10店舗のFAX発注、まだ続けますか？飲食店が発注システムを導入するメリットと選び方
毎朝のFAX発注、担当者の手間になっていませんか？
乾物・食材の発注を毎日FAXで10社に送る。店舗が10店舗あれば、同じ作業が10か所で毎日繰り返される。注文の控えは紙で保管されるが、どこにあるかわからなくなることもある。発注ミスや二重発注が起きたとき、原因を追うのも一苦労——。
飲食業においてFAX発注は長年の慣習として定着していますが、店舗数が増えるほどその非効率さは積み上がっていきます。
愛知県名古屋市の飲食チェーン（従業員200名・10店舗規模）では、卸業者からのシステム導入提案をきっかけに、各店舗のFAX発注をシステム化する検討を始めました。まずは情報収集からスタートし、自社に合ったシステムを選びたいという段階です。
飲食店の発注業務がFAXから抜け出せない理由
飲食業でFAXが根強く残るのには、いくつかの理由があります。
まず、仕入れ先（卸業者）がFAXに慣れていることです。取引先が変わらない限り、自社だけシステムに切り替えても相手がFAXを求めてくるケースがあります。今回のケースのように、卸業者側から「システム導入を」と働きかけてくれる場合は、むしろスムーズに移行できるチャンスです。
次に、食材の発注は毎日・毎週と頻度が高く、「慣れた方法を変えたくない」という現場の抵抗感が出やすいことです。システムへの移行は、現場担当者が使いやすいものでないと定着しません。
発注システムで変わること
FAX発注をシステムに切り替えると、現場の業務はどう変わるでしょうか。
まず、発注内容がデータとして蓄積されます。「いつ・どの店舗が・何を・何個・どの業者に発注したか」が一目でわかるようになり、棚卸や原価管理の精度が上がります。
発注ミスや二重発注のリスクも減ります。システムに入力した内容がそのまま発注先に届くため、FAXの誤送信や読み間違いがなくなります。
10店舗の発注状況を本部が一元で把握できるようになることも大きなメリットです。「あの店舗、今週ちゃんと発注できているか？」という確認コストがなくなります。
Wikiだるまで実現できること
Wikiだるまは、発注管理・帳票管理をシンプルなクラウドシステムで提供しています。
各店舗の担当者がシステムから発注入力を行い、発注先の卸業者にメールで発注が届く流れを構築できます。10店舗・10社程度の発注管理であれば、月額5万円からのスタートでコストを抑えながら導入できます。
PCでの利用を想定しており、Windowsブラウザから操作できるクラウド型のため、特別なインストール作業も不要です。タブレットやスマートフォンへの対応については、ご相談ください。
発注システムを選ぶときの確認ポイント
飲食店向けの発注システムを選ぶ際に、確認しておくと安心なポイントがあります。
仕入れ先（卸業者）がどう発注を受け取るかを確認しましょう。システムから自動送信されるメールを卸業者がそのまま受け取れるか、あるいは卸業者側のシステムと連携が必要かによって、選ぶシステムが変わります。
操作のシンプルさも重要です。飲食店の現場スタッフは、システム操作に慣れていないことが多いです。ログインして品目と数量を入力して送信できるくらいのシンプルな操作性が、定着のカギになります。
情報収集段階であれば、まず無料デモで複数のシステムの画面を比べてみることをおすすめします。機能スペックだけでなく「使いやすさ」を現場目線で確認することが大切です。
まとめ
10店舗のFAX発注をシステムに切り替えることで、発注作業の効率化・ミス削減・本部での一元管理が実現します。卸業者からシステム導入を勧められているタイミングは、移行をスムーズに進められる好機です。
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