仕組み化の第一歩は、“丁寧な要望”から始まる。

今日もお疲れ様でした。

今日は業務効率化に時間を割けたのがポイント大きいなと感じています。

今までは来週の予定を、日付入りのエクセルの表を見て、該当部分の情報を別のエクセルに移すという作業をしていました。

しかし、いつも、この作業は絶対に自動化できると考えていました。

そこで、ChatGPTに聞きながら、進めていきました。

私の中のゴールイメージは、

来週の日付を自動で抽出し、それに該当する情報・タスクを表として出力する

というものでした。

日付の読み取り、タスク名、そのタスクに付随する様々な情報の出力です。

そして、エクセルの元データは、セルが結合されていたり、されていなかったり、日付が書かれているのは偶数行だったりと、少し複雑でした。

いきなり全ての要望を出して、訳のわからないことになったら、修正していくのが面倒くさいので、一つずつやっていくことにしました。

ChatGPTとの話で、エクセルを、VBAというコードを作って自動化するのがいいということが判明しました。

まずは、丁寧に、ChatGPTに

日付が〇列の偶数行に記されています、そして、タスクタイトルは○列に２行一体となって記されています。来週の日付分のタスクを抽出して、表にしてください。

というふうに書きました。

そして、VBAコードをエクセルの標準モジュールに貼り付けて、実行していきました。

何回かやってダメだったのですが、状況を細かく説明していくうちに、いい形になってきました。

そして、タスク名がちゃんと出ることを確認してから、情報A、情報B、・・・というふうに、一個ずつ出力する情報を増やして、確実に進めていきました。

要望出す、コードコピペ、実行、要望出す・・・の繰り返しでした。

要望をできるだけ丁寧に、詳細に出して分かりやすく書くことと、できるまでやってやる！という気持ちがあればできると感じました。

なんとなく、続けていればできるだろう、と思っていましたが、おそらくそう思えたのは、この本を読んでいたからだと思います。

そして、その試行錯誤の途中で、上司が私の近くに来たので、

「今こういうの作ってます。」って状況を見せました。

すると、「おお！いいじゃん！」というふうに言ってくれて、やったぜって思いました。

そして何回か試行錯誤して、整えた後は、達成感があり、もうできているのに、何度もそのエクセルを開いたりしてました。

今回の業務をしたことで、

・見落としが無くなる
・来週予定作成の時短
・私がいなくてもこの仕組みは残るので、後々の人も助かる

という効果が見込まれます。

特に、仕組みを作ってしまえば、あとは楽。時短ができて、人も助かるっていうところが素晴らしいです。

ということで、これからも、仕組み化や自動化できそうなところはないかなと目を光らせて、過ごしていってみます。

今回のは一つの成功体験として、自分の中に残しておきたくて、ここにも書きました。

あなたは仕組み化したいことはありますか？

今回も読んでいただいてありがとうございました！