[Arbeitskonten] Übersicht über Auslöser und Schritte in Workspace Studio

Manuell starten

Der Flow wird gestartet, sobald Ihre Skills ihn manuell auslösen. Bei der Einrichtung wählen Sie aus, welche Daten bei der ersten Anfrage eingegeben werden sollen. Diese Daten werden in Variablen umgewandelt, die bei späteren Schritten in Ihrem Flow verwendet werden können.

Konfiguration:

1. Sie können bis zu 10 Eingabefelder einrichten.
2. Geben Sie für jedes Feld einen Datennamen als Label ein.

Optional:

Sie können auch einen Standardwert festlegen, den der Flow verwenden soll. In dem Fall sollten Sie ihn allerdings während der Ausführung nicht ändern.

Beispiel: Sie können einen Flow erstellen, um schnell eine Verkaufspräsentation für ein bestimmtes Kundenunternehmen zu generieren. Sie müssen nur den Flow starten, den Namen des Kundenunternehmens eingeben, und schon wird die Verkaufspräsentation generiert und in Google Drive gespeichert.

Wenn Sie den Flow für die Verkaufspräsentation wie im oben genannten Beispiel erstellen, können Sie Ihre Eingaben so einrichten:

• Datenname: Ziel-Kundenunternehmen, Standardwert: (leer lassen)
• Datenname: Produkt, das präsentiert werden soll, Standardwert: Abo für die Cloud-Premiumversion

Hinweis: Benutzerdefinierte Eingabefelder werden als Variablen generiert. Achten Sie darauf, sie in die nachfolgenden Schritte einzubeziehen, damit der Flow die eingegebenen Daten verwenden kann. Wenn Sie beispielsweise die Aktion „Frag Gemini“ hinzufügen, nennen Sie den Variablen-Chip [Ziel-Kundenunternehmen] in Ihrem Prompt. Damit geben Sie an, für wen die Präsentation bestimmt ist.

Wenn Sie den oben genannten Beispiel-Flow nach der Aktivierung ausführen möchten, können Sie ihn so auslösen:

Workspace Studio

1. Öffnen Sie den manuellen Flow.
2. Klicken Sie unten auf „Ausführen“ .
3. Geben Sie die Standardwerte ein.
4. Klicken Sie auf „Starten“ .

Tipp: Lassen Sie keine Felder leer.

Andere Workspace-Apps

1. Öffnen Sie die Seitenleiste „Frag Gemini“ in Apps wie Gmail, Präsentationen, Drive oder Docs.
2. Geben Sie „@“, gefolgt vom Namen des Flows ein.
3. Geben Sie Datenwerte direkt in Ihren Prompt ein.
4. Drücken Sie die Eingabetaste.

Nach Zeitplan

[AUSLÖSER]

Der Flow wird an einem bestimmten Datum und zu einer bestimmten Uhrzeit gestartet.

Beispiel: Sie erhalten jeden Morgen um 8:00 Uhr eine KI-generierte Zusammenfassung Ihrer ungelesenen E-Mails als persönliche Google Chat-Nachricht.

1. Legen Sie ein Startdatum und eine Startzeit fest.
2. Wählen Sie eine Wiederholungsfrequenz aus, z. B. „Täglich“ oder „Wöchentlich“.

Optional: Legen Sie Ihre Zeitzone fest.

Wenn jemand einem Gruppenbereich beitritt

Der Flow wird gestartet, wenn eine neue Nutzerin oder ein neuer Nutzer einem Google Chat-Bereich beitritt, in dem Sie sich befinden.

Beispiel: Wenn jemand dem Gruppenbereich „Projektteam“ beitritt, wird automatisch eine Willkommens-E-Mail mit Ihren Standarddokumenten für das Onboarding erstellt.

Konfiguration:

Geben Sie einen oder mehrere Namen von Gruppenbereichen ein. Wenn Sie alle Gruppenbereiche beobachten möchten, lassen Sie das Feld „Gruppenbereiche“ leer.

Bei Empfang einer E-Mail

[AUSLÖSER]

Der Flow wird gestartet, wenn eine neue E-Mail in Gmail eingeht. Er kann für alle E-Mails oder nur für bestimmte E-Mails gestartet werden.

Beispiel: Wenn Sie von einem wichtigen Kundenkontakt eine E-Mail mit einem Anhang erhalten, wird der Anhang automatisch einem privaten Google Drive-Ordner hinzugefügt und ein Antwortentwurf erstellt.

Wichtig: Standardmäßig werden bei diesem Auslöser von anderen Flows erstellte Ereignisse ignoriert. So wird verhindert, dass ein Flow in eine Schleife gerät, nachdem er eine E-Mail gesendet hat. Wenn ein Flow durch eine E-Mail gestartet werden soll, die von einem anderen Flow gesendet wurde, setzen Sie ein Häkchen neben „Über Workflows gesendete Nachrichten einschließen“.

Sie können Bedingungen für Folgendes festlegen, um Flows bei bestimmten E-Mails zu starten:

• „Von“/„An“: Mit dem Feld „An“ können Sie einschränken, bei welchen E-Mails der Flow gestartet wird.
• „Enthält die Wörter“ / „Enthält nicht“: Sie können Ihren Auslöser mit Standardwörtern oder -formulierungen präzisieren. Sie können nicht nach Labels wie „label:finance“ oder nach Datumsangaben filtern.
• Betreff enthält
• Mit Anhang
• Nach E-Mail-Größe filtern
• E-Mail-Label

Hinweis: Es sind nur die Gmail-Standardlabels verfügbar, keine benutzerdefinierten Labels.

