メールBOXがごちゃごちゃで見るのも嫌になってしまう前に(なってる人も)読むnote

この記事は、PCのデスクトップがファイルやフォルダのアイコンが背景なのではないか？という状況になっている人や、Webブラウザのタブが100個くらい開いている人には「効かない」かもしれません。

(あと、ITに詳しい人にとっては当たり前のことが書いてありますので、時間の無駄にならないようにここでお帰りくださいませ)

一昔前なら、デスクが書類であふれている人、も含まれるでしょう。
このような人に「整理したほうが仕事捗るよ」と言った場合、返ってくる言葉はみなさん一様に、

「どこに何が置いてあるか大体把握していてるんで、整理しちゃうと仕事にならないんですよ」

とおっしゃいます。

うそやん。

オンライン打合せしてる時、ブラウザ画面共有した時に見る100個のタブの中から、見せたいタブを探すの、相当手間取ってますやん。

と整理好きな自分からすると思ったりするのですが、まぁそれは人それぞれ。
そのほうがやりやすいと本人が言うので間違いはないでしょう。

メールが面倒なツールにならないために

今日は整理整頓の話題の中で「メール」を取り上げます。

また、この記事は著者が使用しているGmailを例に挙げています。
無料版のGmailではなく、有料版のサービスで使える機能なのでご注意ください。

個人事業主や法人でも規模の小さい経営者の方と話していると、
「メールアドレスを増やす＝アカウントを増やす」と思っている方が意外と多いなという印象を受けます。

例えば、
・info@〜
・billing＠〜
・contact@〜

といったメールアドレスをメールサーバーで複数作り、それぞれを受信するようにメーラーで設定している。

作るだけなら簡単です。
多くのレンタルサーバーでは、メールアドレスはいくつでも無料で作れます。

ただ、使用用途に則してどんどん増やすこの方法、実際の運用はどうでしょうか。

実在アドレスを増やすとどうなるか

メールアドレスを複数作ると、当然ながら運用も複数になります。

・複数アドレスの受信には、メーラー側でアカウント追加が必要になる
・アカウントが増えると「受信BOX」が増える
・それぞれを確認する手間が発生する
・受信者を変更する場合（例えば経理担当が入った場合）、担当者のPCで再設定が必要になる

つまり、アドレスを増やすたびに、管理対象が増えます。

事業を始めた当初は問題なく感じるのですが、事業が軌道に乗ったり、人が増えたりすると、この管理方法がじわじわとマイナス方向に効いてきます。

ではどうすれば良いのでしょうか。

メールエイリアスを使用する

Google Workspace で使うGmailには「メールエイリアス」という機能があります。

これは、既存アカウントの「別名」を追加する機能です。

例えば、
sasaoka@company.com（アカウント）

に対して、
・info@〜
・billing＠〜
・contact@〜

といったアドレスを追加できます。
アカウントやメールボックスは増えません。
ログインも1つのままです。

info@〜宛に届いたメールは、sasaoka@company.comの受信箱に届きます。
言葉ではちょっとわかりにくいので、図を描いてみました。
※図右のラベルの話は後ほど。

運用はどう変わるか

メールエイリアスを使うと、

・メーラーのアカウント追加は不要
・受信BOXは1つ
・管理画面で受信者を変更できる
・担当者が増えても、設定は管理側で完結する

つまり、入口だけを増やして、管理は増やさないという状態をつくることができます。

メールはいくら頑張っても必ずごちゃつく

メールは公開すればするほど、運用期間が長くなるほど、ごちゃついてきます。
「汚れる」と言っても良いでしょう。

• 営業メール

• スパム

• 不要な通知

が混ざります。

顧客候補からの問い合わせや、未来のスタッフ候補からのメール、請求書が添付されたとメール、これらが同じ受信トレイに並びます。

面倒になるのは「量」ではなく、混在です。だから僕は、

• info@（公開窓口）

• billing@（請求専用）

• recruit@（採用専用）

• 個人名アドレス（クローズド連絡／主にプロジェクト関係者とのやりとり）

と役割ごと分けています。

フィルターと自動振り分け機能が最強

ここまで紹介したやり方で、メールアドレスを分けるだけでは、メールBOXが「汚れる」のは防げません。

そこで活躍するのがフィルター＆自動振り分けの機能です。
ここまでやると日常業務がかなり楽になります。

例えば、info＠〜に届くメールは即確認しなくても良い内容のものが多いので、受信BOXはスルーして「info」のラベルを自動的に付与させる、という運用をします。

受信BOXには入らないのですが、ラベルの横に未読バッヂは付くので、届いていることは一目でわかります。

同様にrecruite@とかcontct@のアドレスに対しても設定しておけば、メインアカウントの受信BOXには、重要で早く返信しなければならないメールしか入ってこなくなります。

そうすると、他のことに意識を持っていかれにくくなるため、目の前の仕事に集中できるようになります。

これが一番の利点ではないかと思います。
受信BOXを「全部受け止める場所」にしないこと。
これだけで、メールはかなり整います。

なお、僕の場合は、受信BOXに届いたメールには全て何らかのラベルをつけるようにしています。

ほとんどの場合それはプロジェクト名なのですが、こうしておくと、特定のプロジェクトのメールが一覧で見れるので、話の流れを振り返ったり、検索するのが楽です。(全体検索でなくラベル内検索をするので、見つけやすい)

あとこれは単なる自己満足ですが、受信メールにラベルをつけると既読の場合は受信BOXからラベルにメールが移動しますので、受信BOXを「空」にすることができます。

この時に出てくる表示が気持ちいいんですよね。
↓↓コレ

この運用をすると、受信BOXに残っているメール＝返信しなければならないもの、と明確になるので返信漏れなどが起こらなくなりますよ。

1人だからこそ設計する

いかがでしたでしょうか？
「まだ1人で仕事しているから、そこまでしなくてもいいかな〜」
と思われるかもしれません。

しかし、1人だからこそ、さまざまな種類の情報が一箇所に集中してしまいます。
なので、受信BOXを増やすのではなく、役割の入口を増やして自分がやるべきことに集中できる環境を作っておくべきではないかと思うのです。

最初は設定がちょっと面倒ですが、一度作ってしまえばあとは自動なので、週末のお休み時間を少し割いて、やってみてはいかがでしょうか。

補足

ここでご紹介したメールエイリアスの機能はメーリングリストの機能と似ています。

一つの疑似アドレスを作って、そこに送信されたメールを、登録者全員に転送する仕組みですね。

基本的にはGmailのメールエイリアスと近い機能ですが、メーラー以外の外部アプリあるいはメールサーバーで設定を管理しなければならないところが大きな違いです。

できるだけ使用サービスを減らしたい自分としてはあまり使い勝手が良くないので使用していません。

あと、無料版のGmailでも「サブアドレス」のような機能があると知りました。

しかしこちらはメールを返信する際、送信元はメインアドレスになるようなので、相手がinfo@〜のアドレスからメールが届いた、と認識させることができません。　

また独自ドメインメールが使えないので、社名やブランドをドメインにしたい人には向かないかなと思いました。