製造業の情報一元化への道のり
～アドビック社が選んだNotionによるDX推進戦略～
はじめに
株式会社アドビックは、正社員とパートを含む約15名のスタッフが在籍するモーター・コイル製造工場です。同社では、受注、見積、部品手配、生産計画に加え、出勤管理や休暇申請などの各種業務を、統一されたExcelフォームを用いて長年一貫して管理してきました。しかし、全社共通のフォーマットに基づく画一的な運用方法では、業務プロセス全体の可視化やリアルタイムな情報共有が困難であるという課題が明らかになりました。そこで、より柔軟かつ一元的なシステムへの移行が求められ、Notionを中心とした生産管理システムを採用しています。
システムを変更してから4年経った現在の状況を、主導して導入した池谷社長と、システム改善の主担当である瀬口さん（製造・総務）にインタビューしました。
導入前の課題と現状
株式会社アドビックにおける従来のシステムでは、以下のような課題が存在していました：
統一Excelフォームの限界
会社が作成した標準Excelフォームによる管理では、各部署のデータを月次でまとめることはできても、日々の状況把握や途中経過の確認が困難でした。各工程ごとの進捗状況をリアルタイムに把握することができず、現場での迅速な対応が難しい状況でした。
総務・人事業務の煩雑さ
休暇申請や出勤情報、さらには各種申請フォームがバラバラに管理され、紙媒体やExcelを用いて個別に対応していたため、担当者が何度も情報を確認する手間が発生し、工数がかさんでいました。パートさんも10名以上いるため、処理が煩雑だったとのことです。
複雑な工程管理と情報共有の難しさ
受注品、自社製品、試作といった多様な生産プロセスが同時進行する中で、各工程の進捗状況が個々のExcelフォームでは把握しにくく、部署間での連携や迅速な問題対策が困難でした。
さらに、ISO9001:2015に対応したQMS文書管理についても、従来のExcelや紙ベースの管理方法では見通しが悪く、資料の検索や更新が煩雑でした。
Notion導入のプロセスとその効果
こうした課題を解決するため、株式会社アドビックでは、ノーコードで柔軟にカスタマイズ可能なツール「Notion」を中核とした統合システムの導入を決断しました。導入プロセスは以下の通りです：
全社向けポータルの構築と統一管理
Notion上に、全従業員が共通で利用できるポータルサイトを構築。各部署ごとに専用のダッシュボードやテンプレートを作成し、出勤管理、休暇申請、各種社内申請フォームを一か所に集約。生産計画も、かつては各担当者が個別に管理していたExcelファイルから、統一された管理体制に移行しました。
他ツールとの連携強化
特に工程管理に関しては、各工程の進捗状況をリアルタイムに把握するため、Airtableとの連携を実施。Notionから直接Airtableにリンクを飛ばし、各プロセスの進捗や作業記録を自動で集約できる仕組みを整えました。これにより、どの工程が何パーセント完了しているかが即座に確認可能になりました。
段階的な運用開始と柔軟性
Notionは最初から完璧なシステムを構築する必要はなく、お試し感覚で始められる点が魅力です。」（瀬口さん談）株式会社アドビックでは、まずは基本機能から導入し、現場のフィードバックを元に徐々にカスタマイズを進めることで、無理なくシステム全体への定着を図りました。
日常業務の細かな改善
地味ながらも効果的な機能として、弁当の注文管理システムが導入され、今では必須の機能となっています。さらに、消耗品の注文依頼システムも整備され、電話連絡やメモのやり取りが不要となるなど、雑務の時間が大幅に削減されました。
従業員の声と現場の変化
Notion導入後、株式会社アドビックの現場では、さまざまな改善効果が実感されています：
・全体の進捗が一目で把握できる
各工程の進捗状況がダッシュボード上にリアルタイムで表示されるため、どの工程が何パーセント進んでいるかを瞬時に確認でき、迅速な対応が可能になりました。
総務業務の効率化
休暇申請や出勤情報、さらには社内の各種申請フォームがNotion上に一元管理されることで、紙媒体や従来のExcel管理にかかっていた工数が大幅に削減されました。たとえば、有給休暇の集計や承認作業、社労士事務所へのタイムカード出勤時間計算など、雑務の負担が軽減されています。
ISO9000（ISO9001:2015）対応のQMS文書管理の向上
従来、Excelや紙で管理していたQMS文書がNotion上で一元化されたことで、必要な資料へのアクセスや更新が迅速に行えるようになり、見通しが非常に良くなりました。
業務プロセスのカスタマイズ性
Notionは自社で簡単にカスタマイズできるため、汎用ソフトのように社内業務を無理に合わせる必要がありません。株式会社アドビックでは、各部門ごとに異なる業務のやり方に柔軟に対応できるシステムを構築し、現場の実情に合わせた運用を実現しています。
すべてのツールのハブとしてのNotion
Notionは、AirtableやMSシェアポイントなど、他の各種ツールへの入り口となっており、社内全体で統一された情報基盤を形成。移行作業も非常にスムーズで、現場ではタブレットからも手軽に閲覧できるため、今後も使い続けたいとの声が多く上がっています。
雑務の削減による業務効率向上
弁当の注文集計、荷物入荷の連絡、消耗品の注文、さらには有給の集計・承認作業など、従来は各担当者が手作業で行っていた雑務が大幅に減少。社員が書類を探す手間も省かれ、各業務にかかる時間が大幅に短縮されています。「前はどうしてたっけ？」と、Notion無しの業務は考えられない様子でした。
今後の展望とまとめ
Notionを中心とした統合システムは、株式会社アドビックの業務基盤として確固たる地位を築いています。今後は、さらに高度なデータ分析や自動通知機能の強化、さらには他の業務ツールとの連携を進めることで、全社的なIT統合の効果を一層高める計画です。
「全社で統一した情報基盤のもと、誰もが必要な情報に迅速にアクセスできる環境は、我々の業務改善において大きな転換点となりました。Notionへの移行は非常に楽で、各部門がそれぞれのやり方でカスタマイズできる点が特に優れていると感じています。今後もこのシステムの進化により、現場の生産性向上と業務効率化を推進していきたいですね」と、現場の管理者は力強く語っています。
株式会社アドビックは、統一されたExcelフォームの限界を克服し、Notionを中心としたIT統合システムの導入により、業務の透明性と効率性を大幅に向上させました。全社的な情報の一元管理と、現場でのタブレット利用によるリアルタイムな状況把握、さらには雑務削減効果により、本来の生産業務に専念できる環境が実現されています。今後も、このシステムのさらなる改善が、株式会社アドビックの業務改革を加速させることは間違いありません。
Notionコンサルティングのご案内
株式会社アドビックの事例が示すように、Notionは現場の実情に合わせて柔軟にカスタマイズできる強力な業務基盤となります。しかし、最適な設計や運用定着には、専門的な知識と経験が欠かせません。私たちは、製造業をはじめとした多様な業種の現場で培ったノウハウを活かし、Notion導入・活用をサポートするコンサルティングを行っています。
既存のExcelや紙ベース運用からのスムーズな移行
各部署に適したダッシュボードや申請フォームの設計
他ツールとの連携やワークフロー自動化の支援
ISOや品質管理業務に対応したドキュメント体系の構築
もし「自社に合ったNotion活用方法を知りたい」「業務効率化を加速させたい」とお考えでしたら、ぜひお気軽にご相談ください。業務改善の第一歩をご一緒に設計いたします。
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