Wenn ich eine Chatnachricht erhalte

[AUSLÖSER]

Der Flow wird gestartet, wenn eine Nachricht von bestimmten Personen oder ein bestimmter Unterhaltungstyp in einem Google Chat-Bereich gepostet wird.

Beispiel: Wenn eine Chat-Nachricht das Wort „dringend“ enthält, wird automatisch eine neue Aufgabe mit hoher Priorität in Ihrer Google Tasks-Liste erstellt.

• Geben Sie an, welche Gruppenbereiche und/oder Absender und Absenderinnen beobachtet werden sollen.
• Verwenden Sie bestimmte Wörter, um Nachrichten zu filtern. Sie können Nachrichten mit „Text genau abgleichen“ oder „Text mit regulären Ausdrücken abgleichen“ filtern.
• Hinweis: Wenn Sie erweiterte Textfilter erstellen möchten, können Sie reguläre Ausdrücke („Regex“) verwenden.

Beispiele für reguläre Ausdrücke:

• Nachrichten finden, die mit „Dringend“ beginnen: ^Dringend
• Nachrichten finden, die mit „Genehmigt“ enden: Genehmigt$
• Nachrichten mit dem Wort „Fehler“ finden: Fehler
• Genaue Übereinstimmung (die Nachricht lautet nur „Ja“): ^Ja$

Wenn ich erwähnt werde

[AUSLÖSER]

Der Flow beginnt, wenn Sie in Google Chat @erwähnt werden.

Beispiel: Wenn Sie in einem Gruppenbereich @erwähnt werden, wird automatisch eine neue Aufgabe in Ihrer Google Tasks-Liste erstellt, damit Sie die Anfrage nicht übersehen.

• Festlegen, in welchen Gruppenbereichen nach Erwähnungen gesucht werden soll: Wenn Sie alle Gruppenbereiche beobachten möchten, in denen Sie Mitglied sind, lassen Sie diesen Abschnitt leer.
• Personen, die mich erwähnen: Wenn der Flow nur ausgeführt werden soll, wenn eine bestimmte Person Sie erwähnt, fügen Sie hier ihren Namen oder ihre E-Mail-Adresse hinzu.

Wenn eine Emoji-Reaktion hinzugefügt wird

[AUSLÖSER]

Der Flow wird gestartet, wenn jemand in Google Chat mit einem bestimmten Emoji auf eine Nachricht reagiert.

Beispiel: Wenn jemand mit einem 👍-Emoji auf eine Genehmigungsanfrage reagiert, werden der Name der Person und das Datum automatisch in einer neuen Zeile in einer privaten Tabelle dokumentiert.

1. Wählen Sie mindestens ein Reaktionsemoji aus, das beobachtet werden soll.
2. Optional: Beschränken Sie den Auslöser auf bestimmte Chatbereiche oder Personen.

Wenn sich ein Tabellenblatt ändert

[AUSLÖSER]

Der Flow wird gestartet, wenn ein Wert in einer bestimmten Spalte oder Zeile in einer Google-Tabelle aktualisiert wird. Hinweis: Dieser Auslöser ist ideal, um bestimmte Daten zu verfolgen. Bei komplexen Setups können Sie festlegen, welche Spalten und Zeilen auf Änderungen überwacht werden sollen.

Beispiel: Wenn in Ihrem privaten Projekt-Tracker-Tabellenblatt die Spalte „Status“ in „Erledigt“ geändert wird, wird die Zeile automatisch gelöscht, damit das Dokument übersichtlich bleibt.

1. Wählen Sie die Tabelle und den Tab aus, die Sie beobachten möchten.
2. Optional: Legen Sie Bedingungen fest, um Änderungen in bestimmten Spalten oder Zeilen zu beobachten.

Hinweis: Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Ihr Tabellenblatt eine Kopfzeile mit einem eindeutigen Namen für jede Spalte enthält.

Wenn ein Element einem Ordner hinzugefügt wird

[AUSLÖSER]

Der Flow wird gestartet, wenn einem bestimmten Ordner in Google Drive eine neue Datei oder ein neuer Unterordner hinzugefügt wird.

Beispiel: Wenn dem Ordner „Unterzeichnete Verträge“ ein neues Vertrags-PDF hinzugefügt wird, wird automatisch eine Aufgabe erstellt, die Sie daran erinnert, die Datei zu prüfen.

Wählen Sie den Ordner aus, den Sie beobachten möchten.

Wenn eine Datei bearbeitet wird

[AUSLÖSER]

Der Flow wird gestartet, wenn der Inhalt einer bestimmten Datei geändert wird. Er wird nicht gestartet, wenn eine Datei umbenannt oder verschoben wird oder jemand einen neuen Kommentar hinzufügt.

Beispiel: Wenn Ihr gemeinsam bearbeiteter Projektplan aktualisiert wird, wird automatisch eine kurze Zusammenfassung der Änderungen in Ihre private Tracking-Tabelle eingetragen.

Wählen Sie die Datei aus, die Sie beobachten möchten.

Wenn ein Element in einem Ordner bearbeitet wird

[AUSLÖSER]

Der Flow wird gestartet, wenn eine Datei in einem ausgewählten Ordner geändert wird. Dateien in Unterordnern werden nicht berücksichtigt.

Beispiel: Wenn jemand ein Dokument in Ihrem Ordner „Gemeinsame Assets“ bearbeitet, wird automatisch eine Erinnerung in Google Tasks erstellt, damit Sie daran denken, die Änderungen zu prüfen.

Wählen Sie den Ordner mit den Dateien aus, die Sie beobachten möchten.

Basierend auf einer Besprechung

[AUSLÖSER]

Der Flow wird zu einer bestimmten Zeit vor oder nach einem Google Kalender-Termin gestartet.

