【組織のAI活用#198】Googleドライブの「プロジェクト機能」で仕事の情報をAIにまとめて教えてもらう方法

こんにちは！寺田です。

現在は、デジタル関連会社のAI推進者などのAI活用者のコミュニティである「AI Digital Community (ADC)」の代表理事や、顧客事業の「×AI化」をサポートするFURIKAKE Partners(株)と組織のAI活用を支援するプロダクトを提供するAI Portalize(株)の代表取締役を務めており、様々な側面から組織のAI活用をサポートしています！

ここ最近、AIの進化が本当に早くて、情報を追いかけるだけでも結構大変ですね。

最近、GoogleドライブにAI活用における強力な新機能が登場しました。

Google Workspace環境ににおいて、これまでは、情報の集約し、AIを活用する際は、NotebookLMを活用しているケースが主流だったかと思いますが、それと似ていつつも、いくつかの違いがあるGoogleドライブの「プロジェクト機能」ができました。

今回は何ができるかであったり、NotebookLMとの違いや活用例に関して書いていこうと思います。

ドライブの中に現れた「プロジェクト機能」

今回ご紹介するのは、Googleドライブのサイドバーに新しく追加された「プロジェクト」という機能です。
一言でいうと、特定の仕事に関連するファイルやメールを一つの場所に集めて、AIと対話できる専用の部屋を作るような機能です。
サイドバーにあるプロジェクトのボタンを押すと、専用の管理ページに移動します。
ここで新しくプロジェクトを作成し、自分がAIに読み込ませたい「ソース（情報源）」を追加していくのが基本的な流れになります。

この「追加」ボタンを押すと、Googleドライブからの追加、あるいはGmailからの追加を選択できる仕組みになっています。
現状では、Gmailからの追加機能はすべてのアカウントで開放されているわけではないようですが、順次使えるようになっていくはずです。
つまり、ドライブ内の資料だけでなく、メールのやり取りもAIの知識として取り込めるようになるということです。

ファイルを1つずつ選ぶ手間がなくなる

このプロジェクト機能を使ってみて、個人的に一番たすかるのが、特定の「フォルダ」を丸ごとソースに指定できるという点です。
例えば、NotebookLMでは、ソースにファイルを一つずつ選んで設定する必要がありました。
ファイルが100個あれば、100回ポチポチと操作しなければならず、これは結構大変ですし、増減するとその追加対応は現実的ではありません。

ただ、今回のプロジェクト機能では、マイドライブだけでなく「共有ドライブ」の中にあるフォルダもそのまま指定できます。
つまり、そのフォルダの中に新しいファイルが増えても、AIが自動的にそれを認識してくれます。
毎回設定し直す必要がなく、常に最新の情報に基づいた回答が得られるようになります。

イメージとしては、営業チームで使っている「商談の文字おこしファイルが格納されているフォルダ」をそのまま指定するような使い方が考えられます。
Google Meetの録画データが保存されるフォルダを指定しておけば、新しい商談が終わるたびに、それがソースに入ってきます。
「あの商談で何を話したっけ？」と一か所でAIに聞くだけで内容を把握できるようになります。

メールや予定表からも情報を集めてくれる

さらに、ソースとしてGoogleの他のサービスとも連携できる点です。
画面上にある「Geminiにソースの検索を許可する」というスイッチをオンします。

これを有効にすることで、Googleカレンダーの予定やGoogleチャット、そしてGmailの情報までをソースとして活用できるようになります。
デフォルトではオフになっているため、使う際は都度オンにする必要があります。

Gmailから情報を直接追加する際は、検索バーでメールを検索し、選択したメールをソースにそのまま入れられます。

つまり、これまでは「あの資料はドライブにあるけど、補足情報はメールにある」といった状況で、人間が情報の橋渡しをしていました。（または、メールの内容をGASやGoogle Workspace Studioをつかって、別のソースに転記したり）
プロジェクト機能を使えば、その橋渡しが簡単に可能になります。

