長い資料を読む時間がない：AIに「要点3つ」にしてもらう
取引先から届いた分厚い提案書。何ページもある業界のレポート。長い規約や案内文。「あとで読もう」と思ったまま、机の隅に積み上がっていく——経営者なら、この光景に覚えがあるはずです。全部にじっくり目を通す時間は、現実にはなかなか取れません。
こういう「長いものを、まず短くつかむ」のは、AIの得意技です。
長い書類を新人に渡して、「これ、要点だけ先に教えて」と頼む。あの感覚と同じです。全文を自分で読む前に、まず地図を手に入れる。そうすれば、どこを自分の目でしっかり読むべきかが見えてきます。
まず、こう頼んでみる
長い文章を貼り付けて、こう指示します。
📋 そのまま使える頼み方 「次の文章を読んで、要点を3つにまとめてください。そのうえで『私（自社）にとって何が関係しそうか』『次に確認すべきことは何か』を、それぞれ一言で教えてください。むずかしい言葉は使わないで。——（ここに資料の本文を貼り付け）」
ただ「要約して」と頼むより、「要点3つ」と数を決め、「自分にとっての意味」まで聞くのがコツです。これだけで、ただの短い要約ではなく、「で、自分はどうすべきか」までつかめる地図になります。
長すぎて貼りきれないときは、章ごと・ページごとに分けて頼めば大丈夫。それぞれの要点を、最後にまた3つにまとめてもらうこともできます。
ここだけは、必ず人の目で
⚠️ ここが危ない AIの要約は「だいたいの地図」であって、正本ではありません。特に契約書・見積り・規約のように、お金や約束が関わるものは要注意です。AIは細かい条件をうっかり落としたり、逆に書いていないことを補ったりします。金額・期限・責任の範囲・解約の条件——こうした肝心な部分は、必ず元の文書の現物を自分の目で確かめる、または専門家に相談してください。要約は「どこを読むべきか」を教えてくれる道具であって、「読まなくていい」ための道具ではありません。
それから、社外秘の資料を扱うときは、会社で認められたAIサービスかどうかを一度確かめておくと安心です。
まず24時間以内に、これだけ
机に積まれた「読めていない書類」を1つ選んで、上の頼み方で要点3つにしてもらってください。全文を読む前に全体像がつかめる——この身軽さを一度知ると、後回しの山が少しずつ片づき始めます。