部下からの報告に求めるもの

「なんでこんな簡単な報告ができないんだ！」

…と頭ごなしに𠮟りつけてしまって、そこから気まずい関係性になったことはないだろうか。それが原因で部下が辞めていったりしていないだろうか。

正しく報告されない理由の多くは上司側にある。
あなたがそれを理解しない限り、この地獄のような状況は繰り返される。

正しい報告をしてもらうために上司がやらなければならないことは、報告用のフォームを作ることではないし、ビジネスチャットツールを導入することでもない。

まずやるべきことは、部下に「その報告の目的と意義」を伝えることだ。そのためには、自分自身がその報告の目的と意義を理解していなければならない。

なんのためにその報告するのか、その報告をすることによってどんな効果が得られるのか、その報告がどんなリスクの回避につながるのか… あなた自身がそれを理解をし、自分の言葉で部下に説明できなければならない。

そして、心理的安全性が担保できる環境を用意しなければならない。
これは一朝一夕にできることではない。もしあなたが、有無を言わせない一方的なコミュニケーションを取る傾向があるなら注意しよう。自分の感情や考え方を伝え、それに対する意見を求めよう。そういったダイアローグを繰り返すことで、部下が心から「この人にはなにを話しても怒られない」と思ってもらえる環境を作り上げることが重要だ。

その下地を作り上げた上で、上司が部下に求めるものは「どんな粒度で伝えるか」だ。

この粒度は状況によって異なる。
会社の経営に影響するような重大な事案であれば仔細に渡る報告が必要になる。新規契約が取れたというような報告であれば、クライアント名と年間売上見込み程度の報告でも構わないだろう。

経験の少ない部下は、この粒度の感覚がわからないのだ。
それは経験を積まなければ身に着かない。しかし、あなたが報告の目的と意義を伝えなくて、さらに心理的安全性が担保されていなければ、部下は報告することを恐れて、経験を積まなくなってしまう。

この報告の粒度の感覚をすり合わせることが重要だ。
それができれば、あなたのストレスは大きく軽減されるだろう。