【コピペでOK】Geminiで福祉系の書類業務を時短する方法｜福祉職のためのAI入門

就労支援の現場で働くみなさんに聞きたいことがあります。

「書類業務に、毎日どれくらいの時間をかけていますか？」

僕の体感では、1日あたり30分〜1時間。
利用者さんが多い日は、もっとかかることもあります。

業務日誌、ケース記録、面談メモの整理、
お知らせ文書の作成、メールの返信……。

支援が終わってからパソコンの前に座って、
「どう書けばいいんだっけ」と
悩みながらキーボードを叩く。

疲れた頭で、文章をひねり出す時間。

正直に言うと、僕もずっとこの作業が嫌でした。

支援をしている時間は充実しているのに
書類を書く時間は気が重い。
そんな経験、ありませんか？

でも、書類業務は避けて通れません。

実地指導でもチェックされる重要な記録であり
チームの情報共有の土台であり
報酬請求の根拠にもなります。

「書くのがしんどい。でも大事だから書かなきゃいけない」

この矛盾を、AIで解決できないか——。

そう思って試行錯誤した結果
書類業務にかかる時間を大幅に短縮できるようになりました。

改めましてこんにちは、みや（@employment38）です。

札幌市内の就労継続支援B型事業所でマーケティングを行っています。

また正看護師の資格を持ちながら
ウェブ歴15年・AI歴3年の経験を活かして、
福祉現場のIT化に取り組んでいます。

このnoteでは「福祉×AI・WEB」をテーマに、
就労支援の現場ですぐに使える実践情報を発信していきます。

ITに詳しくない方でも大丈夫。
Googleアカウントさえあれば今日から試せます。

Geminiの基本情報についてはこちらを参考にしてください↓

そもそもGeminiとは？（1分でわかる超カンタン説明）

「Geminiって聞いたことはあるけど、使ったことはない」
という方も多いと思います。

ごく簡単に言うと
GeminiはGoogleが作った
「文章を書くのが得意なAI」です。

あなたが「こういう文章を書いて」とお願いすると
AIが自動で文章を作ってくれます。
手紙もメールもレポートも、あらゆる文章が対象です。

ちなみに
AIにあまり触れていない方は
まずChatGPTを頭に思い浮かべるかと思います。

しかし
Geminiとどちらが良いのかという点については
別の記事で詳しく書いていますので
ぜひそちらを参考にしてください。
↓

なぜGeminiをおすすめするのか？

AIツールはいくつかありますが
福祉の現場にはGeminiが最も導入しやすいと僕は考えています。
理由は3つです。

理由1：Googleアカウントだけで使える

新しくアカウントを作る必要がありません。
普段GmailやGoogleカレンダーを使っている方なら
そのアカウントですぐにログインできます。

理由2：無料で十分な性能がある

Geminiの無料版でも高性能なAIモデルが使えます。
業務文書の下書きであれば
無料版で十分すぎるほどの品質です。

理由3：Googleのサービスと連携できる

GmailやGoogleドキュメント、スプレッドシートと
連携できるのはGoogleならではの強み。
将来的に事業所の業務全体を
AIで効率化していく際にも、拡張性があります。