Beispiel: 15 Minuten vor Beginn jeder Besprechung erhalten Sie eine persönliche Benachrichtigung in Google Chat mit einem Link zur Terminübersicht.

1. Wählen Sie im Drop-down-Menü eine bestimmte Besprechung oder „Jede Besprechung“ aus.
2. Legen Sie einen Zeitversatz in Minuten oder Stunden fest.
3. Wählen Sie aus, ob der Flow vor der Besprechung oder nach der Besprechung ausgeführt werden soll.

Bei Eingang einer Formularantwort

[AUSLÖSER]

Der Flow wird gestartet, wenn eine neue Antwort für ein Google-Formular gesendet wird.

Beispiel: Wenn ein Supportformular eingereicht wird, können Sie Gemini bitten, automatisch eine E-Mail-Antwort auf die spezifische Frage zu entwerfen, die Sie dann prüfen und senden können.

Es werden anonyme und nicht anonyme Formulare unterstützt.

1. Wählen Sie das Formular aus, das Sie beobachten möchten.
2. Optional: Aktivieren Sie das entsprechende Kästchen, um den Flow auszuführen, wenn eine Antwort bearbeitet wird.

Wenn die Besprechungsergebnisse verfügbar sind

[AUSLÖSER]

Der Flow wird gestartet, wenn ein Besprechungstranskript oder Notizen von Gemini verfügbar sind.

Beispiel: Wenn das Transkript einer Besprechung fertig ist, wird der Text mit Gemini zusammengefasst, es werden Aufgaben erstellt und es wird automatisch eine Follow-up-E-Mail an die Teilnehmenden gesendet.

1. Wählen Sie eine Option aus, um den Flow zu starten:
   • Transkript
   • Notizen von Gemini
2. Wählen Sie unter „Besprechungen“ eine der folgenden Optionen aus:
   • Alle Besprechungen
   • Von Ihnen organisierte Videokonferenzen
   • Bestimmte Besprechungen: Tippen Sie die ersten Buchstaben eines Besprechungsnamens aus Ihrem Kalender ein und wählen Sie den vollständigen Namen aus, sobald er angezeigt wird. Sie können mehrere Termine hinzufügen. Bei wiederkehrenden Besprechungen wird der Flow für jede Wiederholung ausgeführt.

Gemini fragen

[SCHRITT]

Mit einem benutzerdefinierten Prompt können Sie Gemini Text generieren lassen, Antworten erhalten oder Informationen aus früheren Schritten in Ihrem Flow einbinden.

Beispiel: Wenn in einer E-Mail eine komplexe Frage gestellt wird, können Sie mit „Gemini fragen“ und einem FAQ-Dokument automatisch eine E-Mail-Antwort entwerfen lassen, die Sie dann prüfen und senden können.

1. Prompt eingeben: Geben Sie die Anweisungen für Gemini ein. Wenn Sie Informationen aus einem vorherigen Schritt einfügen möchten, z. B. den Betreff oder die Absenderin bzw. den Absender einer E-Mail, klicken Sie auf „+ Variablen“.
2. Quellen, die Gemini verwenden kann: Wählen Sie aus, wo Gemini auf Informationen zugreifen soll. Sie können zwischen „Alle Quellen“ (Websuche oder Workspace) und „Bestimmte Quellen“ wählen.
3. Antwortformat: Wählen Sie „Text“ oder „Liste“ aus, um festzulegen, wie die Antwort von Gemini angezeigt wird. Wenn Sie „Liste“ auswählen, können Sie jedes Element mit dem Schritt „Für alle wiederholen“ einzeln verwenden.

Ein Gem fragen

[SCHRITT]

Hiermit wird ein spezialisierter KI-Agent für eine bestimmte Aufgabe verwendet, z. B. um Ideen zu sammeln oder einen Textentwurf zu erstellen.

Beispiel: Lassen Sie neu erstellte Teamdokumente von einem speziellen Gem analysieren, um Ideen zu sammeln und automatisch in Ihren persönlichen Notizen zu protokollieren.

1. Gem auswählen: Wählen Sie aus einer Liste vorgefertigter Gems wie „Kreativer Partner“ oder „Marketing-Assistent“ aus. Wenn Sie ein eigenes Gem erstellen möchten, können Sie auch auf „Gems erstellen oder bearbeiten“ klicken.
2. Prompt eingeben: Geben Sie die spezifischen Anweisungen für das ausgewählte Gem ein. Wenn Sie Kontext aus früheren Schritten hinzufügen möchten, klicken Sie auf „+ Variablen“.
3. Quellen, die Gemini verwenden kann: Wählen Sie aus, wo Gemini auf Informationen zugreifen soll („Alle Quellen“ oder „Bestimmte Quellen“).

Entscheiden

[SCHRITT]

Sie können mit Gemini Inhalte analysieren und eine einfache Entscheidung dazu treffen, ob etwas zutrifft oder nicht. Anhand dieser Entscheidung können Sie den Flow mit einem „Prüfen, ob“-Schritt steuern.

Beispiel: Lassen Sie eingehende E‑Mails analysieren, um festzustellen, ob sie Aufgaben enthalten. Wenn ja, wird in einem späteren Schritt automatisch das Label „Aufgabe“ in Gmail hinzugefügt.

Prompt eingeben: Stellen Sie die Frage, die Gemini mit „trifft zu“ oder „trifft nicht zu“ beantworten soll. Sie können vordefinierte Entscheidungen wie „Ist dringend“ oder „Antwort erforderlich“ verwenden.

