【テンプレ付き】クライアント様から返信がないときの対応法

「記事を提出したのにクライアント様からFBの連絡が来ない」「受注が決まったのに依頼が来ない」などクライアント様から返信が来なくて困ったという経験ありませんか？

返信を催促したいけど、不快に思われたらどうしようと連絡できない方もいらっしゃると思います。

そこでこの記事ではクライアント様から返信がないときに、クライアント様の気を悪くしない対応方法をお伝えします。
また、クライアント様からの返信が途絶えないようにするテクニックもご紹介します。

クライアント様から返信が来ない

Webライターに限らないですが、フリーランスでお仕事をしているとクライアント様から返信が来ないことありませんか？
例えば、「記事を提出したら確認完了の連絡が来ない」「依頼を受注になったのに詳細な依頼内容が来ない」など。

頻繁にではないですが、私は経験あります。

こうなると催促したくなりますが、どのくらい待ったら催促していいの？催促のメール文はどうすれば？という方もいらっしゃると思います。
催促のメールは内容によってはクライアント様の印象を悪くしてしまうかもと不安な方も多いのではないでしょうか。
それぞれの悩みに私の経験からのアドバイスをします。

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少しだけ私の実績を

Webライター歴もかれこれ8年くらいになります。
それも実績なのですが、メール文に関してはちょっとだけ自慢できるものがあるのです。

前々職では1ヵ月に100～300名のお客様とのやり取りを1人でし、前職ではメール問い合わせのチームリーダーをやっていました。
その間、クレームやトラブルはほぼなかったです。流石にゼロではないですけどね。

言葉に関しては気を使ってる方でしたが、実務でこの実績が積みあがって、メール文作成に対してある程度自信を持てるようになりました。

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購入者様からのコメント

購入してくださった方からコメントをいただきました、概ね好評でほっとしています。
いくつかご紹介させてください。

改めて、購入＆コメントくださった方ありがとうございます。

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どのくらい待ったら催促する

さて、少し脇道にそれましたが、本題に入りますね。
クライアント様からの返信が来なくなったら催促をしたくなるもの。
とはいえ、あまりせっつくのも印象が良くないです。

私ルールですが、催促の連絡は特に約束されていなければ5営業日。約束があれば2営業日待ってからとしています。
約束というのはクライアント様から「●日以内にご連絡します」のように連絡日時を伝えられているケースです。

ポイントは営業日換算で行うこと。
もしクライアント様の営業日がわからない場合は土日祝日を除いてカウントしましょう。
また、お盆休み（夏休み）と年末年始の休みを忘れないようご注意ください。

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クライアント様から返信が来ないときに不快にさせずに催促するポイント

ここからは実際に催促のメールでのポイントをお伝えします。

認識のすり合わせとして聞く

連絡が来なくて心配なのはわかりますが、「●●の件どうなってますか？」「返事はまだですか？」とストレートに聞くと受け手（クライアント様）からするとあまり良い心象ではありません。
そこで聞くときは自身の認識を書き、それで合ってるか聞く形にすると柔らかい印象になります。

自分がミスっているかもの体で聞く

クライアント様から連絡が来ないと思っているのは自分だけで、クライアント様からしたら、こちらからの連絡を待っているという、お互いの認識齟齬となっている可能性もゼロではありません。

そこで催促のメールには自分が連絡するべきだったとしたら申し訳ないと謝罪の一文も添えましょう。

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有料パートでは実際のメールテンプレをお渡します

クライアント様から返信がないときの対応のポイントをお伝えしました。
ポイントは認識のすり合わせの体で書くこと、こちら側の不手際の可能性を考えて謝罪を入れることの2点。
それだけで印象を悪くされることなく催促ができると思います。

この後の有料パートではメールテンプレとクライアント様からの返信を途絶えさせないテクニックをご紹介します。

有料パートがオススメな方

次のような方は有料パートをオススメします。

私も頻繁ではないですが、クライアント様からの連絡が来ないことがあり、テンプレのメール文を使っています。
それでトラブルになったことは1度もないので出来は良い方だと自負しています。

このテンプレがクライアント様からのメールが途絶えて困っている方の助けになれば幸いです。

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