【記録】電子回覧板、2地区で本格スタートしました

これまで私は、「自治会DX実践記録」では、取り組みの内容や工夫、結果などを中心に記録してきました。

一方で、この「広報部長マガジン｜奮闘の日々」では、もっとリアルタイムな気持ちや出来事を、日記のように残していこうと思っています。

成功したことだけでなく、迷いや不安、嬉しかったこと、うまくいかなかったことも含めて、ありのままを書いていく場所です。

週末に町内会の回覧板対応で、雪道を歩きながらあちこち回ってきました。

正直、とても大変でした（笑）

大雪はまたすごいし、作成した回覧板の書類を何部も印刷したり、子どもの熱もあり、体力的にも気持ち的にも余裕がある日ではありませんでしたが、それでも「やってよかった」と思える1日になりました。

■ 電子回覧板を進めたいと思った理由

正直に言うと、私はずっとモヤモヤしていました。

A地区（新興住宅地・先行導入エリア）では、電子回覧板の登録率が9割以上になり、運用の流れやデータもすでに蓄積されています。

「ここまでできる」という実績が、すでに手元にある。

それなのに、町内会全体としては、なかなか広がる気配がありませんでした。

役員の皆さんが必要性を理解していないわけではないことも分かっています。

やることが多く、忙しく、余裕がないことも、十分理解していました。

だからこそ、強く言えない自分もいました。

そんな中、あらためて1年ぶりに札幌市内の町内会のホームページをいくつも見て回りました。

すると、思っていた以上に、すでにデジタル化が進んでいる地域が多いことに気づきました。

「もう、ここまで進んでいるところもあるんだ」

そう実感したと同時に、ある不安がよぎりました。

このまま私が動かなければ、個人情報を紙で扱い続ける状態がこの先も続くのではないか。

そう思うと、正直ぞっとしました。

もちろん、私は紙の回覧板を否定したいわけではありません。

デジタル化の大変さは、自分自身が誰よりも体験してきました。

簡単ではないことも、よく分かっています。

だからこそ、「どうしたら進められるのか」と悩み続けていました。

■ 動くきっかけになった出来事

そんなタイミングで、兼任していた役員の方が事情により急遽退かれることになりました。

そして、新しく副会長を探す、という話が出たとき私はさらにモヤモヤしました。

「また人で埋めるのか」

人の善意や負担に頼る形には、もう限界が来ている。

考え方を変えなければ、続かない。

そう感じていました。

あるとき、役員の方から冗談まじりに、

「広報部長がやればいいじゃない？」と言われました。

私は、「電子回覧板を広める仕事があるので…」と答えましたが、

「便利だけど、いろんな人いるからね。どうかな〜」

と言われ、少し考え込んでしまいました。

そこで、私の中でチャンスだと思えました。

「副会長を兼任すれば、責任を持って進められる」

「それなら、電子回覧板も広げられるかもしれない」

そう思ったのです。

実績を積み重ねれば信頼は増える。理解者が増える。協力者は増えると体験してますのでやろうと。

それから数ヶ月。

自分の中で、「動くなら、年明けが落ち着いて、春が始まる前の2月だ」と決めていました。

副会長就任のご挨拶のお手紙を回覧板に入れたときには、

「今後、電子回覧板を始めていきます」

という一文も、そっと添えました。

■ 確信に変わった瞬間

そして迎えた2月。

パートナーシップ排雪の費用負担の件で、役員と話す機会がありました。

そのとき、役員がこんな話をしてくれました。

「この町内会は1400世帯以上あって、地区ごとのばらつきも大きく、管理がとても難しい」

「だから副会長がたくさんいて、地区ごとに任せているんだよ」

その言葉を聞いた瞬間、私は思いました。

「だったら、副会長を兼任している今こそ、動いていい」

ずっと心の中で迷っていたことが、この一言で確信に変わりました。

■ 今回取り組んだ2つの地区について

今回、新たに取り組んでいるのは、B地区とC地区です。

B地区は、高齢者の方が多い地域です。

これまで紙の回覧板に慣れている方も多く、スマートフォンの操作に不安を感じる方も少なくありません。

そのため案内書類はできるだけ文字を大きくし、情報量を絞りシンプルな構成にしました。

まずは「登録してもらうこと」を最優先に考えています。

一方、C地区は、50〜60代の方が比較的多い地区です。

スマートフォンを日常的に使っている方も多く、ある程度の操作には慣れている印象があります。

そのため、B地区よりも少し情報量を増やし、電子回覧板のメリットや使い方もあわせて伝える形にしました。

それぞれの地区に合わせて、伝え方を変えながら進めています。

■ 小さな一歩が見えた日

回覧板を班長さんにポストインした当日にB地区では、すでに2名の方がLINEオープンチャットの登録してくれています。

そして、次の日2名と・・・。

まだ始めたばかりの段階ですが、「ちゃんと届いているんだ」と感じられて、正直嬉しかった。
高齢者が多いのでちょっと不安になったけど、便利は理解してもらえると実感。

この感動を共有する相手が居ない・・・。
これが今の悩みで前回と同じく一人で戦ってます（笑）

しかしひとりの行動が、次の一歩につながっていく。

そんな実感がありました。

■ 無理のない目標設定

今の目標B地区（高齢者）は、

・短期的に１割
・中長期で３割

C地区（50−60代）は、

・短期的に２割
・中長期で５割

無理のない、現実的な数字です。

焦らず、無理をせず、でも止まらずに。

少しずつ、確実に進めていけたらと思っています。

■ 最後に

週末は本当に疲れました。

でも、確実に一歩進んだ日でもありました。

この「広報部長マガジン」では、これからも現在進行形の挑戦や葛藤を、正直に記録していきたいと思います。

この経験が、いつか他の町内会や地域にも役立つように。

これからも、続けていきます。