Extrahieren

[SCHRITT]

Hiermit lassen Sie Gemini bestimmte Informationen in Inhalten wie E-Mails oder Dokumenten finden und extrahieren.

Beispiel: Wenn Sie eine Rechnung erhalten, werden Bestellnummer und Gesamtkosten automatisch extrahiert und direkt in Ihre private Tabelle zur Sendungsverfolgung aufgenommen.

• Inhalte für die Analyse: Wenn Gemini Inhalte aus einem vorherigen Schritt analysieren soll, verwenden Sie „+ Variablen“.
• Was extrahiert werden soll: Wählen Sie aus vordefinierten Elementen aus oder fügen Sie eigene benutzerdefinierte Namen und Beschreibungen für Inhalte hinzu, die Gemini finden soll.

Ungelesene E-Mails zusammenfassen

[SCHRITT]

Dieser Schritt fasst wichtige ungelesene E-Mails mithilfe von KI zusammen. Sie können die Zusammenfassung in einem späteren Schritt mit sich selbst oder anderen teilen.

Beispiel: Sie erhalten eine konsolidierte tägliche Zusammenfassung ungelesener E‑Mails, die von wichtigen Personen gesendet wurden, und eine Chatbenachrichtigung, damit Sie sich schnell informieren können.

Zeitraum für Zusammenfassung: Wählen Sie den Zeitraum aus, für den die Zusammenfassung erstellt werden soll, z. B. „Heute (00:00 Uhr bis Beginn der Ausführung)“, „Gestern“, „Letzte 7 Tage“ oder „Letzte 30 Tage“.

Zusammenfassen

[SCHRITT]

Mit Gemini können Sie eine Inhaltszusammenfassung eines Dokuments, einer Besprechung, einer E-Mail oder von anderen Quellen erstellen lassen. Diese Zusammenfassung können Sie dann in einem späteren Schritt teilen.

Beispiel: Wöchentliche Newsletter in Ihrem Posteingang werden automatisch zusammengefasst und die Zusammenfassungen in einem privaten Google-Dokument gesammelt, damit Sie sie bei Gelegenheit lesen können.

Wichtig: In diesem Schritt werden Inhalte zusammengefasst, die Sie bereitstellen, z. B. der Text einer E-Mail oder eines Dokuments. Es können nicht selbstständig alle ungelesenen Nachrichten in einem Google Chat-Bereich zusammengefasst werden.

Was zusammengefasst werden soll: Wählen Sie die Quelle der Inhalte aus, die Gemini zusammenfassen soll. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Daten aus Ihrem Flow verwenden: Wenn Sie Inhalte auswählen möchten, die aus dem Auslöser oder einem vorherigen Schritt stammen, klicken Sie auf „+ Variablen“.
• Bestimmte Datei auswählen: Wählen Sie im Drop-down-Menü ein Element wie ein Google-Dokument aus.

Mit Gemini erstellen (Beta)

Lassen Sie Gemini anhand Ihrer Anleitung ein Dokument in Google Docs oder eine Präsentation in Google Präsentationen erstellen.

Beispiel: Ein wöchentliches Projektstatusblatt in eine ansprechende Präsentation für Stakeholder umwandeln.

Konfiguration:

1. Klicken Sie auf Mit Gemini erstellen.
2. Wählen Sie unter „Inhaltstyp“ die Option Dokument oder Präsentation aus.
   1. Prompt eingeben: Geben Sie in natürlicher Sprache an, welche Art von Dokument oder Präsentation Sie erstellen möchten. Beispiel: „Erstelle eine Präsentation, in der die Entscheidungen aus dem Meeting zusammengefasst werden.“ Optional: Verknüpfen Sie ein Dokument oder eine Präsentation als Vorlage mit Ihrem Prompt, damit die Ausgabe den Farben und Schriftarten Ihres Unternehmens entspricht.
   2. Quellen, die Gemini verwenden kann: Wählen Sie aus, wo Gemini auf Informationen zugreifen soll. Sie haben folgende Optionen:
      • Alle Quellen: Hier ist die Aktivierung einer der beiden nachstehenden Optionen erforderlich:
        • Websuche, damit Gemini im Web suchen kann
        • Workspace-Inhalte, auf die Sie zugreifen können
      • Bestimmte Quellen: Wählen Sie bestimmte Drive-Dateien aus Ihrem Drive-Ordner aus.
3. Ausgabeziel: Das Ergebnis wird automatisch als neues Dokument oder als neue Präsentation in Drive generiert und ist unter „Meine Ablage“ verfügbar.

Tipp: So erhalten Sie eine Chatbenachrichtigung, wenn das Dokument fertig ist:

1. Fügen Sie den Folgeschritt Mich in Google Chat benachrichtigen hinzu.
2. Klicken Sie auf + Variablen.
3. Wählen Sie Mit Gemini erstellen aus.
4. Klicken Sie auf Link zu Inhalten von Gemini.

Deep Research (Beta)

Gemini kann umfassende Analysen mehrerer Quellen durchführen und Berichte direkt während der Ausführung eines Flows erstellen.

Deep Research folgt einem agentischen Workflow. Während Sie sich auf andere Aufgaben konzentrieren, werden im Hintergrund ein Rechercheplan erstellt, aktuelle Daten abgerufen und ein produktionsreifes Google-Dokument erstellt.

Beispiel: Verwenden Sie Gemini Deep Research für einen eingehenden Lead. Finden Sie heraus, was die Öffentlichkeit über das betreffende Unternehmen denkt.

