オンライン面接で機器トラブル…入室が遅れたときの対応をまとめておく

こんにちは。都内の大学に通う理系の大学生「Polari」です。

オンライン面接は、自宅などから参加できて便利な一方で、ZoomやTeamsが開かない、音声がつながらない、URLから入れないなど、機器トラブルが起きることがあります。
実際に面接の場面でトラブルが起きるとかなり焦りますが、そんなときほど大事なのは、黙ってしまわずに状況をきちんと伝えることだと感じました。

今回は、オンライン面接で機器トラブルが起きて入室が遅れてしまったときに、どう対応すればよいかを自分なりに整理しておきます。
就活中のメモとしても、同じような場面になった人の参考にもなればうれしいです。

まず大事なのは「とにかく連絡すること」

トラブルが起きたとき、いちばん避けたいのは何も連絡しないまま遅れてしまうことだと思います。
面接をする企業側からすると、遅刻なのか、接続トラブルなのか、単に来ていないのかが分かりません。

そのため、接続できないと分かった時点で、できるだけ早く連絡を入れるのが大切です。
メールでも電話でも、連絡先が分かっている方法ですぐ伝えるのがよいと思います。

伝える内容はシンプルで大丈夫です。

• 面接の予定時刻

• 自分の氏名

• 機器トラブルで入室できていないこと

• 現在対応中であること

• お詫び

長く説明しすぎるよりも、まず状況が伝わることを優先した方がよいと感じます。

まず送れるメールのテンプレ

オンライン面接で入室できないときは、最初の連絡としてメールが使いやすいと思います。
すぐ送れる形で、自分用のテンプレも残しておきます。

件名：本日の面接について（接続不具合のお詫び）

○○株式会社 
採用ご担当者様

お世話になっております。 
本日○時○分より面接のお時間をいただいております、○○大学の○○です。

現在、Zoom（またはTeams等）の接続不具合により入室ができない状況です。 
現在対応を進めておりますが、面接開始時刻に遅れてしまう可能性がございます。

ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。 
取り急ぎご連絡申し上げます。

5〜10分つながらないときは、電話も検討する

オンライン面接でうまく入室できないとき、数十秒〜1、2分であれば再起動や入り直しで解決することもあります。
ただ、5〜10分ほどたっても改善しない場合は、メールだけでなく電話で連絡した方がよいと感じます。

企業側も「接続トラブルなのか、無断で遅れているのか」が分からないままだと不安になると思うので、早めに直接伝えることが大切です。
特に面接開始時刻を過ぎていて、なお接続できない場合は、電話で一度状況を伝えるだけでも印象はかなり違うと思います。

電話するときのテンプレ

お世話になっております。
本日○時○分より面接のお時間をいただいております、○○大学の○○と申します。
現在、Zoom（またはTeams等）の接続トラブルにより入室ができない状況です。
何度か入り直しを試しているのですが、まだ解決しておらず、ご連絡いたしました。
ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。

電話であわせて確認したいこと

電話がつながった場合は、状況を伝えるだけでなく、必要に応じて次のようなことも確認すると安心です。

• このまま接続対応を続ければよいか

• 別のURLや方法があるか

• 面接をこのまま実施できるか

• 再調整の必要があるか

聞き方としては、たとえば以下のような一言でも十分です。

「このまま接続を試しながらお待ちした方がよろしいでしょうか。」
「別のURLや入り方がありましたら、ご教示いただけますと幸いです。」

電話番号が分からない・見当たらない場合

面接案内のメールやマイページを見ても電話番号が分からないこともあると思います。
その場合は、無理に探し続けるより、まずは返信できるメールアドレス宛にすぐ連絡するのが大切です。

たとえば、面接案内メールへの返信で問題ないことも多いと思います。
採用担当者の個別アドレスが分からない場合でも、送られてきた案内メールにそのまま返信すれば、状況は伝えやすいです。

電話番号が分からないときのメールテンプレ

件名：本日の面接について（接続不具合のお詫び）

○○株式会社
採用ご担当者様

お世話になっております。
本日○時○分より面接のお時間をいただいております、○○大学の○○と申します。

現在、Zoom（またはTeams等）の接続不具合により入室ができない状況です。
再接続や再起動を試しておりますが、現時点では解決できておらず、取り急ぎメールにてご連絡申し上げます。

お電話でご連絡したく存じましたが、連絡先が確認できなかったため、まずはメールをお送りしております。
ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。

何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――
氏名
大学名・学部学科
電話番号
メールアドレス
――――――――――

面接に入れたあとも、一言お詫びを伝える

無事に入室できたとしても、そのまま面接を始めるのではなく、最初に一言お詫びを伝えるのが大事だと思います。

たとえば、次のような一言です。

「接続トラブルにより入室が遅れてしまい、申し訳ありませんでした。」

これだけでも印象はかなり違うと思います。
必要以上に長く言い訳をするより、まず謝罪し、その後は切り替えて面接に集中する方が自然です。

面接後に送るお詫びメールのテンプレ

オンライン面接で接続トラブルがあり、開始時刻に遅れてしまった場合は、面接後にあらためて短くお詫びのメールを送ると丁寧です。
長く書きすぎず、「お詫び」「面接のお礼」が伝わる内容で十分だと思います。

以下は、そのまま使いやすいテンプレです。

件名：本日の面接のお礼と接続不具合のお詫び

○○株式会社
採用ご担当者様

お世話になっております。
本日○時○分より面接のお時間をいただきました、○○大学の○○と申します。

本日の面接では、接続不具合により入室が遅れてしまい、ご迷惑をおかけしましたことをお詫び申し上げます。
そのような中でも面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。

今後はこのようなことがないよう、事前確認をより徹底してまいります。
本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。

何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――
氏名
大学名・学部学科
電話番号
メールアドレス
――――――――――

自分が大事だと思うこと

こういうトラブルが起きると、「終わったかもしれない」とかなり焦ります。
でも、機器トラブルそのものよりも、その後にどう対応するかの方が大事だと感じます。

就活では完璧に進むことばかりではなく、予想外のことも起こります。
そんなときに、黙らず、慌てすぎず、相手にきちんと状況を伝えることが大切だと思いました。

オンライン面接は便利ですが、通信環境や機器の不具合はどうしても起こり得ます。
だからこそ、事前に連絡先を確認しておくことや、トラブル時の伝え方をある程度考えておくだけでも安心感が違うと思います。

まとめ

オンライン面接で機器トラブルが起きて入室が遅れたときは、まず早めに連絡を入れることが大切です。
そのうえで、5〜10分ほどつながらなければ電話も検討し、電話番号が分からない場合は案内メールへの返信で状況を伝える。
さらに、入室後に一言お詫びをし、必要であれば面接後にもメールでフォローする。
この流れを意識するだけでも、かなり落ち着いて対応しやすくなると思います。

自分自身、就活では思い通りにいかない場面もあると感じています。
それでも、トラブルのときこそ対応の仕方にその人らしさが出るのかもしれません。
今後の自分へのメモとしても、この記事を残しておこうと思います。

なお、面接後にお詫びのメールを送るか迷うこともあると思いますが、メールを送ったかどうかで合否が決まるわけではないと思います。
だからこそ、必要以上に不安になりすぎず、自分が気になるなら送る、くらいの考え方でよいのではないかと感じます。