マネジメントならではのタスク消化術

こんにちは、バックオフィスメインでマネジメントをしてる在宅フリーランスです。

各所でパトロールするおまわりさんのように、
日々、ありとあらゆる情報を保持しながら進捗を確認して、
業務を回しているのが私のお役目なのですが。

そうなると本当に1日にメンバーさんから
10件くらい質問や確認が飛び交うんですよね。

この間メンバーに「山下さん・・聖徳太子みたいですね・・！！」と言われて、
おい、ちょっと勘弁してくれいと思った次第　笑

そうなると1件の質問に対して、15分も20分も思考していられんのです。
瞬時に情報のある場所を判断し、確認し、打ち返していく。

もう気分はテニスプレーヤーのように、きたものを打ち返す姿勢で臨んでいます。

そう、業務を円滑に進めるためには、
持っているタスクや情報を迅速に処理することが重要なんです。

じゃないと、作業がとまっちゃうんですよ・・！！(´;ω;｀)

本日はマネジメントならではの「タスク消化方法」についてお話していきます。

持っているボールを早く投げること

マネジメントでいつも意識しているのは、持っているボールはとにかく早く投げること。

自分が判断しないと作業者も止まってしまいますので。
その分、工程が後ろへ下がっていきます。

一つの判断が遅れることで、プロジェクト全体の進行が遅れてしまうことがあります。

そのためにはまず自分でボールは持たない。
とっとと判断して投げる。

そうすることで、どんどん業務は前へ進んでいきます。

タスクが詰みあがる→リマインド地獄

まずタスクは溜めないが一番ではありますが、
どうしてもやることが多いと詰みあがってしまう時はあると思います。

よく現場で見られるのが判断するべきものが多すぎて、判断を後回しにした結果、
リマインド地獄になってしまうというもの。

判断が遅れることで、処理すべきタスクがどんどん溜まってしまいます。
すると、どこまでどの工程が進んだのか、不透明になっていくんですね。

なるべく全体の進捗が滞らないよう、タスクの消化を優先し、
効果的にリマインドを活用する必要があるでしょう。

リマインド地獄にならないように、とにかく溜めてしまわないことを意識して、
どんどん判断をしていく必要がありますね。

マネジメントならではのタスク消化のコツは

じゃあどうすれば詰みあがらず、タスクの消化を進められるのか。
コツは5つくらいあると思います。

これらについて、要素分解すると

①②はタスクの整理ですね。
③はスタッフさんへの配慮になります。
④は1次情報について普段から整理しておくとやりやすいでしょう。
⑤判断の速度を上げてもらうための施策です。

最初は時間がかかってもいいので、
とにかく持っているボールを早く投げられるように、①～⑤を繰り返します。

⑤については常日頃より、意識として定着できるように、
スタッフさんに協力をしていただくようにお願いしていきましょう。

投げる速度が速くなる分、業務は進んでいく

迅速な判断を心がけることって、チーム全体のパフォーマンスが向上するんですよね。
チームが迷わなくて済むんです。

時には教育の一環として、スタッフさん自身に考えていただくことをお願いする時もありますが、
基本は迷わずに歩けることが大事です。

結果としてプロジェクトがスムーズに進行します。

そのためには情報の整理から、迅速な判断までをマネジメントとして問われますので。
「自分これからマネジメントします」って人は、修行として取り入れてみてくださいね。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。