Konfiguration:

1. Fügen Sie einen Deep Research-Schritt hinzu.
   1. Prompt eingeben: Verwenden Sie Variablen oder Text, um das Recherchethema zu definieren. Beispiel: „Recherchiere das Unternehmen, das in dieser eingehenden E‑Mail erwähnt wird.“
   2. Quellen auswählen, die Gemini verwenden kann: Beide Optionen sind standardmäßig aktiviert:
      • Websuche, damit Gemini im Web suchen kann
      • Workspace-Inhalte, auf die Sie zugreifen können
2. Ausgabeziel: Das Ergebnis wird automatisch als neues Google-Dokument in Drive generiert und ist unter „Meine Ablage“ verfügbar. Sie erhalten außerdem eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn das Dokument fertig ist.

Tipp: So erhalten Sie eine Chatbenachrichtigung, wenn das Dokument fertig ist:

1. Fügen Sie den Folgeschritt Mich in Google Chat benachrichtigen hinzu.
2. Klicken Sie auf + Variablen.
3. Wählen Sie Deep Research aus.
4. Klicken Sie auf Link zum Deep Research-Bericht.

Prüfen, ob

[SCHRITT]

Der Flow wird nur dann fortgesetzt, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt werden. So können Sie bedingte Logik in Ihren Flow einbinden.

Beispiel: Wenn der Betreff einer E-Mail das Wort „Rechnung“ enthält, wird der Anhang Ihrem privaten Ordner „Finanzen“ in Google Drive hinzugefügt.

Bedingung festlegen: Erstellen Sie eine Regel:

1. Wählen Sie eine Variable aus einem vorherigen Schritt aus.
2. Wählen Sie einen Operator aus, z. B. „enthält“ oder „beginnt mit“.
3. Geben Sie den Text oder Wert ein, mit dem verglichen werden soll. Sie können mehrere Bedingungen mit „UND“ oder „ODER“ hinzufügen.

Liste filtern

[SCHRITT]

Es werden nur bestimmte Elemente aus einer Liste von Elementen verarbeitet, die in einem vorherigen Schritt generiert wurde.

Beispiel: Wenn eine E-Mail mehrere Anhänge hat, wird die Liste automatisch gefiltert, damit nur Dateien mit der Endung „.pdf“ gespeichert werden.

Filter anwenden auf: Wenn Sie die Liste, die gefiltert werden soll, aus einem vorherigen Schritt auswählen möchten, verwenden Sie „+ Variablen“.

Für alle wiederholen

[SCHRITT]

Hiermit können Sie Elemente von Listen in einem Flow einzeln verarbeiten.

Beispiel: Massenverarbeitung – Es wird eine personalisierte E‑Mail an jede Person entworfen, die in einer Tabelle aufgeführt ist.

1. Fügen Sie den Schritt „Für alle wiederholen“ hinzu.
2. Erstellen Sie eine Liste aus einzelnen Elementen. Wählen Sie eine Listenvariable aus dem Auslöser oder dem vorherigen Schritt aus.
3. Fügen Sie dem Schleifenblock Unterschritte hinzu. Wählen Sie im Menü „Für alle wiederholen“ eine Variable aus, um festzulegen, auf welche Listenelemente die Aktion angewendet werden soll.

Hinweis: Bevor Sie den Schritt „Für alle wiederholen“ hinzufügen, fügen Sie den Schritt „Gemini fragen“ hinzu, um eine Liste aus einzelnen Elementen zu erstellen. Achten Sie darauf, „Liste“ als Antwortformat auszuwählen.

Termin freihalten

[SCHRITT]

Mit diesem Schritt erstellen Sie eine Besprechung in Google Kalender.

Beispiel: Wenn jemand aus Ihrem Team ein Dokument mit Produktanforderungen per E-Mail sendet, können Sie Zeit in Ihrem Google-Kalender freihalten, um es zu prüfen.

• Titel: Geben Sie einen Namen für den Termin ein.
• Startdatum: Wählen Sie ein Datum für den Beginn des Ereignisses aus.
• Beginn: Wählen Sie eine Uhrzeit für den Beginn des Termins aus.
• Dauer: Wählen Sie aus, wie lange der Termin dauern soll. Die gewünschte Dauer kann in 15‑Minuten-Schritten angegeben werden (von 15 Minuten bis 4 Stunden).
• Wiederholen: Wählen Sie aus, wie oft der Termin stattfinden soll („Einmalig“, „Täglich“, „Wöchentlich“, „Monatlich“, „Jährlich“).
• Terminbeschreibung: Geben Sie die Termindetails ein.
• Zeitzone: Wählen Sie die Zeitzone für den Termin aus.

Mich in Google Chat benachrichtigen

[SCHRITT]

Sie können sich selbst eine Direktbenachrichtigung in Google Chat senden. Die Nachrichten werden über eine Chat-App gesendet, die nach dem Flow benannt ist.

Beispiel: Sie erhalten eine persönliche Benachrichtigung, wenn eine E‑Mail von einer bestimmten Person eingeht.

Nachricht: Geben Sie die Benachrichtigung ein, die Sie erhalten möchten.

Hinweis: Wenn Sie eine Variable wie „[E-Mail-Adresse des Absenders]“ in die Nachricht einfügen, wird sie im Nur-Text-Format angezeigt. Es wird keine anklickbare @-Erwähnung erstellt und die Person wird nicht benachrichtigt.

Dokument erstellen

[SCHRITT]

Hiermit wird automatisch ein neues Dokument erstellt.

Beispiel: Zu Beginn jeder Woche wird für Ihre persönliche Wochenplanung ein neues Dokument aus einer Vorlage erstellt.

Wichtig: Der ausgewählte Zielordner muss privat für Sie und nicht für andere freigegeben sein. Wenn Sie eine geteilte Ablage oder einen freigegebenen Ordner auswählen, schlägt der Flow fehl.

