業務自動化できる時代になって、事務の仕事はむしろ難しくなった

うちの——いや、よその会社の話で言う。月末になると、経理の机が請求書の照合で一日終わる。請求書を出して、確認の電話が来て、修正して、再送する。その往復だ。

その往復を、いまはAIやITツールが肩代わりしはじめている。経費精算、休暇の申請、勤怠の打ち直し。「一度パソコンで実演すれば、次からAIが代わりにやる」。そういう道が本当に出てきた。

これを聞くと、事務はもういらなくなる、と思うかもしれない。僕は逆だと思っている。減るのは「作業」で、増えるのは「判断」だ。

事務の時間は、往復に消えていた

そもそも事務の時間は、どうなるか。社員に情報を渡す、社員から書類を受け取って処理する、過去のやり方を確認してまた返す。その往復だ。ここはたしかに減らせる。AIは「今まで会社の過去の書類やマニュアル」を読んで整理するのが、とても得意だからだ。過去のやり取り、過去の書類。蓄積があるほど効く。

だから、まず月曜にできることが一つある。いまの事務作業を、紙でもメモでもいい、「AIに任せていい作業」と「人が行う作業」の二列に分けて書き出してみる。それだけで、何をAIに渡せて、何が人に残るかが見えてくる。残った右の列が、これから増えるほうだ。

ただし、今すぐ全部は無理だ

いま、SNSを見ると「事務は完全に自動化できる」と謳う人が多い。正直に言う。それに近いことは、できる。ただし、何年か前からコツコツ蓄積してきた会社なら、の話だ。最近始めた会社が、来月そうなることはない。

うまくいっている会社は、何が違うか。優先順位を決めている。AIに任せられることは、割り切って極力まかせる。人間は最後の判断だけ持つ。メールも、下書きを作らせて人が直す。要点だけ渡して書かせる。そのくらいまで割り切る。

ここが、いちばん難しい。道具の問題じゃない。任せ方を変えられない、人の側の問題だ。だから本当は、研修が要る。やり方を変える、という研修が。

半年かけて、やっと自分が変わりはじめた

白状すると、僕も最初はできていなかった。パソコンの中にいるアシスタント——指示すると、調べたり書いたりを代わりにやってくれる道具（AIエージェント）を、今年の2月から使っていた。なのに、ほとんど効率化できていなかった。

理由は単純で、メールもリサーチも予定づくりも、全部いったん自分の頭でやろうとしていたからだ。考えるのは自分、道具は最後にちょっと使う。それでは速くならない。

2026年6月（今月）から変えた。最初から、その画面に向かって全部を指示するようにした。そうしたら、できはじめた。たぶん、自分の中で「何を大事にするか」の基準が固まっていたからだ。基準があると、任せられる。うまくいかなかったときは、やり直させずに、対話して直す。「ここはこうして」と教えていく。自分の手順を覚えさせていく感覚だ。

ここで一つ気づいた。自分一人を変えるのに半年かかったのだ。社員10人、20人に同じことを慣れさせるのは、もっと難しい。誰に何を任せるか、どこで人が決めるか。それを決めて、伝えて、慣れさせる。道具を入れる仕事より、こっちのほうがずっと重い。

すぐには効かない。でも、じわじわ伸びる

だからこれは、すぐには効かない。運動してもすぐには痩せないし、筋肉もつかない。業務の効率化も同じだ。子どものころの宿題に似ている。一日サボっても、その日は何も変わらない。でも、毎日コツコツやった子には、最後にどうしても敵わない。

事務がやることは、減らない。減るのは作業で、増えるのは判断だ。何をまかせて、何を人が決めるか。それを決めて、伝えて、慣れさせる。これはぜんぶ、人の仕事だ。

僕がいまやっているのは、その練習を、まず自分の体でやってみることだ。まだ半年。宿題と同じで、サボった日のことは、あとでわかる。