【多店舗チェーンの受発注をFAX・電話から脱却させる方法】承認ワークフロー付きで、アカウント数が増えても費用が膨らまない仕組みとは
飲食チェーンのグリストラップ清掃や産業廃棄物処理を請け負う事業者にとって、店舗数の多い顧客からの発注管理は、長年の頭痛の種だ。店長が電話し、エリアマネージャーが確認し、本社が最終承認して、ようやく自社に発注が届く。その全プロセスがFAXと電話でまわっているとしたら、どれほどの工数が日々消えているか、想像するだけで気が重くなる。
今回取り上げるのは、まさにこの課題を抱えた企業からの引き合いだ。数百店舗規模の顧客を持ち、店長→エリアマネージャー→本社責任者→自社という多段階の承認フローをシステム化したいが、店舗数が多いためアカウント費用が青天井になることを恐れている。予算は初期100万円以内、月額20万円以内。パッケージ製品を希望している。
Wikiだるまは、この要件にどう応えられるか。
アカウント数と料金が切り離されている、という話
受発注システムを選ぶとき、多くの企業がまず直面するのが「ユーザー数課金」の壁だ。1アカウント月額数千円のシステムでも、数百店舗分のアカウントを付与すれば、それだけで月に数十万円に膨らむ。これが今回の発注者が最も懸念しているポイントでもある。
Wikiだるまでは、顧客側の運用として「共通IDでログインし、ログイン後に自分の店舗名を選択して操作する」という方式に対応できる。つまり、数百店舗あっても顧客企業として1アカウント契約にまとめることが可能で、店舗ごとにIDを払い出す必要がない。アカウント数が増えるたびに請求が増える、という構造を回避できる。
ワークフロー（承認）機能について
今回の案件で明示されているもう一つの核心が、社内承認フローだ。顧客の店長が作業依頼を起票し、エリアマネージャーが承認し、本社責任者が最終承認して初めて発注者側に通知が届く、という流れをシステム上で再現したい。
Wikiだるまの取引先ポータル機能では、顧客側から発注操作を行う画面を提供しており、承認フローのカスタマイズも対応範囲に含まれる。店長が依頼を入力→承認者にアラート通知→承認後に発注者側へ到達、という一連の流れをシステム上で完結させることができる。FAXや電話が介在する余地をなくすことで、抜け漏れや転記ミスも自然に減る。
店舗ごとの管理情報をデータベースとして持つ
要件の中に、「ゴミの回収日や業者情報など、店舗ごとの管理状況をデータベースとして格納し、本部側からも参照できる機能」が含まれている。
これはWikiだるまの在庫・マスタ管理の考え方と親和性が高い。店舗ごとに設備情報や収集スケジュールを登録し、発注者側と顧客本部の双方が参照・更新できる仕組みは、カスタマイズの範囲内で実現できる。清掃業務の場合、どの店舗にいつ誰が入るかという情報が常に最新の状態で共有されていることが、トラブル防止の基本になる。システムの中にそのデータベースが存在することで、確認のための電話が大幅に減る。
費用感について
スタータープランは月額5万円から。初期費用は0円から相談可能で、カスタマイズの内容によって変動するが、今回の予算上限である「初期100万円以内・月額20万円以内」の範囲での対応を目指せる水準だ。導入期間は最短2週間を想定しているが、ワークフロー設計や店舗マスタの構築を含めると、4月中の初回商談から数週間で要件定義を固め、段階的に稼働させていくスケジュールが現実的だろう。
PC・スマートフォン（iOS・Android・Windows・Mac）すべてに対応しているため、店長がスマホから依頼を起票し、エリアマネージャーがモバイルで承認するという運用もそのまま実現できる。
まとめ
多店舗チェーンからの受発注をシステム化したい企業が直面する問題は、技術的な難しさよりも「アカウント数と費用の関係」と「顧客側の承認フローをどう取り込むか」の二点に集約されることが多い。Wikiだるまはこの両方に対して具体的な回答を持っている。FAXと電話でまわっていたアナログな業務フローを、顧客企業の組織構造ごとデジタル化することが、このシステムの本質的な価値だ。
まずは無料デモで、自社の業務フローに合わせた動作を確認してほしい。