毎月発生する謎の残業20時間を消した話
今から10年前の話。
毎月、20時間以上の残業が発生している…その原因がわからない。仕事術の本を読み漁ったり、マクロを使えば効率化できるか？と考えたこともあります。しかし、劇的な効果は得られませんでした。
そんなとき、社長からのメッセージで「この方法でスケジュール管理をすると時間が作れるよ」というアドバイスを目にしました。「社長カッコいい！」と思ったのが正直な感想です。さっそく、真似してみることにしました。
スケジュール管理はシンプルだけど効果的
スケジュール管理という言葉をよく耳にしますが、実はとても漠然としています。多くの人がタスク管理と混同してしまいがちです。ここで重要なのは、時間単位で「何をするか」を明確にすることです。
さらに、一日の終わりには必ず振り返りを行いましょう。計画通りに進まなかった場合、その要因を分析し、翌日のスケジュールに反映させる。この振り返りを毎日繰り返すことで、スケジュール管理の精度がどんどん高まります。
スケジュール管理で効率が上がる理由
では、なぜスケジュール管理を徹底すると業務効率が上がるのでしょうか？その理由は3つあります。
やるべきことが明確になる
今何をすべきかが明確になります。一つのことに集中でき、無駄な思考や時間を削減できます。
次何やるんだっけ? が無くなるだけで得も言えぬ楽さを手に入れられました。自分の能力が最も発揮できる時間に仕事を割り当てられる
人それぞれ、集中力や生産性が高い時間帯があります。その時間に重要な仕事を当てることで、自分史上最速で仕事を終わらせることができます。自分のペースに合わせた時間の使い方が大切です。問題点を特定し、対処できる
スケジュールを管理していると、計画がうまくいかない原因がはっきりしてきます。例えば、計画が不十分だったのか、飛び込み業務が多かったのか。これを見極めることで、次にどう対処すべきかが明確になります。
結果的に残業はゼロに
このスケジュール管理の方法を実践し続けた結果、謎の残業20時間は消えました。毎日時間通りに仕事を終え、プライベートの時間も確保できるようになりました。
スケジュール管理はシンプルなようで奥深い。
計画と振り返りを丁寧に繰り返すことが、効率化への近道です。
スケジュール管理を見直して、あなたの時間も取り戻してみませんか？
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