• Dokumenttitel: Geben Sie den Namen des neuen Dokuments an.
• Speicherort: Wählen Sie den Ordner in Google Drive aus, in dem das Dokument gespeichert werden soll.
• Inhalt (optional): Fügen Sie dem Dokument ersten Text oder Inhalte hinzu.

Einem Dokument hinzufügen

[SCHRITT]

Sie können am Anfang oder Ende eines Google-Dokuments neuen Text oder neue Inhalte hinzufügen.

Beispiel: Es wird ein Protokoll der täglichen Supportanfragen geführt, indem automatisch am Ende eines privaten Dokuments mit dem Titel „Tägliche Tickets“ eine Zusammenfassung jeder neuen Anfrage hinzugefügt wird.

Wichtig: Dieser Schritt wird nur für Google-Dokumente unterstützt, die für Sie privat sind (nicht für andere freigegeben). Wenn Sie das Dokument später freigeben, schlägt der Flow fehl und im Aktivitätsprotokoll wird ein Fehler angezeigt.

• Zu aktualisierendes Dokument: Wählen Sie das Google-Dokument aus, dem Sie Inhalte hinzufügen möchten.
• Einfügeposition neuer Inhalte: Wählen Sie aus, ob die neuen Inhalte „Vor allen vorhandenen Inhalten“ oder „Nach bestehendem Inhalt“ eingefügt werden sollen.
• Hinzuzufügende Inhalte: Geben Sie den gewünschten Text ein. Wenn Sie dynamische Informationen aus Ihrem Auslöser einfügen möchten, verwenden Sie „+ Variablen“.

E‑Mail-Anhänge zu Google Drive hinzufügen

[SCHRITT]

Anhänge aus einer E-Mail werden automatisch in einem bestimmten Ordner in Google Drive gespeichert.

Beispiel: Wenn Sie eine E-Mail mit einer Rechnung im Anhang erhalten, wird diese automatisch in Ihrem privaten Ordner „Rechnungen“ in Drive gespeichert.

Wichtig: Der Zielordner muss privat für Sie sein, d. h. nicht für andere freigegeben. Mit diesem Schritt können keine Anhänge in geteilten Ablagen oder in Ordnern gespeichert werden, die für andere freigegeben sind. Mit diesem Schritt werden hochgeladene Dateien wie PDFs gespeichert. Verknüpfte Google Workspace-Dateien, z. B. aus Google Docs, Google Sheets oder Google Präsentationen, oder automatisch generierte Besprechungsnotizen werden nicht gespeichert.

Zielordner: Wählen Sie den Google Drive-Ordner aus, in dem die Anhänge gespeichert werden sollen.

Ordner erstellen

[SCHRITT]

Hiermit können Sie automatisch einen neuen Ordner in Google Drive erstellen lassen.

Beispiel: Wenn in Ihrem persönlichen Aufgaben-Tracker ein neues Projekt erstellt wird, wird dafür automatisch ein neuer privater Ordner in Google Drive erstellt.

Wichtig: Dieser Schritt wird nur für Ordner unterstützt, die für Sie privat sind. Er funktioniert nicht mit geteilten Ablagen oder Ordnern, die für andere freigegeben wurden.

• Ordnername: Geben Sie den Namen für den neuen Ordner an.
• Übergeordneter Ordner: Wählen Sie den Speicherort für den neuen Ordner in Drive aus.

E-Mail-Entwurf verfassen

[SCHRITT]

Es wird automatisch ein E-Mail-Entwurf erstellt, den Sie später überprüfen und senden können.

Beispiel: Wenn Ihnen Kundinnen und Kunden immer wieder dieselben Fragen stellen, können Sie automatisch Antworten auf Grundlage vorhandener Dokumente erstellen lassen, die Sie dann prüfen und senden können.

Nachricht: Schreiben Sie den Antwortentwurf. Wenn Sie Inhalte aus der ursprünglichen E-Mail einfügen möchten, verwenden Sie „+ Variablen“.

Labels hinzufügen oder entfernen

[SCHRITT]

Damit Ihr Posteingang übersichtlich bleibt, können Sie E-Mails in Gmail automatisch Labels hinzufügen oder diese aus E-Mails entfernen lassen.

Beispiel: Das Label „Aufgabe“ wird automatisch auf bestimmte eingehende Nachrichten angewendet, damit Sie dies nicht manuell erledigen müssen.

• Label(s): Wählen Sie eines oder mehrere Labels aus, die Sie der E-Mail hinzufügen oder daraus entfernen möchten.
• KI-basierte Labels (optional): Wenn Gemini die ausgewählten Labels nur anwenden soll, wenn der Inhalt der Nachricht der Beschreibung des Labels entspricht, aktivieren Sie diesen Ein/Aus-Button.

Hinweis: Es werden nur 50 Labels angezeigt.

Als gelesen markieren / Als ungelesen markieren

[SCHRITT]

Mit diesem Schritt wird der Lesestatus einer E-Mail geändert.

Beispiel: Wenn eine E-Mail von einer bestimmten Absenderadresse stammt und einen Anhang enthält, wird der Anhang in einem privaten Drive-Ordner gespeichert und die E-Mail automatisch als gelesen markiert.

Dieser Schritt wird automatisch vom Auslöser auf die E-Mail angewendet.

E-Mails markieren / Markierung entfernen

[SCHRITT]

Hiermit wird eine E-Mail mit einem Stern markiert oder das Sternsymbol entfernt.

Beispiel: Wenn eine E‑Mail mit dem Wort „dringend“ im Betreff eingeht, wird sie automatisch mit einem Sternsymbol markiert.

