WordやGoogleドキュメントで見出しのフォント設定をスクロールホイールをガーガーと鳴らしながら確認している人に試してみて欲しいコト
MicrosoftWordやGoogleドキュメントって優しいふりして難しいですよね…
詳細はこちら
Wordと20年以上お付き合いして発見した解決策の一つを紹介させてもらいます
【発見する前の私】
「見出しだから文字を少し大きくして、太字にして、フォントを変えて……よし、これで本文を書くぞ～」
企画書や報告書を作るときにこうやって作業してました、今思えば非常にもったいない時間を過ごしてた。
会社の仲間も、見出しを作るたびにフォントの見た目を変更する「文字飾り」をその都度おこなっていました。
一見、綺麗に整っているように見えるその文書ですが、実はそこには大きな落とし穴が潜んでいたんです。
手動で設定していると、ページが進むにつれて「あれ、さっきの見出しのフォント設定どうしたんだったっけ？」と迷い、マウスのスクロールホイールをガーガーって回して、前回の設定を見て作業中の場所にガーガーって戻る。でもいつの間にか文書全体の統一感が崩れてしまいがちです。
さらに悲惨なのは、作業している途中に「やっぱり見出しの色を全部青に変えた」「文字を少し小さくした」など後から修正をした時。若干の絶望と時には怒りを抑えつつ何十箇所もある見出しを一つずつスクロールして修正してました。
気がつけば文章を考える時間やタイピングの遅さではなく、この「手動の文字飾り」が引き起こす手戻りの多さが時間を溶かしていった時期が長かった気がします。
【そもそも「見出し（スタイル）機能」とは何か？】
では、今回紹介する「見出し（スタイル）機能」とは、一体どのようなものなのでしょうか。
一言でいうと、Word（Microsoft Word）やドキュメント（Googleドキュメント）に標準で備わっている、「文章の骨組みを指定するボタン」のことです。画面の上の方を見つめると、「標準（標準テキスト）」「見出し1」といった文字が並んだエリアが必ずありませんか？
Wordで見当たらない人はリボンで「ホーム」を選択、それでも見えなければウィンドウの幅を横に拡げて見てください。
これまで私がやってきた「文字を大きくする」「太字にする」という操作は、パソコンに対して「この文字をこういう見た目にしてください」とお願いするだけのものでした。いわば、見た目だけを装飾する「お化粧」のようなものです。
一方、この「見出し」ボタンを押すという操作は、パソコンに対して「ここから新しい章が始まりますよ」「ここがこの文章の骨組み（タイトル）ですよ」と正しく認識させる役割を持っています。
例えば、本を読むときに「第1章」「その1」といった目印があると、今どこを読んでいるのかがすぐに分かりますよね。見出し機能を使うことは、作った文書にそうした「目次用の骨組み」を埋め込むようなイメージです。
パソコンに文章の構造をきちんと理解してもらう。この小さな一歩が、手動の文字飾りからは絶対に得られない、このあとの驚くような便利機能へと繋がっていくのです。
【もう手放せない！「見出し」を使うことで得られる4つの劇的メリット】
パソコンに見出しの場所を認識させると、これまでの苦労が嘘のように書類作りが快適になりました。具体的には、次の4つの劇的なメリットが得られます。
▼一発でデザインを変更できる
「やっぱり見出しの文字を少し小さく、色をもう少しくすんだ青にしたい」と思ったとき、もう何十箇所も修正して回る必要はありません。設定を1箇所変えるだけで、文書内にあるすべての見出しや標準テキストが一瞬で生まれ変わります。
▼爆速で読みたい場所にジャンプできる
長い文章をスクロールしながら「あの続きはどこだっけ？」と探す時間は終わりです。画面の端に表示される見出しの一覧（ナビゲーション）をクリックするだけで一瞬でジャンプできマウスホイールとの格闘が緩和されます。
👉️ナビゲーションの表示方法（操作は後述する「見出し2の設定」を行った後で大丈夫」）
Word の場合
[ Ctrl + F ]で左側にナビゲーションを表示させる
入力欄の下にある「見出し」をクリック
ドキュメント の場合
編集ウインドウ左側上部にあるハンバーガーみたいなアイコン（タブとアウトラインを表示）をクリック
見出しが表示されていなければ「タブ1（作業中のタブ名称）」をクリック
▼クリック一つで目次が完成する
ページ数が増えると面倒なのが「目次作り」です。見出し機能を使っていれば、「目次の挿入」ボタンをポチッと押すだけで、パソコンが自動でページ番号を拾って完璧な目次を作ってくれます。途中でページがズレても、更新ボタン一つで最新の状態に修正されます。
👉️目次の作成方法（操作は後述する「見出し2の設定」を行った後で大丈夫」）
Word の場合
「参考資料」のリボンをクリック
左端の目次の下にある↓矢印をクリック
お好みの形式をクリック
ドキュメント の場合
「挿入」のリボンをクリック
「ページ要素」までマウスを移動
「目次」をクリック
▼章ごとの入れ替えが指一本でできる
