AIで作った資料を"自分の資料"って胸を張れますか？40代AI推進担当が現場で気づいたこと
お疲れ様です、ぽんずです。
AI推進チームで、各自が企画資料を持ち寄りました。 AIを使うこと自体は、もう当たり前の時代です。
でも、資料を並べてみたら、 はっきり見えたものがありました。
思考が挟まっている資料と、挟まっていない資料。 その差は、想像以上にわかりやすかったんです。
今日は、AIで資料を作る時に 「自分の資料」にするために必要なことを書きます。
AI推進チームで、今後の活動について各自が意見や企画を持ち寄ることになりました。 期間は1週間。それぞれが自分なりに考えて、資料にまとめてくる。 蓋を開けてみたら、AIの使い方に思った以上の差が出ていました。
AIで業務効率化したはずの資料に思考が入っていなかった
1週間後、チームメンバーがそれぞれの資料を持ち寄りました。
今の時代、AIを使うこと自体は当たり前だと思っています。壁打ちに使う、構成を一緒に考える、誤字脱字をチェックする。そういう使い方なら、何も問題はありません。
ただ、蓋を開けてみると、AIの出力をそのままパワポに貼り付けただけの資料がありました。構成もレイアウトも、AIが出したそのまま。自分の言葉がどこにも入っていない。
もうひとり、気になったのがWordで提出した人です。パワポが苦手だったのもあると思います。でも正直なところ、AIで作ろうとしたけど手を加えるのが面倒で、Wordならそのまま出力して完成にできるから、という理由もあったんじゃないかと思っています。
どちらも、AIは使っている。でも、思考が挟まっていない。その差が、資料を並べた瞬間にはっきり見えたんです。
AI丸投げ資料の見分け方。40代管理職が気づいた2つのポイント
では、「思考が挟まっていない資料」はどこでわかるのか。ワイが見て気づいたポイントは2つあります。
ポイント1：不必要にカッコ内の補足説明が多いこと
AIに資料を作らせると、丁寧に用語の説明を入れてくれます。親切といえば親切ですが、社内資料でそこまでの説明は要りません。読み手は同じチームのメンバーです。前提知識がある相手に対して、基礎用語の解説が並んでいると、逆に違和感が出ます。
ポイント2：今の課題に合っていない内容が入っていること
たとえば、すでにチームで共有済みの情報をわざわざ整理し直していたり、今議論すべきことではない一般論が並んでいたり。AIは文脈を完全には理解できないので、指示が曖昧だとこういう出力になりがちです。
実はワイも、以前AIに資料を作らせた時に似たようなアウトプットが出てきたことがあります。その時に「違う、そうじゃない」と修正した記憶があるからこそ、今回の資料を見た瞬間に気づけたんだと思います。
つまり、AIの出力をそのまま使うと、内容は「それっぽい」けど、相手と場面に合っていない資料になる。ここに気づけるかどうかが、思考を挟んでいるかどうかの分かれ目なのかもしれません。
AIで作った資料を"自分の資料"にする3つのステップ
じゃあ、どうすればAIの出力を「自分の資料」にできるのか。ワイが普段やっていることを整理すると、3つのステップに分けられます。
ステップ1：思考を挟む
AIに丸投げする前に、自分が何を伝えたいのかを言語化する作業です。ワイの場合は、AIと壁打ちしながら意見をまとめて、構成を一緒に考えるところまでをAIに手伝ってもらいます。ここで大事なのは、AIが出してきた構成をそのまま使わないこと。「この順番でいいか？」「この項目は本当に必要か？」を自分の頭で判断する。この工程が、資料に自分の思考を入れる第一歩だと思っています。
ステップ2：情報を取捨選択する
AIは聞かれたことに対して、なるべく多くの情報を出そうとします。でも、資料の読み手が求めている情報量には限りがあります。相手が知りたいことだけを残して、それ以外は削る。この「削る判断」は、今のところ人間にしかできません。
ステップ3：自分っぽさを足す
AIは一般的な表現で資料を作ってくれますが、自分の言葉や社内の文脈までは再現できません。自分なりの言い回しや、チーム内で共有されている前提を加えることで、ようやく「自分の資料」になります。
この3つは、どれも地味な作業です。でも、これを省略した瞬間に、資料は「AIが作ったもの」に戻ってしまいます。
それでもパワポを自分で作る4つの理由
さっきの3ステップに加えて、ワイにはもう一つこだわっていることがあります。パワポは自分で作る、ということです。
理由は4つあります。
理由1：社内でのポジション確立
AI推進担当として「あの人の資料はわかりやすい」と思ってもらえることが、信頼につながります。AIが作った資料をそのまま出していたら、このポジションは築けません。
理由2：思考の整理
スライドを1枚ずつ組み立てる過程で、自分の考えが整理されていきます。「この順番で伝わるか？」「この1枚は本当に必要か？」と考えること自体が、思考のトレーニングになっているハズ。
理由3：プレゼンで自分の言葉で話すため
自分で作った資料だからこそ、スライドの1枚1枚に自分の意図が入っている。だから、説明する時に言葉に詰まらない。これが丸投げ資料だと、自分でも何を言いたいのかわからなくなります。
理由4：パワポスキルの維持
これは意外と大事だと思っています。自分でスライドを作れるスキルがあるからこそ、AIが出してきたアウトプットに対して「ここは違う」「この配置のほうがいい」と判断できる。スキルがなければ、AIの出力を評価する基準すら持てません。
とはいえ、全部を手作業でやるべきだとも思っていません。NotebookLMを使えば、プロンプト次第でパワポっぽいスライドも作れます。だからこそ、坂本龍馬が剣の達人なのにピストルを使ったように、スキルを持った上で道具を選ぶのが大事なんだと思います。
AI業務効率化の第一歩は「いらない部分を消す」こと
ここまで読んで、「3ステップとか4つの理由とか、正直めんどくさい」と思った方もいるかもしれません。わかります。ワイも最初からこうだったわけじゃないので。
なので、もしこれからAIで資料を作ってみようという方がいたら、まずは1つだけ試してみてください。
AIが出してきた文章から、いらない部分を消すことです。
足すのではなく、消す。たとえば、こんなところを見てみてください。
不必要な半角の記号
語尾の3連続（ます。ます。ます。）
不要なカッコ内の補足説明
今のフェーズに合っていない内容
過剰な装飾語
これだけで、資料の印象はかなり変わります。消すという行為には、「何が必要で、何が不要か」を判断する思考が必ず入るからです。
いきなり全部を自分で作り直す必要はありません。まずは、AIの出力を眺めて「これ、いるかな？」と思うところを1つ消してみる。それが、AIの出力を「自分の資料」にする第一歩だと思います。
「AIで業務効率化しても"自分の資料"にならない」のまとめ
AIで資料を作ること自体は、もう難しくありません。難しいのは、それを「自分の資料」にすることです。
思考を挟む。情報を取捨選択する。自分っぽさを足す。そして、まずはいらない部分を消してみる。
前回の記事で、ワイは「使い方の文化を育てられていなかった」と書きました。今回はその続きとして、じゃあ具体的にどうすればいいのかを、自分なりに整理してみた記事です。
まだワイ自身も道半ばですが、少しずつ「一緒に作る」を広げていければと思っています。
それでは、お先に失礼します。