Dieser Schritt wird automatisch vom Auslöser auf die E-Mail angewendet.

E-Mails archivieren

[SCHRITT]

Mit diesem Schritt wird eine E-Mail aus dem Posteingang ins Archiv verschoben.

Beispiel: Nachdem ein Flow einen Rechnungsanhang in Google Drive gespeichert hat, archivieren Sie mit diesem Schritt die ursprüngliche E-Mail, um Ihren Posteingang übersichtlich zu halten.

E-Mail, die archiviert werden soll: Damit wird dem Flow mitgeteilt, welche E-Mail archiviert werden soll. Das Feld sollte bereits die Variable für die E-Mail-ID aus dem Auslöser enthalten. Wenn es leer ist, verwenden Sie „+ Variablen“ und wählen Sie die E-Mail aus, die Sie archivieren möchten.

Per E-Mail benachrichtigen

[SCHRITT]

Hiermit senden Sie sich selbst eine E-Mail in Gmail.

Beispiel: Wenn in einem Flow eine neue Chatnachricht als wichtig eingestuft wird, verwenden Sie diesen Schritt, um sich die Details per E-Mail senden zu lassen, damit Sie sie nicht übersehen.

• Betreff: Legen Sie den Betreff der E-Mail fest.
• Nachricht: Schreiben Sie den Text der E-Mail. Mit „+ Variablen“ können Sie dynamische Inhalte aus vorherigen Schritten einfügen, z. B. den Absendernamen oder den Nachrichtentext.

Gemini Notebook fragen

[SCHRITT]

Sie können einen Prompt an ein bestimmtes Notebook senden, um Zusammenfassungen zu erstellen, Fragen zu beantworten oder Informationen auf Grundlage der Quellen in diesem Notebook zu erhalten.

Beispiel: Wenn eine technische Frage gestellt wird, wird ein Entwurf für eine Support-E-Mail auf Grundlage der bestätigten Informationen im Notebook „Produkthandbuch & FAQs“ erstellt.

• Notebook: Wählen Sie das Notebook aus, das Sie abfragen möchten.
• Prompt eingeben: Geben Sie die Anweisungen oder Fragen ein, die Gemini Notebook beantworten soll. Klicken Sie auf „+ Variablen“, um Inhalte für die Analyse einzubeziehen.

Hinweis: Die Quellen, die Sie für das Notebook hochladen und auswählen, bestimmen alle Antworten. Mit diesem Schritt werden Textantworten generiert, Quellenangaben werden allerdings nicht unterstützt.

Add a source to Gemini Notebook

Automatically add content as a new source to a specific notebook that only you can access. This updates your notebook with new information that you can ask questions about later.

Example: When a new report uploads to a Google Drive folder, extract the text and add it as a new source to your "Weekly Market Research" notebook.

Configuration:

• Notebook: Select the specific notebook you want to update from the dropdown list.
  • Important: Only notebooks that are private to you (not shared with anyone) will display.
• Input type: Select the format of the information you add. Options include:
  • Copied content
  • Drive link
  • Web
  • YouTube link
• Copied content or Source URL: You can add the text you want based on the input you want to select. To insert dynamic content, click + Variables. This includes text extracted from a .pdf or the body of an email.

Tip: The source is added quickly, but indexing the content for the notebook takes a few minutes.

Zeile hinzufügen

[SCHRITT]

Hiermit können Sie einer bestimmten Google-Tabelle eine Datenzeile hinzufügen.

Beispiel: Wenn in einer E‑Mail eine Aufgabe für ein Projekt erkannt wird, werden der Name der Person, von der die Aufgabe kommt, sowie die Details zur Aufgabe als neue Zeile in einem privaten Projekt-Tabellenblatt eingetragen.

Wichtig: Dieser Schritt wird nur für Tabellen unterstützt, die für Sie privat sind (d. h. nicht für andere freigegeben). Wenn Sie die Tabelle später freigeben, schlägt der Flow fehl. Wenn Sie die Funktion IMPORTRANGE in Ihrer Tabelle verwenden, können Sie diese Schritte nicht ausführen, auch wenn Ihre Tabelle privat ist.

• Tabellenblatt auswählen: Wählen Sie die gewünschte Google-Tabelle und den Tab aus, dem Sie eine Zeile hinzufügen möchten.
• Spalten: Verwenden Sie Variablen, um die Daten aus Ihrem Flow den entsprechenden Spalten im Tabellenblatt zuzuordnen.

Zeilen aktualisieren

[SCHRITT]

Hiermit können Sie eine oder mehrere Zeilen, die bestimmten Kriterien entsprechen, in einer Google-Tabelle suchen und aktualisieren.

Beispiel: Wenn eine bestimmte Folgeaufgabe als erledigt markiert wird, wird die Aufgabe in der zentralen Tabelle gesucht und die entsprechende Tracker-Zelle in Ihrem privaten Tabellenblatt als „Erledigt“ markiert.

Wichtig: Dieser Schritt wird nur für Tabellen unterstützt, die für Sie privat sind. Wenn Sie die Tabelle später freigeben, schlägt der Flow fehl. Wenn Sie die Funktion IMPORTRANGE verwenden, können Sie diese Schritte nicht ausführen.

• Tabelle auswählen: Wählen Sie die Google-Tabelle und den Tab aus, auf dem Sie Zeilen aktualisieren möchten. Damit Sie optimale Ergebnisse erzielen, muss Ihr Tabellenblatt eine Kopfzeile mit eindeutigen Namen für jede Spalte enthalten.
• Bedingungen: Legen Sie eine oder mehrere Bedingungen fest, um anzugeben, welche Zeilen aktualisiert werden sollen.
• Werte für Aktualisierung: Geben Sie die neuen Werte für die Spalten an, die Sie ändern möchten.