「第3章の中身を、やっぱり第2章の前に持ってきたい」というときも、文章をコピー＆ペーストして並び替える必要はありません。ナビゲーション画面で、見出しをドラッグ＆ドロップして動かすだけで、その章の文章ごと丸ごと引っ越しが完了します。
一度この快適さを知ってしまってから、二度と手動の文字飾りには戻れなくなりました。
【これだけ覚えればOK！今日からできる基本の実践】
「便利そうなのは分かったけれど、操作が難しいのでは？」と思う必要はまったくありません。今日からすぐに使える、一番シンプルな基本の3ステップをご紹介します。
▼見出しにしたい行を選ぶ
まずは、いつも通りに文章を入力してください。そして、見出し（章のタイトル）にしたい行の一部をマウスでカチッと選択します。（行の途中でカーソルが点滅していればOK）
▼画面の「見出し2」のボタンを押す
Word の場合
画面の上の方にあるスタイルの一覧から「見出し1」の右側の下三角アイコンをクリックしてください。
「見出し2」をクリックします。
ドキュメント の場合
ツールバー内の「標準テキ…」をクリック
プルダウンメニュー内の「見出し2」をクリック
なぜ「見出し2」から始めるかというと「見出し1」は「タイトル」と同じような意味をもっていて1文章内に1つという価値観で育った自分の習慣です、気にならない人は「見出し1」でも問題なさそうです。
装飾が好みじゃないと思いますが、後で説明するのでご安心ください。
▼デザインが自動で変われば成功！
これだけで、選んだ行が自動的に少し大きな文字に変わり、パソコンが「ここは見出しだな」と認識してくれます。まずはすべての見出しに「見出し2」を割り当てるだけで十分です。
さらに、マウス操作すら面倒だという方のために、ちょっと上級者っぽく操作できるショートカットキーもご紹介します。
見出しにしたい行にカーソルを置いた状態で、キーボードの「Ctrl + Alt + 2」を押してみてください（※Macの場合は「Cmd + Opt + 2」）。これだけで、マウスに手を伸ばすことなく一瞬で見出しを設定できます。
「文字を選んで、ボタンを押す」。覚えるのは本当にこれだけです。ぜひ次の書類作りで、ゲーム感覚で試してみてください。
【自分好みのデザインに！「マイ・スタイル」の変更・登録方法】
見出しボタンを初めて押したとき、「あれ？ 自分が思っていた色やフォントと違うな……」とガッカリした方もいるかもしれません。初期設定のデザインが自社のルールや自分の好みに合わないと、せっかくの便利な機能を使うのをやめてしまいたくなりますよね。
でも、安心してください。この見出しのデザインは、いつでも簡単に自分好みの「マイ・スタイル」に更新することができます。
やり方はとてもシンプルです。
まず、どこか1箇所だけで構いませんので、いつものように手動で理想の見出しを作ってみてください。文字のサイズを好みの大きさにし、好きな色を選び、フォントを整えます。
次に、その理想通りに作った文字をマウスで選択します。その状態のまま、
Word の場合
画面の上にある「見出し2」のボタンを右クリック（スマートフォンの場合は長押しやメニュー選択）してください。すると「選択項目と一致するように見出し2を更新」というメニューが表示されるので、これをクリックします。
ドキュメント の場合
ツールバー内の「標準テキ…」をクリックしてプルダウンメニュー内の「見出し2」までマウスを移動して「見出し2」をカーソルの位置のスタイルに更新をクリックします。
操作はこれだけです。
この瞬間、自分が作ったデザインが新しい「見出し2」として登録されます。驚くことに、すでに文書内にあった他のすべての「見出し2」も、一瞬で自分好みのデザインへと自動的に変身します。さらに、これを「既定（デフォルト）の設定」として保存しておけば、明日以降に新しく作る書類でも、最初から自分専用のデザインでスタートできるようになります。
「機能に自分を合わせる」のではなく、「機能を自分好みに染める」。これが、書類作りをさらに楽しく、高速にするための秘訣です。
【まとめ：ドキュメントの「見た目」に迷う時間をゼロにしよう】
これまで、見出しを一つひとつ手動で飾り付けていた時間や、デザインの修正に追われていた時間を返してほしいのが今の本音です。それらは決して自分のスキルが足りなかったわけではなく、単に「見出し機能」という心強い味方を知らなかっただけなのです。
見出しスタイルを使った本当の価値は、単なる作業のスピードアップ（時短）だけにとどまりません。
「ここを見出しにしよう」と意識して作業することは、実は自分の頭の中にあるアイデアや伝えたい情報を、きれいに整理整頓していく作業そのものでした。文書の骨組みがカチッと固まると、不思議なほど文章の論理構造が整い、自分でも驚くほどすっきりとクリアな思考で執筆を進められるようになりました。何より、「見た目をどうしようか」と迷う無駄な脳のエネルギーを、100%「内容を良くすること」に集中できるようになるのが最大のメリットです。
参考になったと試していただいた方は、慣れてきたら是非「見出し3」なども活用してみてくださいね。
これからのビジネス文書作成が、マウスホイールのガーガーから解放され、劇的にラクで楽しいものへと変わってくれたら嬉しいです。