はじめまして。AIを使って「人に仕事がつく」状態を減らしています

はじめまして。
広島県尾道市で、AIやITを使ったバックオフィス業務改善に取り組んでいます。
もともとは食品卸売業や食品メーカーで、総務・人事の仕事を10年以上経験してきました。
採用、労務、社内対応、資料作成、確認作業、紙やExcelの管理など、いわゆる「裏方」の仕事を多く担当してきました。
今は、その経験をもとに、紙・Excel・手入力・確認作業などを、AIやITで少し楽にする取り組みをしています。
大きなシステムをいきなり入れるのではなく、現場や事務の人が無理なく使える形で、小さく改善していくことを大切にしています。

「人に仕事がつく」状態を減らしたい
仕事をする中で、昔こう教えてもらったことがあります。
「人に仕事がつくような働き方をしてはいけない」
「仕事に人がつくようにしなさい」
最初は、何のことかよくわかっていませんでした。でも今は、少しずつ意味がわかってきました。
「人に仕事がつく」というのは、特定の人に仕事のやり方や判断がくっついてしまっている状態です。
あの人に聞かないとわからない。あの人が休むと止まる。あの人のやり方で、何となく回っている。
日々の業務は、それでも何とか回ります。でも、引き継ぎや改善のタイミングで苦しくなります。
一方で、「仕事に人がつく」というのは、仕事の流れや手順が見えるようになっていて、誰が担当してもある程度対応できる状態です。
ぼくは、AIを使ってこの状態を作りたいと思っています。
人に仕事がつく状態を減らす。仕事に人がつく状態を作る。そして、その先に**「人にAIがつく」**状態を作る。
これが、今取り組んでいることです。

総務の仕事は、見えにくい
総務やバックオフィスの仕事は、幅が広いです。
社内対応。採用。労務。資料作成。確認作業。日報管理。勤怠管理。請求や入金確認。問い合わせ対応。
細かく見ると、かなり多くの業務があります。
でも、こうした仕事はうまく回っていると、あまり目立ちません。むしろ、何事もなく終わることが求められます。
ミスがない。締め日に間に合う。問い合わせが増えない。トラブルが起きない。
それだけで十分大変です。
ただ、その裏側では、紙からExcelへの転記、確認作業、同じ説明の繰り返し、担当者しかわからない判断などが積み重なっています。
こういう仕事は、放っておくと見えにくいまま残ります。そして気づかないうちに、特定の人に仕事がついていきます。

AIにハマったきっかけ
AIに興味を持ったきっかけは、調べ物に使ったことでした。
最初は、ただ便利だなと思ったくらいです。
でも、使っているうちに、これは仕事のやり方そのものを変えられるかもしれないと感じるようになりました。
調べ物。文章作成。資料のたたき台。社内向けの発信。業務改善の相談。
こうしたものに使っていくうちに、AIは特別な人だけが使うものではなく、現場やバックオフィスの仕事を少し楽にできる道具だと感じるようになりました。

今取り組んでいること
今は、AIやGoogleツールを使って、小さな業務改善に取り組んでいます。

• 紙の日報をスマートフォン入力に置き換える仕組み

• 酒気帯び確認をQRコードから入力できる仕組み

• 紙のタイムカードや手作業の勤怠管理を見直すためのデモアプリ

• AIに相談する前に、自分の業務を書き出すための業務棚卸しシート

どれも、目的は「AIを使うこと」ではありません。
現場やバックオフィスの人が、少し楽に仕事を進められる状態を作ることです。
紙。Excel。手入力。確認作業。同じ説明の繰り返し。
こういう小さな負担を見つけて、少しずつ減らしていく。そのためにAIやITを使っています。

社内に「AIに相談できる人」を増やしたい
AIを使える人を増やしたい。そう言うと、少し大げさに聞こえるかもしれません。
ぼくが増やしたいのは、難しいツールを使いこなす人ではありません。
自分の業務を言葉にできる人です。困っていることを整理できる人です。「この作業、少し楽にできないかな」とAIに相談できる人です。
たとえば、
紙の日報をExcelに入力している。毎日同じ確認作業をしている。同じ質問に何度も答えている。担当者しかわからない作業がある。
こうした仕事について、AIに相談できるようになる。これだけでも、業務改善の入り口になります。
AIが仕事を全部代わりにやるわけではありません。
人の横にAIがつく。考える、整理する、たたき台を作る。その部分をAIに手伝ってもらう。
そんな使い方が、中小企業の現場には合っていると思っています。

こんな方に読んでほしいです
このnoteでは、AIやITを使った業務改善の実践を発信しています。特に、こんな方に読んでもらえたらうれしいです。

• 紙からExcelへの転記が多い方

• 手入力や確認作業が多い方

• 特定の人しかわからない業務がある方

• AIを使ってみたいけれど、何を聞けばいいかわからない方

• 大きなシステム導入ではなく、小さく試したい方

• 総務、事務、現場管理、バックオフィス業務に関わっている方

専門用語ばかりのAI活用ではなく、実際の仕事にどう使えるのかを考えていきます。

無料スターターキットを用意しました
AIで業務改善を始めたいと思っても、最初に止まりやすいのは、
「何をAIに相談すればいいかわからない」
というところです。
そこで、まず自分の業務を言葉にするための
「AI初心者のための業務改善スターターキット」
を用意しました。
業務の棚卸しシートを使いながら、今やっている作業を書き出し、困りごとを整理し、AIに相談できる文章を作れます。
まずは3つだけ、業務を書き出してみてください。
▶ 無料スターターキットを受け取る

最後に
ぼく自身も、まだ事業として形を作っている途中です。営業やマーケティングも、学びながら実践しています。
ただ、総務やバックオフィスの現場で、紙・Excel・手入力・確認作業が積み重なっていくしんどさはよくわかります。そして、そこにAIやITを使えば、小さく変えられる部分があるとも感じています。
人に仕事がつく状態を減らす。仕事に人がつく状態を作る。そして、人の横にAIがつく状態を作る。
そんな取り組みを、これからも実践しながら発信していきます。