役所への持参が「週2回→ほぼゼロ」に。合併を機にプレミアムプランへ移行した社会保険労務士法人鈴木社労士事務所のリアルな声

2016年の開業直後から「オフィスステーション Pro」を使い続け、昨年の事務所合併を機にプレミアムプランへ移行した社会保険労務士法人鈴木社労士事務所。所長の奥田照幸先生に、導入の背景から合併後の実態まで、率直に語っていただきました。

導入前の課題・決め手・効果

【導入前の課題】

• 既存システムでは電子申請に十分対応できなかった

• 合併に伴いシステム統合・データ移行が必要だった

• 紙運用・役所持参が残り、場所・時間に縛られていた

【導入の決め手】

• 開業直後でも導入しやすい初期費用・月額費用

• クラウド型で1人事務所でも使いやすい操作性

• 電話サポートやマニュアルの充実

【導入の効果】

• 役所への持参が週2回からほぼゼロに

• 外出先でも申請確認・承認が可能に

• 合併後もスタッフが画面に馴染みやすく移行がスムーズ

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「1人でも回せる」——開業直後に選んだ理由

奥田先生が「オフィスステーション Pro」を知ったのは、開業から数か月後のこと。最初はe-Govの利用を検討したものの、実際に操作してみると継続的に使い続けることの難しさを感じ、代替システムを探したのがきっかけでした。

初期費用・月額費用が開業直後の規模でも負担になりにくかったこと、クラウド型で場所を選ばず使えること、この2点が選定の核心でした。操作性についても、Webブラウザ上で縦スクロールしながら自然に入力でき、複数タブで別会社の情報を並行確認できる点を高く評価。ライトプランからスタンダードプランへのアップも、顧問先数の増加に合わせた自然な流れだったといいます。

合併という転機——120社規模へ、プレミアムプランへの移行

約1年前の事務所合併により、顧問先数は一気に約120社規模へ。スタンダードプランの範囲では収まらなくなったこと、事務組合への対応と給与計算機能も必要になったことから、プレミアムプランへの移行を決断しました。

合併前の鈴木社労士事務所では、地元企業が開発したシステムを長年利用していました。地域に実績のあるシステムでしたが、今後のe-Gov仕様変更への継続対応という点で限界があり、移行は「便利なものに変える」というよりも「業務継続のために必要な切り替え」だったと奥田先生は表現しています。

スタッフの不安をほぐした「縦スクロールの画面構成」

合併後、他システムに慣れていたスタッフのシステム移行には不安もあったと言います。しかし実際に進めてみると、縦スクロールで分かりやすい画面構成が想定以上に馴染みやすいという声が上がりました。

データ移行については、元のシステム会社がインフラ面を含めて協力し、CSVなどの汎用データ形式での移行を進めています。現時点では移行全体の3分の2程度が完了、給与データも半分程度移行済みという段階です。

電子申請で変わった、所長の「確認業務」と「外出負担」

移行途中の現段階でも、業務面での変化は明確に出ています。以前は週2回ほど役所へ持参していた書類提出が、現在は毎週行かなくてもよい程度に減少。1回2〜3時間かかる外出が減り、特に繁忙期における精神的負担の軽減を実感しているといいます。

スタッフ側では、手続きのアラート機能や履歴機能の使いやすさが好評。以前は紙で管理していた手続き履歴が、システム上ですぐに確認できるようになったことを評価しています。ペーパーレス化についても、顧問先へPDF対応を打診したところ想定以上に受け入れられ、クラウド上でのデータやり取りも増えているといいます。

顧問先への機能提供——アカウント発行機能で広がる活用

電子申請を中心とした手続き業務に加え、一部の顧問先ではアカウント発行機能を活用。勤怠・給与・マイナンバー管理の一元化やWeb明細化も推進しており、事務所側の効率化だけでなく、顧問先の運用負担軽減にもつながっています。

移行に不安がある事務所へのメッセージ

2016年の1人開業から、合併による120社規模への成長まで。「オフィスステーション Pro」は、そのステージごとのニーズに応じてプランをアップしながら、奥田先生の事務所経営を支え続けてきました。システム移行に踏み出せていない事務所にとって、今回の事例はリアルな判断材料になるはずです。

※本記事はオフィスステーション Pro公式サイト掲載の導入事例インタビューをもとに作成しています。
掲載情報は取材時点のものです。

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