メールの往復を減らす。メール対応が多い人のための3つの時短術

忙しいのに、メールの対応だけで時間が溶けていく日ってありますよね。

私も「返しても返しても終わらない…」って、ちょっとぐったりする日がありました。

仕事量が多いというのももちろんありますが、確認の往復が増えているというコミュニケーションコストの問題もあるかと思います。

今回は、メール連絡が多い仕事の人が「メールの往復」を減らすための3つの時短術をまとめました。

1. メールとチャットを使い分ける

最近仕事でもチャットを使うことが多いと思います。

「これ、メール？チャット？」で迷うと、それだけで時間がかかるので
私が落ち着いたルールは、こちらです。

• 残す必要がある話はメール

  • 決定事項

  • 依頼

  • 期限

  • 経緯（あとで見返すため）

• すぐ決めたい短い確認はチャット

• Yes/Noで終わる確認

• 5分で終わる相談

あとは迷いが出そうな依頼は、先に情報を渡しておくことも大事だと思います。

なぜなら判断材料が揃っていないと、相手は確認したくなって結果として往復が増えてしまうからです。

「相手が迷わない形」になっているかどうかがポイントです。

2. 日程調整は候補をこちらから出す

日程調整は、往復が増えやすい代表です。

「いつ空いてますか？」と投げると、相手が考える分だけ返信が遅れがちになります。

また、こちらの都合の悪い日程を提示されることもあり、再調整の手間がかかります。

私がやっているのは、候補をこちらから3つ出す方法です。

• 候補は3つまで

• 加えて、「所要時間」と「目的」を添える

• オンラインなのか対面なのか、両方OKなのかを添える

こうすればよっぽど相手が忙しい時期でなければ、こちらの都合の良い日で日程が決まるし、メールの１往復で済みます。

3. テンプレをつかう

毎回ゼロから文章を作るのって、地味に時間がかかりますよね。

よくある連絡はテンプレ化しておくと、迷いも往復も減ります。

以下２つの例です。

対応依頼テンプレ

書類受領の返信テンプレ

また、一回作って終わりではなく、今までのやり取りからこういう文章を入れた方がいいなとかこういう表現が伝わりやすかったなという気づきを随時テンプレに反映させていくことも大事です。

まとめ

メールの往復を減らす方法を３つ紹介しました。

私が一番効果があったのがテンプレ化です。
お使いのメールアプリに機能があると思いますので、ぜひ試してみてください。
メールの対応スピードがかなり上がります。

年度末の忙しい時期、少しでもメールの時間を減らすために、
よかったら、試してみてくださいね。