Inhalt der Zeilen löschen

[SCHRITT]

Hiermit können Sie den Inhalt aller Zeilen löschen, die eine bestimmte Bedingung erfüllen.

Beispiel: In einem privaten Tabellenblatt mit dem Titel „Tägliche Aufgaben“ werden alle Zeilen, bei denen der Status „Erledigt“ lautet, am Ende jedes Tages automatisch gelöscht.

Wichtig: Dieser Schritt wird nur für Tabellen unterstützt, die für Sie privat sind. Wenn Sie die Tabelle später freigeben, schlägt der Flow fehl. Wenn Sie die Funktion IMPORTRANGE verwenden, können Sie diese Schritte nicht ausführen.

• Tabelle auswählen: Wählen Sie die gewünschte Google-Tabelle und den Tab aus, auf dem der Inhalt der Zeilen entfernt werden soll.
• Bedingungen: Legen Sie die Kriterien für die Zeilen fest, deren Inhalt gelöscht werden soll.

Tabellenblattinhalte abrufen

[SCHRITT]

Hiermit können Sie Daten aus einer Google-Tabelle abrufen, um sie in einem späteren Schritt des Flows zu verwenden.

Beispiel: Rufen Sie eine Liste mit den Namen Ihrer anstehenden Projekte aus einem privaten Tabellenblatt ab, um sie in einem „Ordner erstellen“-Schritt zu verwenden und so Ihre persönliche Google Drive-Ablage automatisch zu strukturieren.

• Tabellenblatt auswählen: Wählen Sie die gewünschte Google-Tabelle und den Tab aus, aus dem die Daten abgerufen werden sollen.
• Zeilen und Spalten: Geben Sie den Bereich der Daten an, die Sie abrufen möchten.

Aufgabe erstellen

[SCHRITT]

Lassen Sie eine neue Aufgabe in Google Tasks erstellen und neue Aufgaben automatisch Ihrer Hauptaufgabenliste in Google Tasks hinzufügen.

Beispiel: Wenn Sie eine wichtige E-Mail in Gmail markieren, wird automatisch eine Aufgabe erstellt, um Sie daran zu erinnern.

• Aufgabentitel: Legen Sie den Namen der Aufgabe fest.
• Aufgabendetails: Fügen Sie der Aufgabe alle relevanten Notizen oder Informationen hinzu.
• Datum: Sie können optional eine Frist für die Aufgabe festlegen.

Asana-Integration (Beta)

[SCHRITT]

Hiermit können Sie Projekte, Abschnitte, Aufgaben und Unteraufgaben in Asana erstellen.

Beispiel: Wenn Sie eine E‑Mail in Gmail mit „Funktionsanfrage“ kennzeichnen, wird automatisch eine neue Aufgabe in Ihrem privaten Projekt „Aufgaben“ in Asana erstellt.

• Wählen Sie den gewünschten Schritt aus, z. B. „Aufgabe erstellen“ oder „Projekt erstellen“.
• Konfigurieren Sie die erforderlichen Felder, z. B. für das Asana-Projekt, den Aufgabennamen und die Beschreibung.

Confluence-Integration (Beta)

[SCHRITT]

Hiermit können Sie Seiten in Confluence erstellen.

Beispiel: Am Ende eines Projekts werden mit einem Flow wichtige Dokumente zusammengefasst und es wird eine Seite mit persönlichen Notizen in Confluence erstellt.

• Gruppenbereich: Wählen Sie den Confluence-Bereich aus.
• Titel: Geben Sie den Titel für die neue Seite ein.
• Inhalt: Fügen Sie den Seiteninhalt mit Variablen aus vorherigen Schritten hinzu.

Jira-Integration (Beta)

[SCHRITT]

Hiermit können Sie Vorgänge und Vorgangskommentare in Jira erstellen lassen.

Beispiel: Wenn Sie eine E‑Mail mit einem Fehlerbericht erhalten, wird automatisch ein neuer Vorgang auf Ihrem persönlichen Jira-Board erstellt.

• Jira-Projekt: Wählen Sie das Projekt aus, in dem das Problem erstellt werden soll.
• Art des Problems: Wählen Sie den Problemtyp aus, z. B. „Fehler“ oder „Aufgabe“.
• Zusammenfassung/Beschreibung: Geben Sie die Details für den Jira-Vorgang an.

Mailchimp-Integration (Beta)

[SCHRITT]

Hiermit können Sie Abonnentinnen und Abonnenten sowie Kampagnen in Mailchimp verwalten.

Beispiel: Wenn ein neuer Kontakt in Ihre private Google-Tabelle aufgenommen wird, wird er automatisch als neue Abonnentin bzw. neuer Abonnent Ihrer Mailchimp-Zielgruppe hinzugefügt.

• Zielgruppe: Wählen Sie Ihre Mailchimp-Zielgruppenliste aus.
• Abonnentendetails: Geben Sie die erforderlichen Informationen an, z. B. die E-Mail-Adresse.

Slack-Integration (Beta)

[SCHRITT]

Hiermit können Sie Schritte in Ihrem Slack-Workspace ausführen.

Beispiel: Wenn einem Google Drive-Ordner eine neue Datei hinzugefügt wird, wird eine Direktnachricht in Slack an Sie gesendet.

• Channel/Nutzer: Wählen Sie den Kanal oder die Person aus, der Sie eine Nachricht senden möchten.
• Nachricht: Geben Sie den Inhalt der Nachricht ein, die Sie senden möchten.