怒られたくなくて、報告を先延ばしにしてしまうとき
報告を先延ばしにしてしまうとき、報告の必要性が分かっていないとは限りません。
むしろ、その報告が大事なものだと分かっているからこそ、報告した後に起こりそうなことまで考え続け、動けなくなることがあります。
特に、進捗が予定より遅れているとか、小さなミスに気づいたとか、バツが悪い報告のときに、そうなりがちなものです。
実は私自身、若い頃にこうした経験があります。
クライエントさんに次回来所していただく日程を、ご相談しなければいけないのをすっかり忘れていました。気づいたのは、2週間ほど経ってから。すぐに報告して相談すればよかったのに、「ヤバい…」と思って、そこからさらに数日、上司への報告が遅れてしまいました。
あのとき頭の中にあったのは、忘れていた予定をどう取り戻すかということより、どう伝えれば怒られずに済むか、ということばかりでした。
こうした場面では、上司の顔が浮かんで緊張し、
「もう少し進めてから伝えよう」
「原因を調べて、説明できるようになってからにしよう」
などと考えて、報告を先延ばしにしてしまいます。
そうすることで、そのときは、強い口調で責められたり、嫌な顔をされたりする、そんな場面に直面せずに済みます。それで少しだけ緊張が下がるので、ひとまず目の前の仕事へ戻れることもあるでしょう。
けれど、長い目で見れば、報告していないこと自体が、今度は新しい不安になります。
時間がたつほど、「なぜもっと早く言わなかったのか」と言われる可能性が加わります。最初は進捗を伝えるだけという小さなものだったはずなのに、報告が遅れた理由という言い訳まで、説明しなければならないように感じてきます。伝える中身そのものは、最初とほとんど変わっていないのにです。
こうして、報告は少しずつ、心理的な負担の大きな仕事になっていってしまうのです。
怒られないための準備が、報告を重くする
「もう少し進めてから」「原因を調べてから」と考えて、結果的に先延ばしになってしまうのは、仕事をさぼりたいからではありません。そのほうが、相手の反応が少しはやわらぐかもしれないと感じているからだったりします。
つまり、報告の前に用意しようとしていたのは、説明というより、怒られないための備えです。
だからこそ、ただ状況を伝えるだけでは足りないように感じます。原因をはっきりさせて、今後の対策まで決めて、責められても答えられるように身構えておく。そこまでできて、ようやく報告してよいように思えてしまうのです。
ただ、実際の仕事では、すべてを解決してから伝えることだけが報告ではありません。まだ分からないことが残っていても、途中経過であっても、まず現在の状況を共有することが必要な場面もあります。
報告を先延ばしにしてしまったとき、「自分は無責任だ」「仕事から逃げた」などと、すぐ自分にネガティブな評価をする前に、報告という行動を、自分でどこまで大きく捉えてしまっていたのかを見てみてください。
「完成した報告」ではなく、途中経過を共有する
報告のハードルが高くなっているときは、最初から完璧な説明をしようとせず、現時点の状況だけを短く共有する形まで小さくしてみます。
これは実は報告に限らず、『やるべきこと』や『やろうとしていること』は、分解して小さくし、具体化したほうが、先延ばししにくくなるのです。
例えば、学生時代を思い返してみてください。「勉強しなくちゃ」だけだと何から手を付けていいかわかりにくいですが、それを分解して「この前、ケアレスミスをした数学の○をやろう」と考えたら、行動を起こしやすくなりますよね。
仕事の報告で言えば、
「現在ここまで進んでいます。○○の確認で止まっているため、まず状況を共有します。確認でき次第、続けて報告します」
という伝え方です。
実際の職場や内容に合わせた調整は必要ですが、ここで大切なのは、相手を納得させるところまで一度に背負わず、まず報告を始めることです。
もちろん、報告するたびに怒鳴られる、人格を否定されるなど、伝えること自体が強い負担になっているなら、本人の勇気や伝え方だけの問題にはできません。業務に支障が出ている場合は、一人で抱えず、信頼できる人や職場の相談先へ状況を共有することも必要です。
報告しようとしてはやめ、時間だけが過ぎていたとしても、次に伝えるとき、完成した説明を用意しなくても構いません。
まず状況を共有するところからでも、報告は始められます。
まだ報告そのものへ動くのが難しく、夜のうちに何をしておけばよいか迷うときは、「明日確認することを一つだけ残す」という方法もあります。