从混乱到有序，供应商准入到底该怎么管？

在当今竞争激烈的商业环境中，企业的采购管理面临着诸多挑战。

供应商管理流程的混乱更是让企业苦不堪言。许多企业缺乏明确、规范的供应商准入流程和标准，导致在选择供应商时主观随意性较大。

有的企业甚至没有建立专门的供应商管理部门或岗位，各个部门各自为政，在采购时自行选择供应商，这就使得企业对供应商的管理缺乏统一的规划和协调，容易出现重复采购、采购成本过高、供应商关系不稳定等问题。

那么，在供应商前期开发中，企业采购该关注哪些供应商信息，如何向供应商索取相关信息？如何评估供应商是否满足企业需求？如何优化准入流程？都是企业采购需要关注的难点。

01 供应商准入环节的“混乱”现状

供应商开发是一项审核维度多元、跨部门工作、流程较长的一项业务，审核标准难以统一，且传统尽调方式多是采购员手工从多个网站搜集，或者直接向供应商索取，尽调周期长，也比较影响供应商审核效率，间接影响项目进展。

当前，供应商准入环节的主要困境：

传统供应商准入流程存在多个问题。

比如，供应商准入周期长、资质审核耗时、审核效率低、信息不透明、缺乏灵活性、风险评估不足、沟通不畅、数据管理困难、合规性挑战等。

有的企业需要数周甚至数月完成准入流程，手动操作容易出错，供应商信息分散，难以统一管理。

此外，还有信息获取困难、资质评估标准化不足、供应商信息更新不及时等问题。比如，传统方式依赖纸质文件，信息收集和核实耗时费力，供应商可能提供不完整或虚假信息。

02 供应商准入到底该怎么管？

根据支出宝团队调研与了解，多数企业在供应商准入环节并不规范，习惯于通过行政性审批管控，由于流程的灵活性，供应商优劣难辨、泥沙俱下的局面已成为当前亟待解决的“常态痛点”。

面对传统供应商准入管理的种种困境，企业急需一种创新的解决方案来实现从混乱到有序的转变。

支出宝沧渊SRM系列产品，提供健全完善的供应商全生命周期管理，在供应商准入方面，通过供应商结构化注册、多样化的准入任务工具、全流程线上协同等技术手段和管理机制优化供应商准入流程，实现效率提升40%~60%，扩大供应商私域池，错误率降低80%以上。

1、供应商结构化注册

支出宝沧渊SRM，一方面，系统支持主动邀请、本地录入、批量导入、系统对接等多种入库协同方式，消除传统手工录入的低效环节，提高信息录入完整率。

另一方面，系统可以辅助企业自建【企业采购官网】，供应商可通过官网进行注册、登录，查看商机信息，进行订单协同。

企业可根据品类，提前预设供应商在注册时需要填写的【基础信息】、【产品信息】以及【必备资质】等单据模板。

通过采购官网注册的供应商，将会自动进入企业潜在供应商池，在扩大寻源范围的同时，帮助企业发现更多的潜在优质供应商。

对于大多数非生产性物资品类来说，注册信息设置其实更多的是一个资料收集的过程，我们罗列了6项在企业进行【供应商准入】设计中相对通用的条件，供大家参考：

2、多种准入任务，实力更放心

对于通过注册条件的供应商，支出宝沧渊 SRM 系统会根据供货品类的不同，采取不同的准入审核方式。

对于供货品类标准化或同质化程度较高的供应商，如办公用品、标准零部件、电子元器件等，通过注册流程，提供品类必备的资质之后，供应商基本已满足准入资格，在项目寻源时，可直接作为备选供应商进行询价比价。

而对于一些供货要求相对较高的品类，如定制化零部件、高端设备等，则需要企业进行进一步资格审查。

系统支持调查表、资质许可、相关协议、样品管理、考察审厂报告等多种手段，收集更多的供应商信息，确保供应商在对应品类符合企业预期，再完成准入，调整供应商级别，确保供应商有能力成为相关项目的备选供应商。

