認定証を全員に渡しちゃった院長のイベント奮闘記

先日、地域の“安全・安心”をテーマにしたイベントに初めて出展しました。
以前の記事で、「前日にも投稿します」と宣言していたのですが、準備が立て込んでしまい、気づけば文章を書く気力も時間も残っておらず…。
そのまま本番を迎え、今日はイベント終了の翌日。
ようやく落ち着いて、こうして気持ちをまとめています。

■ 想像をはるかに超える来場者数

当日は開始直後から、想像をはるかに超える来場者が途切れることなく訪れました。
毎年人気のイベントで、今年で15回目。
地域の皆さんの“年に一度のおまつり”のような空気感があり、小さなお子さんから高齢の方まで、幅広い世代の笑顔があふれていました。

実は、このイベントが毎年こんなに賑わっていることを、私は恥ずかしながら知りませんでした。
というのも、開催される土曜日は、私はいつも手術室の中。
窓もない空間で麻酔に集中しているので、外の世界の様子が分からないのです。
病院のすぐ近くで、こんな活気あるイベントが続いてきたとは驚きでした。

■ スタッフ全員がフル回転

午前は5名、午後は交代で別の2名が担当してくれましたが、それでも間に合わないほど次々に人が訪れ、スタッフはほぼ休憩なしのフル回転。
私も必死で動いていて、気づけば数時間があっという間に過ぎていました。

特に印象に残ったのは、
チャレンジを終えた方の表情が皆さん本当に楽しそうだったこと。
年齢も性別も関係なく、笑顔が自然に生まれていて、
「こういう瞬間にデイケアの魅力が集約されているなぁ」としみじみ感じました。

■ 認定証コーナーでの“暴走”

今回、頑張った人にお渡しする認定証を3段階で作っていたのですが…。

——正直に言うと、私は認定証コーナーで完全に“暴走”しました。

結果がシビアに出たちびっこ達や高齢の方に、評価の低い認定証を渡すのがどうしても忍びなくて…。
ほぼ全員に最高ランクをお渡ししてしまいました。
もはや測定結果との整合性はゼロ。

でも、認定証を受け取る皆さんの嬉しそうな笑顔を見ていると、
「まぁ、いいか…」と思ってしまいました。

■ Instagramフォロー特典はうまくいかず

Instagramフォローで小菓子をプレゼントする仕掛けも用意していましたが、これは想像以上に難航しました。
• 子ども連れで両手がふさがっている
• 荷物が多くてスマホが取り出せない
• スマホに慣れておらずQRコードが読み取れない
• そもそも子どもはInstagramをしていない

…など、実質機能しませんでした。
その結果、小菓子は “適当に” 配る形に。
ここは完全に反省点です。

■ 今回の反省点

次に向けて、今回気づいたことをまとめます。
• イベント規模の情報収集不足：来場者数が多すぎて、体制が追いつかなかった
• スタッフ間の手順統一が不十分：やり方がバラバラの場面があった
• お子さん向けの対応が想定以上：基準値や椅子の高さなど、計測が困難なケースが多かった
• SNS誘導施策は再考が必要：子連れイベントでは機能しにくい仕組みだった

ただ、改善点がたくさん見えたこともまた財産だと思っています。

■ それでも「楽しかった」という気持ちが一番強かった

トラブルも想定外もたくさんありましたが、それ以上に
笑顔であふれたブースの空気が心に残っています。

今回の経験を糧にしながら、
次は春ごろ、私が担当している「アンチエイジング・ウェルビーイング外来」にちなんだ企画も考えてみたいと思っています。

その準備過程も、ゆっくり記事にしていきますね。