Geminiの始め方（2分でできます）

1. スマホまたはパソコンのブラウザで gemini.google.com にアクセス

2. Googleアカウントでログイン

3. 下のテキスト欄に文章を入力 → 送信

これだけです。アプリもあります。
スマホの方はApp StoreまたはGoogle Playで
「Gemini」と検索してダウンロードしてもOKです。

AIで書類業務を時短する「全体の流れ」

具体的なプロンプト（AIへの指示文）を
紹介する前に
全体像を把握しておきましょう。

やることはたった3ステップです。

ステップ1：メモを取る
業務中に簡単なメモを取ります。
スマホのメモ帳でOK。箇条書きで十分です。

ステップ2：Geminiに下書きを作ってもらう
メモの内容をGeminiに貼り付けて
「文章にまとめて」とお願いします。

ステップ3：内容を確認して修正する
AIが作った文章を読み
事実と合っているか確認して
必要があれば修正します。

これだけです。

【実践】Geminiへの指示の出し方（プロンプトの基本）

Geminiに良い文章を書いてもらうコツは
「指示を具体的にすること」。

これに尽きます。

ただ「文章を書いて」と頼むのと
「誰が、誰のために、どんなルールで書くか」を伝えるのとでは、
出力の質がまったく違います。

福祉系の書類業務で
Geminiに指示を出すときは
以下のテンプレートをベースにしてください。

あなたは就労継続支援B型事業所の経験豊富な支援員です。
以下のメモをもとに、【書類の種類】の文章を作成してください。

【文章のルール】
・客観的な事実を中心に書く
・「楽しそうだった」ではなく「笑顔で取り組んでいた」のように、
  観察事実で表現する
・文体は「である調」で簡潔にまとめる
・【文字数の目安】字程度にする

【メモ】
ここに箇条書きのメモを貼り付ける

ポイント解説

「あなたは〇〇です」と役割を与える
これがプロンプトの最も重要なテクニックです。
「経験豊富な支援員です」と伝えるだけで
福祉の文脈に合った言葉遣いや視点で文章を生成してくれます。

「ルール」を箇条書きで伝える
文体（である調 or ですます調）、文字数、
どんな視点で書くかなどを明示します。
事業所独自のルールがあれば、ここに追加してください。

「メモ」は箇条書きでOK
完璧な文章を入力する必要はありません。
単語の羅列でも
AIが文脈を読み取って文章にしてくれます。

【具体例】こんな書類にすぐ使えます

このテンプレートを応用すれば
福祉現場のさまざまな書類業務に活用できます。
具体例をいくつか紹介します。

例1：お知らせ文書の作成

たとえば、利用者さんのご家族に送る
「年末年始の休業案内」のような文書。
毎年同じような内容を一から書いていませんか？

例2：会議の議事録整理

ケース会議やスタッフミーティングの後
走り書きのメモを議事録に整える作業。
これもGeminiが得意とするところです。

例3：メール文面の作成

相談支援事業所や行政への連絡メール
関係機関との調整メールなど。
文面に悩む時間がもったいないですよね。

例4：研修資料や企画書の下書き

利用者さん向けのプログラム企画書
社内研修の資料の骨組み、補助金申請書類の素案など
ゼロから書くのが大変な文書も、

まずAIに叩き台を作ってもらって、
そこから手を入れるほうが圧倒的に速いです。

出力結果を確認する5つのチェックポイント

AIが作った文章は、あくまで「下書き」です。
そのまま使うのではなく、必ず人間の目で確認してください。

確認すべきポイントは5つです。

① 事実と合っているか

AIは時々、メモにない情報を
「それっぽく」付け足すことがあります。
「こんなこと書いたっけ？」と思ったら削除しましょう。
これを「ハルシネーション」と呼びます。
AIを使う上で最も注意すべき点です。

② 客観的な表現になっているか

「嬉しそうだった」ではなく
「笑顔が見られた」のように、
観察事実に基づいた表現になっているか確認します。

③ 日付や数字が正しいか

AIは数字の転記を間違えることがあります。
日付、人数、金額などは必ず原文と突き合わせてください。

④ 個人が特定される情報が入っていないか

プロンプトにはイニシャルで入力していても
Iが文脈から情報を補完して
個人情報に近い表現を生成することがあります
（次のセクションで詳しく解説します）。

⑤ 表現が適切か
福祉の現場ならではの配慮として
利用者さんやご家族が読んでも
不快にならない表現になっているか確認しましょう。

【重要】AI利用時の個人情報の取り扱いルール

ここは最も重要なセクションです。必ず読んでください。

Geminiの無料版に入力した情報は
Googleの利用規約に基づき
AIの品質向上のために利用される可能性があります。
また、人間のレビュアーが確認する場合もあると明記されています。

そのため、以下のルールを必ず守ってください。

絶対に守るべき3つのルール

ルール1：実名を入力しない

利用者さんの名前は必ずイニシャル
または仮名に変えてから入力してください。
「Aさん」「Bさん」で十分です。

ルール2：個人を特定できる情報を入力しない
住所、電話番号、生年月日、
障害名の詳細な組み合わせなど
個人を特定できる情報はAIに入力しないでください。

ルール3：Geminiアクティビティの設定を確認する
Geminiには「Geminiアプリ アクティビティ」と
いう設定があり、会話データの保存と利用を管理できます。