比如，定制类物料，企业可强制要求供应商执行【样品检测+审厂报告】准入任务，系统自动触发任务流，通过系统预设准入任务，减少人工干预，让供应商准入流程更加规范可控，压缩准入周期，提高采购效率。

3、供应商线上协同，信息及时同步

过去，供应商档案都由采购或者供应商开发人员挨个向供应商收集 Word或 Excel 信息文档，再手动汇总审核资质更新时需重新收集文档并人工修改替换原有文档，十分耗费人力；

而在数字化采购系统中，供应商档案是实现供应商数字化管理的基础。

支出宝沧渊SRM为供应商提供专属工作台，供应商可通过工作台在线更新资料、提交样品检测报告、签署电子协议等操作，采购方实时查看，提高响应速度，加快流程推进。

此外，通过沧渊SRM，各部门可线上共享数据，并联评审，避免“信息孤岛”。比如质量部在线审核检测报告、财务部同步核查征信数据、法务部电子签章合同，消除传统串行审批的等待耗时。

▲支出宝供应商电子档案

供应商注册后，需对供应商资质进行审核，根据资质、实力、产品质量等多方面考量，基本分为合格供应商、淘汰供应商、潜在供应商等。

面对几十、上百个供应商信息，如何实现高效管理所有的供应商信息呢，这些只需在「可视化看板」即可轻松解决。

在沧渊SRM，系统根据供应商状态进行分组管理，采购可以通过品类筛选、周期筛选，快速筛选相关品类的合格供应商，原本需要一整天的供应商整合筛选工作，可能只需10分钟就能搞定。

此外，在系统中可看到所有状态下的供应商，如需修改供应商生命周期，只需点击卡片拖拽即可实现，以自动同步数据状态。

03 供应商准入还有哪些优化可能？

供应商准入在不同的企业规模往往会有不同的问题，比如中小企业集中在企业信息缺失，中大型企业面临的则是巨量供应商信息审核，供应商准入更是需要占用大量的资源，使用复杂的管理系统和庞大的人力配置。

如何优化供应商准入流程？我们从客户的行动中也看到了一些思路。

1.重新审视自身企业供应商准入流程，简化和优化供应商筛选和沟通流程。

2. 采用自动化、数字化的采购流程管理模式。通过信息化流程解决复杂繁琐、效率低下、成本高昂的效率问题。

3.邀请供应商主动协同，提升工作效率和精确度，比如通过供应端，建立供应商自助沟通通道，让供应商主动填报自己的信息，为企业省下大量的成本和精力。

4.关注尽职调查。在供应商准入的早期阶段，企业就应该开始重视供应商的尽职调查，这样可以更好地筛选出符合自身采购需求的优质供应商。

尽职调查的关键部分包括供应商行业声誉、财务信息、保险和担保情况，以及供应商目前采用的信息安全措施等等。

5.关注企业内部采购资源共享的长期协同。供应商准入是长期流程，可能涉及采购、财务、支付、供应链等多个部门，因此企业内部要做好信息同步工作，获得这些关键部门的长期支持，这对于有效实施供应商准入措施来说也非常重要。

6.关注采购信息安全。采购供应商信息安全是保障商业秘密和供求双方商业互信的关键，也是企业采购竞争力的沉淀方式。

与供应商保持健康的合作关系，不仅涉及当下的业务，更与未来的产业生态共赢息息相关。

供应商准入作为开启供应商正式合作的第一步，在符合相关法律法规要求的情况下，对初选供应商的资信、质量、环境风险、管理体系等进行评估。

关于支出宝

有效的供应商管理对于任何企业的成功都至关重要。

在数字时代，企业可以采用数字化管理来克服与供应商管理相关的挑战，并提高效率、沟通和协作。通过实施数字管理工具和系统，供应商可以简化运营，改善质量控制，并为客户提供更好的服务。

未来，支出宝将持续关注企业数智采购支出管理需求，持续创新，通过将强大的技术和团队采购经验实践结合封装，形成可实践、可落地的管理模板和工具，为企业提供更专业化的Know-how方案，赋能企业采购管理，帮助企业在不确定的市场环境中，快速建立优势壁垒，持续前行。