【ビジネス文章の基礎】文章作法・ビジネス文章の構成

　文章を書くことは、情報を正確に伝え、相手の理解を得るために重要なスキルです。

　特にビジネスでは「分かりやすい文章」「正しく伝わる文章」が求められます。

　文章の構成には、いろいろなタイプがあります。
　　小説、論文、エッセイ、
　　企画書、報告書、論文、、、
　その文章の「形態」「目的」「対象となる読み手」「狙い」などに合わせて異なる場合もあります。

　ここでは、一般的なビジネスシーンを想定した、
　　「ビジネスで使える文章」
　を書くためのポイントと具体的な事例を紹介していきたいと思います。

1. 文章の構成とは

　文章の構成とは、情報を論理的かつ効果的に並べることです。

　一般的に、以下の3つの要素で構成すると、分かりやすくなります。

　(1)導入（イントロダクション）
　　文章の目的や背景、要点を簡潔に述べます。

　(2)本文（メイン）
　　詳細な説明、データ、根拠などを述べます。

　(3)結論（まとめ）
　　要点の再確認や行動の指示、次のステップを述べます。

　この流れは、ビジネスシーンでよく使われる「PREP法」や「結論先行型」の文章構成にも応用できます。

2. 文章の構成に関するアドバイス

(1) 結論は冒頭に書く

　　ビジネスでは、相手が限られた時間で情報を把握することが多いため、「結論→理由→具体例→結論の再確認」という流れが効果的です（PREP法）。

　例：「提案内容について」

　　（結論） 提案内容はA案が最適です。

　　（理由） 理由は、費用が最も安く、導入にかかる期間が短いためです。

　　（具体例） 実際、他社事例でもA案の導入により短期間で成果が出ています。

　　（結論の再確認） 以上の理由から、A案を提案いたします。

　(2) 1つの文章には1つの主題を意識する

　　1つの文章に複数の話題が混ざると、読み手が混乱します。
　　1文ごとに1つの話題を意識します。

　　悪い例：
　　　明日の会議では、新規案件の進捗確認と来月の営業計画について説明する予定です。

　　良い例：
　　　明日の会議では、新規案件の進捗を確認します。
　　　また、来月の営業計画についても説明する予定です。

　(3) 見出しや箇条書きを活用する

　　重要なポイントを整理し、視覚的にわかりやすく伝えるために、「見出し」や「箇条書き」を取り入れると効果的です。

　　例：
　　　提案のメリット
　　　・費用が安い
　　　・導入が簡単
　　　・メンテナンスが容易

　(4) 接続詞で流れを整える

　　「したがって」「そのため」「一方で」などの接続詞を活用することで、文章の流れがスムーズになります。

　　例：
　　　A案はコストが低いです。そのため、短期間で導入できます。

3. 注意すべきこと

　(1)冗長な説明を避ける
　　くどい表現や繰り返しは、ビジネス文章では避けるべきです。

　(2)専門用語や略語は適切に説明する
　　ITやビジネスの用語をそのまま使うと、相手に伝わらないことがあります。
　　必要に応じて補足します。

　(3)主観的な表現を避け、根拠を示す
　　「素晴らしい」「最高の」などの主観的な表現は避け、具体的なデータや根拠を提示することが大切です。

4. ビジネス文章の事例

　以下は、ビジネスシーンで役立つ文章の構成例です。

　【事例1】提案書

　（導入）
　　新システムの導入についてご提案します。

　（本文）
　　現在のシステムには、処理速度の遅さという課題があります。
　　新システムでは、処理速度が2倍に向上します。

　（結論）
　　以上の理由から、新システムの導入を提案します。

　【事例2】依頼メール

　（導入）
　　ご協力のお願いです。

　（本文）
　　今月末までに、販売データをご提出いただきたく存じます。
　　ご多忙とは存じますが、ご対応をお願いいたします。

　（結論）
　　ご不明点があればお知らせください。

　【事例3】クレーム対応

　（導入）
　　お問い合わせいただき、ありがとうございます。

　（本文）
　　お申し出の件について、弊社に不手際がございました。
　　誠に申し訳ございません。今後の再発防止策として、手順の見直しを行います。

　（結論）
　　引き続きご不便をおかけしないよう努めてまいります。

　【事例4】報告書

　（導入）
　　プロジェクトの進捗をご報告します。

　（本文）
　　現在の進捗率は80％で、スケジュール通りです。
　　なお、次回の工程では人員の増強が必要です。

　（結論）
　　以上が、現在の進捗状況です。

　【事例5】お礼メール

　（導入）
　　ご協力に感謝申し上げます。

　（本文）
　　昨日の会議では貴重なご意見をいただき、ありがとうございました。
　　おかげさまで、プロジェクトの方向性が明確になりました。

　（結論）
　　今後とも、よろしくお願い申し上げます。

5. まとめ

　ビジネス文章では、

　　「結論→理由→具体例→結論の再確認」

という流れを意識して、1つの文章に1つの主題を盛り込むことで、分かりやすい文章が書けます。

　適切な構成を心がけて、相手が理解しやすい文章を目指すと良いでしょう。

【書籍の紹介】

・ビジネス文章力の基本　ダメ出しされない文書が書ける77のルール Kindle版
　奈良正哉 (著)
　日本実業出版社 (2020/12/10)
　10年間、部下の文章を添削しつづけた著者が教える「超」実用的なビジネス文章術。
　「いつも上司にダメ出しされる」「部下の書く文章が使えない。何度言っても直らない」多くのビジネスマンが、そんな悩みを抱えています。
　では「使える」「一発ＯＫになる」文章にするには、どうすればいいのでしょうか？
　じつはそんなに難しいことではありません。「短く単純に書く」「形式にはめる」「読み手に予測させる」この３つのキーワードを頭において書くだけです。
（ ※ 書籍の解説等は原則としてリンク先（Amazon）における解説をベースに記載しています。詳細内容はリンク先を参照願います。）

*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-

・社会人１年目からの読む・書く・考える・伝える技術 Kindle版
　木山泰嗣 (著)
　ディスカヴァー・トゥエンティワン (2021/3/19)
　著書累計80万部突破!大学教授にして弁護士の著者がインプット&アウトプットの実践的スキルをQ&Aで大公開!
　本書は、著者の大学の教え子たちが、社会人になってから相談してきた実際の悩みや質問をもとに、社会人の基礎体力である、読む・書く・考える・伝えるための技術について、お伝えしています。
　必要な情報を収集し、膨大な資料を読み、分類・整理し、ロジカルに考え、わかりやすく伝えるという弁護士としての技術も惜しみなく記載しました。
（ ※ 書籍の解説等は原則としてリンク先（Amazon）における解説をベースに記載しています。詳細内容はリンク先を参照願います。）

*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-

・入社1年目 ビジネス文書の教科書 単行本（ソフトカバー） – 2020/5/12
　西出 ひろ子 (著)
プレジデント社 (2020/5/12)
　社外文書、社内文書、実務に欠かせないビジネス書式を完全網羅。
　ビジネスの最前線で今すぐ使えるリアルな文例だけを厳選して収録。
　「なぜ、その言葉を使うのか」「?書き換えるなら、どのような表現が適切か」?ビジネス文書、頻出フレーズの意味・用例がよくわかります。
（ ※ 書籍の解説等は原則としてリンク先（Amazon）における解説をベースに記載しています。詳細内容はリンク先を参照願います。）

*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-