23、员工管理系统功能全解析

员工管理系统功能全解析

1. 员工门户功能概述

员工门户提供了一系列强大的功能，帮助用户高效管理员工信息，具体如下：
- 员工信息操作 ：可列出、查看和搜索员工信息，还能添加新员工。添加方式有两种，一是点击列表顶部的“AddEmployee”按钮，二是选择“Form actions Add”。
- 数据库管理 ：能够管理当前的员工数据库，同时也可管理特殊类型的员工——虚拟用户，后续会详细介绍。
- 表单定制 ：可定制员工表单，确保收集的员工数据符合公司政策。
- 邮件提醒配置 ：配置邮件提醒，监控系统的细微变动，例如有新员工添加时通过电子邮件通知。
- 数据跟踪与格式转换 ：通过监控修改历史跟踪员工数据的变化，还能进行各种格式的数据导入和导出。
- 表单嵌入 ：将员工表单嵌入网站，在不暴露整个系统的情况下，在私有或公共环境中与数据进行交互。

2. 定制员工表单

2.1 表单定制的重要性与开启方式

每个模块都有专门的表单用于添加或修改相关数据，员工实体也有包含员工所有数据的表单。这些表单可根据业务需求定制，这是系统的强大功能之一，能避免引入第三方软件开发人员或购买其他应用程序。
要打开定制页面，可在员工页面点击“Form actions Customize form”，或者选择“Organization Employee ~ Customize Form”。此时员工表单将进入编辑模式，但不能添加数据，只能编辑字段本身，操作时需谨慎。

2.2 表单定制的具体操作

2.2.1 页面按钮操作

在“Notes”黄色框下方有三个按钮：
- Add section ：在页面中创建新的部分。
- Re - order section ：调整不同部分的上下顺序。例如，若要将“Work experience”部分放在“Work”和“Other”字段之间，操作步骤如下：
1. 点击“Re - order section”打开对话框。
2. 选择“Work experience”，然后点击向上的蓝色箭头，直到该部分到达列表中的正确位置。
3. 点击“Save”应用更改。
- Configure mail alert ：添加和修改用于活动监控的电子邮件提醒。

2.2.2 添加审批人

在上述按钮下方有“Add approver”链接，可指定谁来批准此表单。每次添加新员工或修改现有员工信息时，需先由审批人批准，更改才会在系统中显示。操作步骤如下：
1. 点击“Add approver”，表单会滚动到底部的“Configure Approval Process”。
2. 选择审批人级别，可选择“Any Admin”、“Reporting Manager of the Employee”或“Allow the Employee to choose any employee as approver”。
3. 滚动回表单顶部，检查审批人是否已添加。

2.2.3 历史记录定制

此部分用于指定在任何修改过程中应审计员工表单的哪些字段。每次授权用户（如人力资源官员）编辑员工信息时，可审计字段的旧值将存储在历史记录中，以便跟踪随时间的变化。操作步骤如下：
1. 在“Audit Not Enabled Fields”列表中选择要审计的字段。
2. 点击“Add selected items”（第一个蓝色箭头）将字段添加到“Audit Enabled Fields”。
3. 点击“Save”应用更改。

2.2.4 字段修改

可通过拖放操作在不同部分内或之间移动字段，还能编辑字段的特征和行为，包括：
- 字段标签（标题）
- 验证方法
- 字段字符长度
- 字段描述
- 启用或禁用字段以使其可见或不可见

以编辑“Email ID”字段为例，操作步骤如下：
1. 在“Customize employee page”的“Basic Info”下找到“Email ID”，将鼠标指针移到其上，使其高亮显示并出现上下文菜单，点击“Edit this Field”。
2. 在“Editing Email ID”对话框中，将“Label Name”字段更改为“E - mail Address”。
3. 选择“This is required field”，使该字段成为添加新员工时的必填项。若用户在表单中留空电子邮件并尝试保存表单，系统将显示错误消息。
4. 选择“No duplicate entries”，确保每个电子邮件地址在系统中只能输入一次。若尝试输入重复值，将收到错误消息。
5. 点击“Done”关闭对话框。

