AI使ってるつもりで、仕事は減ってますか？｜最初に効くのはメール対応だった
AIに質問して満足していた私が、まずメール対応に使うべきだと思った理由
ChatGPTに質問する。
Geminiで文章を作る。
画像生成でアイキャッチを作る。
最初は、それだけでかなり楽しいです。
「すごい。AI使ってる感ある」
そう思います。
でも、しばらくすると気づきます。
メールは減っていない。
会議後の確認も残っている。
報告書は相変わらず白紙から始まる。
そして今日も、誰かから「念のため確認です」とメールが届く。
念のため。
この言葉は便利ですが、受け取る側のHPを少し削ります。
AIを触っているのに、仕事の流れはあまり変わっていない。
ここに、実務でAIを使う難しさがあります。
AIに質問するだけでは、まだ仕事は軽くなりません。
大事なのは、毎日の業務の中にAIを入れることです。
どの仕事からAIに任せると楽になるのか
実務で使いやすい順に考えると…….
一番始めやすいのは、メール・チャット対応です。
次に、会議後の整理。
その次が、報告書や資料のたたき台づくり。
社内資料を探すならNotebookLMが便利ですし、ExcelやCSVの整理ならChatGPTやGeminiが使いやすいです。
Google Formsやスプレッドシートのような定型業務なら、GASと組み合わせるとかなり効きます。
ただ、最初から全部やろうとすると止まります。
「AI活用を始めよう」と思ったはずなのに、AI活用の計画書を作って1日が終わる。
これはこれで、なかなか悲しいです。
だから最初は、毎日必ず発生する仕事から入るのがいい。
その意味で、メール対応はかなり現実的です。
メール対応は、書く前に疲れている
メール対応は、文章を書く仕事に見えます。
でも本当に時間を使っているのは、書く前です。
相手は何を求めているのか。
こちらは何を答えればいいのか。
今すぐ返せるのか。
社内確認が必要なのか。
どこまで丁寧に書くべきか。
納期や金額に触れていいのか。
この小さな判断を、毎回頭の中でやっています。
短いメールなのに10分かかるのは、そのせいです。
返信画面を開いて、カーソルだけが点滅している。
あの時間、地味に怖いです。
カーソルは何も言いません。
でも、すごく急かしてきます。
AIには、まず「整理」を頼む
メール対応でAIを使うとき、いきなり返信文を書かせるより、まず整理してもらう方がうまくいきます。
たとえば、こんなふうに頼みます。
以下のメールを整理してください。
知りたいこと：
・相手が求めていること
・こちらが答えるべきこと
・社内確認が必要なこと
・急ぎ度
・返信に入れるべき内容
そのあと、短めの返信下書きを作ってください。
事実が分からない部分は断定しないでください。
この聞き方にすると、AIがいきなり文章を作るのではなく、まず状況を分けてくれます。
ここが大事です。
AIの文章はきれいです。
でも、前提がズレていると、きれいに間違えます。
ピカピカの間違いです。
見た目が整っている分、油断します。
だから、返信文より先に「何に答えるべきか」を見えるようにする。
これだけで、メール対応はかなり楽になります。
メールはだいたい4種類に分けられる
実務メールは、意外とパターンがあります。
すぐ答えられるメール。
社内確認が必要なメール。
相手から追加情報をもらう必要があるメール。
お詫びやトラブル対応のメール。
すぐ答えられるなら、結論を先に書きます。
「対応可能です」
「確認しました」
「以下の内容で進めます」
この方が相手も読みやすいです。
社内確認が必要なら、放置感を出さないことが大切です。
「確認します」だけだと、相手はいつまで待てばいいか分かりません。
できれば、
「社内で確認し、〇日までに改めてご連絡します」
くらいまで書けると親切です。
追加情報が必要なときは、質問を絞ります。
あれもこれも聞くと、相手の手が止まります。
まずは次に進むために必要なことだけ聞く。
お詫びやトラブル対応は、AIに丸投げしない方がいいです。
原因、責任範囲、金額、納期、今後の対応。
ここは必ず人が見ます。
AIには下書きまで。
最後は自分の目で確認します。
送る前に見るところ
AIで下書きを作ったら、そのまま送らずに確認します。
見るのは、難しいことではありません。
相手の質問に答えているか。
事実を言い切りすぎていないか。
金額や納期に間違いがないか。
文章が長すぎないか。
最後に相手が何をすればいいか分かるか。
特に最後は大事です。
メールは、読んでもらうためだけに送るものではありません。
相手が返信するのか。
待てばいいのか。
資料を送ればいいのか。
社内で確認すればいいのか。
次の行動が分かるメールは、相手にも親切です。
まとめ
AIを質問や画像生成だけで使っているうちは、まだ仕事の流れはあまり変わりません。
実務で時間を減らすなら、毎日発生する仕事に入れることです。
その第一歩として、メール対応はかなりおすすめです。
メールをAIに読ませる。
要点を整理する。
返信の下書きを作る。
人が確認して、自分の言葉に直す。
これだけでも、白紙から考える時間はかなり減ります。
大きなDXではありません。
でも、毎日のメール対応で削られていた時間を取り戻すには、十分効果があります。
AIを使いこなすとは、派手なことができることではなく、目の前の仕事を少し軽くできることだと思います。
まずは今日届いたメールを一通、AIにこう聞いてみる。
「このメール、私は何に答えればいい？」
そこからで十分です。