【組織のAI活用#196】Google Workspace環境における社内AIツールの展開とセキュリティ面の利点

こんにちは！寺田です。

現在は、デジタル関連会社のAI推進者などのAI活用者のコミュニティである「AI Digital Community (ADC)」の代表理事や、顧客事業の「×AI化」をサポートするFURIKAKE Partners(株)と組織のAI活用を支援するプロダクトを提供するAI Portalize(株)の代表取締役を務めており、様々な側面から組織のAI活用をサポートしています！

AIの進化に伴い、GeminiのCanvasなどを使って、非エンジニアの社員が自らAIアプリの原型を作るケースが増えています。ただ、それを社内のメンバーにどうやって共有するかで、手が止まってしまう現場が多いという印象です。

外部のサービスを利用して公開するのは、セキュリティや管理の面でハードルが高くなります。

ということで、今回はGoogle Workspace環境の会社に向けた、GoogleサイトやGASを活用した社内ツールの展開手法について書いていこうと思います。

外部サービス利用時のセキュリティリスク

AIツールで作ったコードを社内に配布する際、各従業員が個別に外部のデプロイサービスなどを契約して公開する運用はリスクが高いと考えます。

というのも、データの管理先が分散してしまい、企業としてのガバナンスが効かなくなるからです。
もちろん、手軽に公開できるサービスは便利ですが、社内の業務データを扱う以上は慎重な判断が求められます。

例えばですが、意図せず外部に完全に公開されてしまい、第三者がアクセスできる状態になってしまうインシデントも考えられます。

※法人向けGeminiでも入力情報に注意すべき理由については、こちらの記事もご覧ください。

Google Workspace環境における推奨構成

仮に、自社がGoogle Workspaceを導入しているのだとすると、まずはGoogleサイトかGASを利用するのがお勧めです。

理由としては、Googleのサービスのみで構築から展開までを完結できるからです。
外部のサーバーを用意する必要がなく、普段使っているWorkspaceの環境内で全てを処理できます。つまり、新しく気にするべきセキュリティの懸念事項を大幅に減らすことができます。

※法人におけるAIガイドライン策定（学習データ取り扱いの前提）については、こちらの記事もご覧ください。

GoogleサイトとGASの役割と使い分け

Googleサイトを入り口にしてGASのWebアプリを埋め込む形を紹介していますが、必ずしもその流れである必要はありません。

用途に合わせて、それぞれを単独で使ったり、柔軟に組み合わせたりすることが可能です。
イメージとしては、情報管理やリンク集のような社内ポータルを作りたい場合は、Googleサイト単体でも十分に機能します。

逆に言うと、入力フォームやスプレッドシートへの保存など、アプリとしての動きを持たせたい場合はGASを直接共有する形でも問題ありません。

そのうえで、より本格的に社内展開する際に、入り口の分かりやすさを重視してGoogleサイトと連携させるという組み合わせも有効です。
状況に応じて適切な公開方法を選択できるのが、大きな強みではないかなと思っています。

社内限定公開による運用負荷の軽減

Googleのサービスを利用する最大の利点は、社内限定での公開が非常に簡単であることです。
Googleサイト側でもGAS側でも、アクセス権限を組織内に絞り込む制御が標準で備わっています。

設定のミスさえ防げば、社外の人に見られてしまう心配はありません・・・と言いたいところですが、最低限のアクセス権限の確認は必須です。

※Google系AIサービスの学習データ取り扱いの詳細については、こちらの記事もご覧ください。

とはいえ、外部公開より運用負荷と契約リスクを大幅に抑えやすく、社内配布の基盤として非常に使いやすいという印象です。

一言でいうと、個別の外部サービス契約を増やさずに、安全に運用できる環境が最初から用意されています。
これは企業の情報システム担当者にとっても、非常に安心できる要素ではないかなと考えます。

安全な社内展開に向けた環境整備

せっかくAIを使って便利なツールの原型を作っても、安全に共有できる場所がなければ現場の業務効率化は進みません。

結果的に、それがシャドーITを生み出す原因にもなりかねないと考えます。
まずは社内で統一された安全な遊び場を用意し、正しい展開ルートを提示することが重要です。

※社内でAIで作ったツールを外部公開する前の承認ルールづくりについては、こちらの記事もご覧ください。

ツールを社内展開する際は、ぜひGoogleサイトやGASを活用したセキュアな構成を検討していくのが良いのではないかなと思います。

※AIによってGASを使う機会が増えている背景については、こちらの記事もご覧ください。

読んでいただきありがとうございました！
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ちなみに、組織におけるAIの推進についてまとめた本も出版させていただいております。もしよければご覧ください。