設定の確認方法（2分でできます）

1. Gemini（gemini.google.com）にログイン

2. 画面左下の「設定」（または歯車アイコン）を選択

3. 「Geminiアプリ アクティビティ」を確認

4. データの保存をオフにしたい場合は、ここで切り替えが可能

事業所として導入する場合は
管理者がこの設定を全スタッフに周知することをおすすめします。
また、事業所のルールとして「AIに入力してよい情報の範囲」を明文化しておくと安心です。

補足：もっと安心して使いたい方へ
有料プラン（Google AI Pro以上）では
入力データがAIの学習に使用されない
設定がデフォルトになっています。

事業所として本格的に業務に組み込む場合は
有料プランやGoogle Workspaceとの連携

もっと効率を上げる3つのコツ

基本の使い方に慣れてきたら、次のコツでさらに効率を上げましょう。

コツ1：自分の事業所用にテンプレートを保存しておく

先ほど紹介したプロンプトのテンプレートを
スマホのメモ帳やGoogleドキュメントに保存しておきましょう。
毎回ゼロから指示文を書く必要がなくなります。

「日報用」「議事録用」「メール用」など
書類の種類ごとにテンプレートを作っておくと便利です。

コツ2：Geminiの「Gem（ジェム）」機能を活用する

Geminiには「Gem」という機能があります。
これは、特定の役割や指示をあらかじめ設
定したカスタムAIを作れる機能です。

たとえば「福祉記録アシスタント」というGemを作り
事業所の記録ルールを設定しておけば
メモを貼り付けるだけで
毎回同じルールに沿った文章を生成してくれます。

Gemの作り方は
Geminiの画面左側のメニューから
「Gem マネージャー」を選択 →「新しいGemを作成」で設定できます。

コツ3：スマホでメモ→Geminiの流れを習慣化する

支援の合間にスマホでメモを取り
休憩時間にGeminiに貼り付ける。
この流れを習慣にすると
終業後に「今日何があったっけ」と悩む時間がなくなります。

Geminiはスマホアプリもあるので
メモ帳からコピペしてすぐに使えます。
1日の終わりに残っている作業は
AIの出力結果の確認と修正だけ。

それだけで大きな時間短縮が実現します。

よくある質問

Q. AIが作った書類は、実地指導で問題にならないの？

AIはあくまで下書きツールです。最終的に内容を確認し、事実に基づいて修正・承認するのは支援員であるあなた自身。そのプロセスがきちんと行われていれば、記録の作成方法自体が問題になることはありません。

Q. Geminiは本当に無料で使えるの？

はい、Googleアカウントがあれば無料で利用できます。有料プラン（Google AI Plus / Pro / Ultra）もありますが、書類業務の下書きであれば無料版で十分です。

Q. スマホだけでもできる？

できます。Geminiはスマホのブラウザ（gemini.google.com）やアプリで利用可能です。App StoreやGoogle Playからアプリをダウンロードすることもできます。

Q. ChatGPTやClaudeとどう違うの？

機能的には大きな差はありません。Geminiの強みは「Googleアカウントだけで始められる手軽さ」と「Googleサービスとの連携」です。すでにGmailやGoogleカレンダーを使っている事業所なら、Geminiが最もスムーズに導入できます。もちろん、他のAIツールでも今回紹介した考え方はそのまま応用できます。

まとめ：明日から使える3ステップ

最後に、もう一度3ステップをおさらいします。

1. メモを取る（業務中にスマホで箇条書き）

2. Geminiに下書きを作ってもらう（テンプレートをコピペして、メモを貼り付ける）

3. 内容を確認して修正する（5つのチェックポイントで確認）

たったこれだけで
書類業務にかかる時間は大幅に短縮されます。

浮いた時間で、利用者さんともう少しゆっくり話をする。
次の支援を考える時間にあてる。
あるいは、少しだけ早く帰る。その時間の使い方は自由です。

AIは「支援の時間を奪う事務作業」から
あなたを解放するためのツールです。

ぜひ明日から試してみてください。

本格的に Gemini を使う方は
こちらの7つの実践テクニックもおすすめです。
↓

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【私はこんな人】

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正看護師⇒WEB業界⇒就労支援としてマーケ担当として奮闘しています。
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