タスクに「優先順位をつける」のが重要なんて誰が言った？

先日の記事にも書いたが、最近はなかなか仕事が忙しく、タスクが山積みだ。なので、その膨大なタスクをいかにして処理するかに腐心している。

本当に忙しいときは、「優先順位」というものをつける意味が逆になくなるな、と最近よく思う。

一般的に、「仕事において大事なのは優先順位をつけること」とよく言われる。仕事の出来不出来は「何から手をつけるか」という段取りがモノを言うのだ、と。それは確かに一理ある。

しかし、優先順位をつけてしまうと、要は緊急性の高いものから手をつけることになり、後回しにされるタスクが大量に出てくる。そうなると、その後回しにされたタスクが滞留したことが原因で、別の問題が発生したりもする。

あと、その「優先順位」って何を基準に決めてるんだ、という問題がある。結局、タスクを取捨選択しているのは自分自身なので、無意識のうちにタスクの選り好みをしているだけの可能性がある。気の重いタスクを後回しにしているだけ、ということが往々にして起こるのだ。

全体でタスクが100あったとして、時間のかかる面倒なタスクが10あったとする。こうなると、まず軽めの90を片付けて、そのあとじっくり10の面倒なタスクに取り組もう、という心理になりがちだ。しかし実際には、その90を片付けているあいだに新しいタスクがバンバン落ちてくるので、混乱してしまう。

本当にタスク量が多いと収拾がつかなくなり、「放置しすぎたタスク」によってあとあと苦しめられることになりかねない。幸いなことに、そこまで大問題になったことはそれほど無いのだが、優先順位をつけて順番をバラバラにやっていくと、何かと不都合が生じるのである。

「仕事は優先順位をつけてやりましょう」と新卒の研修では言われるけれど、実際の仕事はそんなに甘いもんじゃないな、と思う。優先順位をつけると手順が複雑になるので、少なくとも余裕のないときにできるものじゃない。

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ちょっと前に、ゲームディレクターの桜井政博さんが展開しているYouTubeの中で、「監修の順番」についての考え方の回があった。

桜井さんはディレクターという立場上、チーム内のあらゆるメンバーから監修を依頼され、こなしているのだけれど、その依頼を受けるのはメールにしているらしい。そして早い者勝ちで順番に監修をしていくというシステムにしているそうである。

これは優先順位などをつけずに、とにかく時系列で来たものから順番にやっていくことを意味している。この考え方が自分の中でベースになっている。

僕も桜井さんほどではないものの、日々何十通もメールやチャットが飛んでくるので、以前は自分が対応しなければならないものをピン止めして、優先順位をつけて対応していた。しかし、それだと優先順位の低いものは永遠に手をつけない、ということが起きた。

現在は愚直に「順番に一つずつやって」いる。どうせやらないといけないことなら、見た瞬間にやろう、と。やらないでいいことや、他人に振ったほうがいいことなら自分の手からは離しているが。

結局、順番に対応することでタスクが滞留しないメリットがある。着手するまでに多少時間はかかるかもしれないけれど、ある意味平等に着手するということだ。

あと、メールやチャットならそれを見た瞬間に判断・対応するのが一番無駄が少ない。一度保留してしまうと、またそれを読んで理解する作業が増えるので、効率が悪い。

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とはいっても、本当に緊急性の高いものは緊急で対応するので、例外はある。それ以外はどんなタスクでも、基本的には古いもの順でバンバン片付けていっている。

忙しくなると大体こういうことを意識しないと回らない。今日もバンバンやってくるタスクにバンバン対応していきます。