ミカ：何を支払ったのでしょう。
教授：それを知りたいのはこちらです。
ミカ：帳簿が禅問答になっていますね。
教授：良い帳簿とは、半年後の自分や第三者が見ても取引を再現できる帳簿です。

まとめ――記帳は会社の記憶である

ミカ：今日の結論は、記帳は税務申告のためだけではない、ですね。
教授：はい。記帳には、少なくとも四つの役割があります。
会社の利益と財産を正しく知る。
異常を早く発見する。
取引の事実を証明する。
社長、銀行、税理士が同じ数字で話せるようにする。
ミカ：領収書を紙袋に入れておくだけでは、会社の記憶にはならない。
教授：単なる資料の保管です。取引を整理し、帳簿へ記録し、毎月確認して初めて、経営に使える記憶になります。
ミカ：最後に一言で言うと。
教授：記帳とは、過去を残す作業ではありません。未来の判断を間違えないために、会社の記憶を整える仕事です。
ミカ：では、あの紙袋を整理しましょう。
教授：その前にコーヒーを一杯。
ミカ：領収書は一年分あります。
教授：では、ポットごと持ってきてください。