2.2.5 验证的重要性

验证是控制用户输入的有效方式，确保系统中输入的数据尽可能准确。系统提供强大的表单验证功能，例如对于电子邮件类型的字段，输入无效的电子邮件值（如数字）时，系统会显示错误消息要求修正。当设置电子邮件字段为必填且无重复项时，每个员工输入的值将根据这些约束进行检查，通过测试后表单才能提交，从而添加新员工或更新现有员工信息。

以下是定制员工表单的操作流程图：

graph TD;
    A[开启定制页面] --> B[页面按钮操作];
    B --> C[添加审批人];
    C --> D[历史记录定制];
    D --> E[字段修改];
    E --> F[验证数据];

3. 更改邮件提醒

3.1 邮件提醒的作用与启用

邮件提醒是监控系统活动的好方法，默认情况下该功能禁用，需要激活后才能为不同表单配置提醒。

3.2 定制邮件提醒的步骤

1. 点击顶部菜单栏的“Settings”打开设置页面。
2. 打开“Mail alert”，选择“Enabled”，此时会显示成功消息，表示电子邮件提醒已启用。
3. 选择“Organization Employee ~ Customize Form”定制员工表单的电子邮件提醒。
4. 点击“Configure mail alert”，也可选择“Organization Employee Mail alerts”。

在“E - mail Notifications”页面列出了表单的所有可能操作：
- 创建新员工
- 编辑现有员工
- 删除员工
- 批准员工
- 拒绝员工

每个操作都应添加电子邮件提醒，例如在“Create actions”下添加提醒，新员工创建时将发送提醒。每个操作都有模板，模板是预定义的结构，系统撰写电子邮件消息时以此为基础。可以为不同操作创建新模板，例如“Alert to All”模板包含新员工创建时系统发送提醒的结构。

3.3 创建自定义模板示例

以创建员工被移除系统时的模板为例，操作步骤如下：
1. 点击“Add action for delete”，出现“Add Action”对话框。
2. 将“Action on”设置为“If Deleted”。
3. 在“Template Name”框中输入“Alert deletion”。
4. 在“To”中指定收件人，从左侧列表框添加到右侧列表框，收件人通常是相关经理或高级主管。
5. 输入简短而有描述性的主题。
6. 输入消息内容，注意消息正文中的标签。可以手动输入标签，也可从“Merge field value”中选择并点击“Insert”将其放置在光标处。
7. 点击“Add Alert”创建模板。新创建的模板默认启用，可点击“Enabled”将其禁用。

4. 导出员工数据

4.1 导出数据的场景

虽然通常在系统内处理员工信息，但有时将员工数据导出到外部文件很有用，例如生成系统之外的自定义报告。可以将整个员工数据库导出为 XLS、CSV 或 TSV 文件，也可直接导出到 Zoho Sheet 中的电子表格。

4.2 导出数据的操作步骤

1. 选择“Organization Employee Export data”。
2. 在相应对话框中选择导出信息的预期格式。
3. 点击“Export”继续。需要注意的是，导出数据是敏感操作，可能会影响数据安全，因此要格外谨慎，在基于角色的安全设置中分配适当的权限，仅限授权人员操作。

5. 导入员工数据

5.1 导入数据的优势

如果有存储在其他应用程序中的员工列表，可通过导入一次性添加多个员工，节省逐个输入记录的时间。但导入员工数量受配额限制，若账户中剩余六个许可证，则只能导入六个员工，否则需先升级。

5.2 导入数据的操作步骤

1. 选择“Organization Employee Import data”。
2. 点击“Browse”，选择包含员工列表的文件。
3. 点击“Import file”开始导入过程。
4. 在“Details mapping area”中映射字段，让系统知道在源文件中何处查找数据，然后点击“Next”继续。
5. 若员工表单中有未映射的字段，会收到相关消息。可点击“Import”继续，或点击“Previous”返回修复问题。
6. 导入数据经过重复项测试后，会列出系统中已存在的重复员工。为每个条目选择“Skip”或“Overwrite”，也可选择“Skip All”跳过所有重复项，或“Overwrite All”覆盖所有重复项。
7. 点击“Update”完成导入，进入“Import summary page”。
8. 检查导入摘要中的添加、更新和跳过记录，可点击“view import history”列出所有导入（和导出）任务的历史记录，或点击“View Organization chart”查看最新更改。