※Google Workspace StudioとGem、NotebookLMの連携については、こちらの記事もご覧ください。

Gemも起動させて、そこにも同様のソース設定できる

さらに一歩進んだ使い方として、作成したGemとの組み合わせがあります。
「その他のオプション」から、自分が登録したGemを選択して実行できる機能がついているのも大きな特徴です。
例えば、「議事録の内容を整理して図解にする」という指示を覚えさせたGemがあったとします。
プロジェクト機能で議事録がたまっているフォルダを読み込ませた状態で、このGemを呼び出す。
そうすると、フォルダ内の情報を使いながら、Gemが特定の役割（秘書や編集者など）として振る舞ってくれます。

このGemのソースとして、各フォルダなどの情報を同様にもってくることができます。

※GoogleのAIサービス・各機能のそれぞれの役割については、こちらの記事もご覧ください。

「NotebookLM」との違いと、実務における使い分け

ここまででNotebookLMとの差に関しても増えてきましたが、改めて整理していきます。

違い1. 「フォルダ単位」か「ファイル単位」か（運用の手間の違い）

1つ目の大きな違いは、先述した「情報の取り込み方」です。

• NotebookLM：ソースを追加する際、ファイルを1つずつ、あるいは複数のファイルをポチポチと手動で選択してアップロードする必要があります。資料が追加・更新されるたびに、人間が再度アップロードの手間をかけなければなりません。

• プロジェクト機能：フォルダ単位での指定が可能です。一度フォルダを紐付けてしまえば、その中でファイルが追加・修正されても自動で同期されます。

この違いから、「日々の業務でデータが頻繁に更新されるもの」はプロジェクト機能、「すでに完成している一定量の資料をじっくり読み解きたいもの」はNotebookLM、という切り分けができます。

違い2. Googleの各アプリとの連携

2つ目は、連携できるソースの広さとその深さです。

• NotebookLM：Googleドライブ内のドキュメントやスライドのほか、手元のPDF、テキストコピー、WebサイトのURLなどを読み込めますが、基本的には「独立した静的なファイル」を対象としています。

• プロジェクト機能：Gmailやカレンダー、将来的にはGoogleチャットなど、Googleのコミュニケーションアプリをソースの検索対象に含めることができます。

現在はまだベータ版としての側面が強く、連携できる範囲は一部に限られていますが、今後はより密に連携してくるのではないかと考えています。「誰からいつメールが来て、どんな会議の予定が入っているか」という、ビジネスの動的な文脈までをAIが把握できるのはプロジェクト機能の圧倒的な強みです。

違い3. 「社内情報の集約」か「外部情報のリサーチ」か

3つ目は、対象とする情報の性質です。 現時点での仕様を比較すると、以下のような使い分けが最もフィットします。

• 【外部の情報インプット・研究はNotebookLM】 NotebookLMは、外部のウェブサイトのリンクや、YouTubeの動画（文字起こし）などを取り込むのが非常に得意です。そのため、「競合他社のリサーチ」「新しい技術トレンドの勉強」「公開されている論文の読み込み」など、外部の情報を集約して自分の知肉にするシーンに向いています。

• 【社内情報のストック・活用はプロジェクト機能】 一方でプロジェクト機能は、現時点では外部のウェブサイトやYouTubeのリンクなどは直接取り込みづらい仕様になっています。その代わり、社内の共有ドライブやメールを扱うのが得意です。つまり、「社内にすでに存在する、あるいは日々生まれる情報を集約・管理するシーン」に特化しています。

顧客管理やプロジェクト管理から活用してみて

まずは、顧客ごとのプロジェクトや、特定のタスクごとのプロジェクトをつくってみて、使ってみてください。

まだ出たばかりの機能なので、今後さらに使い勝手は良くなっていくはずです。まずは触ってみて、「自分の仕事のどの部分が楽になるか」を体感してみるのが、AIを使いこなすための何よりの近道です。

アップデートが多くあるためキャッチアップも大変ですが、一度触っておくだけでその先のインプット速度も変わってきます。

読んでいただきありがとうございました！
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ちなみに、組織におけるAIの推進についてまとめた本も出版させていただいております。もしよければご覧ください。