Toma medidas en los servicios externos con flujos (beta)

Puedes hacer que los flujos que configures en Google Workspace Studio realicen tareas en servicios externos a través de integraciones. Con las integraciones, tus flujos funcionan en las apps de Google Workspace y en otras apps, como Asana, Mailchimp y Salesforce. Muchas integraciones también funcionan en las Apps con Gemini.

Contenido de esta página

• Cómo usar pasos para la integración de terceros en los flujos
• Pasos para instalar la integración de terceros
• Cómo administrar el acceso a la cuenta para los pasos de integración
• Soluciona problemas relacionados con los pasos de integración

Cómo usar pasos para la integración de terceros en los flujos

Los pasos para la integración están disponibles dondequiera que crees y edites flujos, incluidos los siguientes casos:

• Cuando creas un flujo con IA.
• Cuando creas un flujo con una plantilla que ya tiene un paso de integración.
• En el selector de pasos del editor, debes desplazarte hacia abajo hasta la sección con el nombre del servicio externo.

Importante: Cuando agregas variables a los pasos de integración, es posible que estas contengan datos de tu Cuenta de Google, como el contenido de un mensaje en Gmail o Chat, o información de los eventos del Calendario. Por lo que el flujo puede compartir los datos de tu Cuenta de Google con un servicio externo. Asegúrate de que el servicio externo sea de confianza.

Para usar un paso de integración, haz lo siguiente:

1. Go to https://studio.workspace.google.com and create a flow.
2. En el panel izquierdo, haz clic en el paso de integración.
3. Si aún no te conectaste, haz clic en Conectar. Sigue las instrucciones en pantalla para permitir que la integración acceda a los datos de tu Cuenta de Google y finaliza la conexión. Es posible que debas instalar una app auxiliar del servicio de terceros. Si tienes problemas para conectar tu cuenta, obtén más información para solucionar problemas relacionados con los pasos de integración.
4. Configura el paso.
5. (Optional) To try your flow, click Test run. A test run runs your flow once, taking real actions so you can see the outcome. Select the starting conditions, then click Start. Learn more about test runs.
6. Haz clic en Activar.

Pasos para conectar la integración de terceros desde Marketplace

1. Ve a https://workspace.google.com/marketplace/category/integrations. En este vínculo, encuentras una vista prefiltrada solo con las integraciones. La mayoría funciona con Workspace Studio.
2. Cuando encuentres una a la que quieras conectarte, haz clic en ella.
3. Haz clic en Conectar.
4. Sigue las instrucciones en pantalla para permitir que la integración acceda a los datos de tu Cuenta de Google y finaliza la conexión. Es posible que debas instalar una app auxiliar del servicio de terceros. Si tienes problemas para conectar tu cuenta, obtén más información para solucionar problemas relacionados con los pasos de integración.

Cuando vayas a Workspace Studio y agregues un paso de ese servicio de terceros, no tendrás que volver a conectar tu cuenta.

Para desconectar una integración, vuelve a Workspace Marketplace, busca la integración y haz clic en Desconectar. Si el administrador configuró la integración por ti, es posible que no puedas desconectarla.

Cómo administrar el acceso a la cuenta para los pasos de integración

Si te preocupa el acceso de una integración a los datos de tu Cuenta de Google, puedes borrar sus conexiones a tu cuenta. Sin embargo, es posible que los flujos que usan pasos de integración dejen de funcionar.

1. Ve a https://myaccount.google.com/connections.
2. Busca la integración en la lista de apps y servicios, y haz clic en ella.
3. Haz clic en Borrar todas las conexiones que tengas con nombre de la integración y confirma que las quieres borrar.

Si bien esta acción borra las conexiones, la ficha en Google Workspace Marketplace seguirá mostrando que la conexión está activa.

Para volver a conectarte a la integración, agrega un paso de integración a un flujo y sigue el proceso de conexión.

Soluciona problemas relacionados con los pasos de integración

Es posible que no puedas conectarte por los siguientes motivos:

1. Para usar una integración con un servicio de terceros pagado, necesitas una suscripción a ese servicio.
2. Es posible que tu administrador de Workspace limite quién puede conectarse a las integraciones desde Google Workspace Marketplace o qué integraciones se permiten. Si quieres usar una integración, pero no te puedes conectar, pregúntale al administrador si puede permitirla o conectarla por ti.
3. Algunas integraciones, como Salesforce y monday, requieren que tú o tu administrador instalen una app auxiliar. Ve a la ficha de la integración en Google Workspace Marketplace. Todos los requisitos se enumeran en la sección Descripción general.
4. Las integraciones requieren que otorgues permisos para conectar Workspace Studio con el servicio de terceros. En algunos casos, como HubSpot, debes seleccionar los permisos de forma individual. Si falta un permiso, por ejemplo, para obtener datos de contacto o crear uno, no funcionará el paso que necesite ese permiso. Vuelve a conectarte a los servicios externos y otorga todos los permisos. Si sigues viendo mensajes de error, es posible que tu administrador de Google Workspace haya bloqueado algunos permisos. Comunícate con esta persona para obtener asistencia.