「形だけの委員長」のつもりでした｜管理組合日記 #1

「大規模修繕委員長といっても、形だけだろう」

それが、引き受けたときの本音です。
理事も兼務しているので、理事会にも参加しています。
うちは委員会→理事会を同じ日に開催。
最初の会議で、ちょっと不安になりました。

それは、大規模修繕以前の「もっと基本的なこと」です。

議論じゃなくて、説明が多い

資料は紙で当日配布。
説明を聞いて質問する。
それから、やっと議論に入る。
正直、効率が悪いんです。

貴重な休日に３時間以上の会議はつらい･･･

このままでは、大規模修繕が本格化したら時間が足りない。
私の貴重な休日が丸一日潰れてしまう。
それは避けたい。
せめて2時間前後にしたいと思いました。

まず変えたのは「事前メール送付」

読むか読まないか自由です。
でも、必ず事前に読んでくれる理事がいます。
すると、次からは、他の理事も読んできてくれる。

会議が短くなると、空気が変わります。
今は当日説明だけで終わる話は減り、すぐ議論に入れます。

雰囲気も変わってきました。
横道に逸れがちだった会議が、少し締まってきて、
建設的な話が増えたのを感じます。

ＩＴ化は「仕組み」として取り組む

将来的にはWeb会議も必要になると思います。
でも、理事会という場を考えると、まだ少し早い気がします。

普段使わない方からすると、Web会議はハードルが高い。
だから「急ぎすぎず」です。

理事が変わったから導入するより、
大規模修繕という「普段とは違う体制」になるタイミングで取り入れた方が自然です。

そこで、コンサルの「提案・工夫」として出してもらう形にしようと思っています。
大規模修繕の流れの中でやれば、受け入れやすいんじゃないかと。

具体的な方法は、今後、大規模修繕の記事で紹介してきます。

「人を変える」のではなく「場を整える」

少しずつ、少しずつです。

幸い、今のメンバーは協力的です。
理事は1〜2年で交代しますが、修繕委員長は工事完了まで、
あと3年ほどあります。

私がいる間に、整えられるものは整えるつもりです。

オンライン化、クラウド化、総会のWeb活用。
簡単ではありませんが、誰かが始めなければ進みません。

まず必要なのは、
人を変えることではなく、議論の場を整えること。

だから、最初に場を整えることから始めていきました。

形だけのつもりだったはずが、
気づけば「形」を整える役目になっていました。

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この「場を整えた」結果、コンサル選定プロセスを実務としてどうまとめていったか、こちらの連載「設計編」をご覧ください

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