以下是导入员工数据的操作步骤表格：
|步骤|操作|
|----|----|
|1|选择导入数据选项|
|2|选择包含员工列表的文件|
|3|开始导入过程|
|4|映射字段并继续|
|5|处理未映射字段|
|6|处理重复项|
|7|完成导入|
|8|查看导入摘要和历史记录|

6. 嵌入员工表单到网站

6.1 嵌入表单的用途

有时需要将员工表单放在互联网（或企业内部网）上，以便在不暴露系统其他部分的情况下，让公众（或特定人员）访问信息。嵌入表单还可用于扩展第三方应用程序，例如将员工表单嵌入工资单应用程序以方便数据访问。

6.2 嵌入表单的操作步骤

1. 选择“Organization Employee Embed in website”。
2. 在嵌入对话框中，点击“Customize Look”同一行的小箭头，显示定制工具，可在此更改嵌入表单的外观和感觉。
3. 修改值以匹配表单将嵌入的网页。
4. 复制“Generated code”框中的代码片段，并粘贴到目标网页的源代码中。如果不熟悉 HTML 和网页开发，操作前应咨询专家。

以下是嵌入员工表单到网站的操作流程图：

graph TD;
    A[选择嵌入选项] --> B[显示定制工具];
    B --> C[修改表单外观];
    C --> D[复制代码片段];
    D --> E[粘贴到目标网页];

7. 管理虚拟用户

7.1 虚拟用户的定义与优势

虚拟用户代表临时员工（合同制员工），他们无需登录系统，但出于人力资源管理的原因需要存储在系统中。这样可以节省 Zoho 订阅费用，因为 Zoho 仅对具有登录权限的用户收费。虚拟员工不会收到系统发送的电子邮件，重要消息需手动发送，例如使用 Zoho Mail。

7.2 添加虚拟用户的步骤

1. 选择“Organization Employee Add dummy user”。
2. 在“Add dummy user”对话框中，填写“First Name”和“Last Name”字段。
3. 点击“ADD”继续。新的虚拟用户将列在设置页面的“Dummy employee”部分，而不是员工列表中。

7.3 将虚拟用户转为正式用户的步骤

当需要将临时员工（虚拟用户）转为正式员工时，可使用迁移工具，该工具可将虚拟用户转为普通用户且不丢失相关数据。操作步骤如下：
1. 打开设置页面，选择“Dummy employee”部分。
2. 找到要转为正式员工的员工，点击其列表前的“Migrate”。
3. 在“Migrate employee”对话框中，检查员工信息并进行必要修改。
4. 完成后点击“Confirm”。系统将向迁移后的用户发送加入系统的邀请电子邮件，用户成功加入系统后，Zoho 将发放新的许可证，并从订阅的可用许可证中扣除。

8. 管理检查表

8.1 检查表的作用

人力资源管理涉及许多任务，相关人员通常需要任务管理器确保不遗漏步骤。系统提供了方便的“Checklist”模块，可自动生成每个流程所需的操作列表，并添加到任务列表中，还能帮助定义系统中的各种业务工作流程。

8.2 配置检查表的步骤

1. 打开“Checklist”选项卡，然后打开“Configure checklist”子选项卡。默认情况下，唯一可用的检查表是“New employee joins”，它定义了新员工加入系统时要采取的步骤。点击检查表将其打开。
2. “Triggers on”指示检查表何时触发，可设置为“create”、“edit”、“approval”和“rejection”，这些都是招聘新员工的不同阶段。
3. 可通过在列表中上下拖放检查表项目来更改其顺序，项目列表是一个层次结构树，定义了不同检查表项目之间的逻辑关系。
4. 点击每个项目将打开修改对话框，可在其中编辑该项目。

以下是配置检查表的操作步骤表格：
|步骤|操作|
|----|----|
|1|打开配置检查表子选项卡|
|2|设置检查表触发条件|
|3|调整检查表项目顺序|
|4|编辑检查表项目|

综上所述，员工管理系统提供了丰富的功能，涵盖员工信息管理、表单定制、邮件提醒、数据导入导出、表单嵌入、虚拟用户管理和检查表配置等多个方面。通过合理使用这些功能，可以提高人力资源管理的效率和准确性，满足不同企业的多样化需求。在实际操作中，务必严格按照操作步骤进行，注意数据安全和权限设置，以确保系统的稳定运行和数据的保密性。