受発注システムとは｜導入メリットや注意点、比較ポイントを解説

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受発注システムは、企業の業務効率化を実現するために欠かせないツールです。

発注から納品、請求に至るまでの一連の流れをデジタル化し、ミスや手間を減らします。近年、クラウド型のシステムも普及し、業種や規模に合わせた選択肢が増えています。

本記事では、受発注システムの種類やメリット、選定時のポイントについて詳しく解説します。

企業に最適なシステムを選ぶための参考にしていただければと思います。

受発注システムとは

受発注システムとは、企業が商品の注文（発注側）と受け取り（受注側）の管理を効率的に行うためのシステムです。

主に、製品やサービスの発注から納品、請求までの一連の流れをデジタル化し、手作業によるミスを減らすことを目的としています。

受発注システムは、注文内容の確認、在庫管理、納期管理、請求書発行などを一元管理できるため、業務の効率化やコスト削減、情報の透明化が可能になります。

多くの企業では、受発注システムを活用することで、手動の入力作業を減らし、業務のスピードアップと正確性向上を図っています。

また、クラウド型の受発注システムが普及しており、インターネットを介してリアルタイムでデータを共有することができ、ビジネスの迅速な対応を支援します。

備考：受発注システムは、「受発注管理システム」「Web受発注システム」とも呼ばれています。

主な機能

受注側の機能

• 受注一覧：取引先企業と受注内容を一覧化する機能

• 明細管理：受注内容の明細を表示する機能

• 伝票出力：受注伝票を出力する機能

• 受注通知：受注を受けたらメールで通知する機能

• 在庫管理：商品別に在庫状況を管理する機能

• 請求書作成：在庫数に合わせて自動的に発注する機能

発注側の機能

• 発注一覧：取引先の企業と発注内容を一覧化する機能

• 発注入力：納期や数力を入力して発注を行う機能

• 伝票出力：発注伝票を出力する機能

• 自動発注：在庫数に合わせて発注を自動化する機能

• 支払い管理：支払い金額を管理する機能

• 再発注：履歴と同じ内容を再度発注する機能

受発注システムの導入メリット4選

受発注システムの導入には、主に4つのメリットがあります。

業務の効率化

業務の効率化とミスの削減、在庫管理の精度向上が実現できます。手動での注文入力や確認作業が自動化されることで、時間の短縮とともに人為的ミスが減少します。

また、リアルタイムで在庫情報や注文状況を把握できるため、適切な発注や納期管理が可能となり、業務全体の精度が向上します。

納期の管理強化

納期や配送のスケジュールをシステムで一元管理できるため、遅延が発生しにくく、顧客へのサービス向上が期待できます。

コスト削減

手動で行っていた作業が減ることで、ヒューマンリソースの無駄を削減でき、結果的にコストが削減されます。

また、過剰な在庫を持つリスクを減らすことも、コスト削減に繋がります。

コミュニケーションの円滑化

発注先や納品業者とのやり取りがシステムを通じてスムーズに行えるため、コミュニケーションの効率も向上します。

注文の詳細や進捗がリアルタイムで共有されるため、誤解や遅れを防げます。

受発注システムの注意点

受発注システムの導入には多くのメリットがありますが、注意すべき点もいくつか存在します。

オペレーションの整備

受発注業務は社内だけで完結するものではなく、取引先との連携が欠かせません。しかし、取引先が従来の電話やFAXでの発注方法を続けたい場合、新旧の方式が混在し、業務が余計に煩雑になる可能性があります。

こうした事態を避けるためには、取引先にとっても使いやすく、導入ハードルが低いシステムを選ぶことが重要です。

また、既存の業務フローを見直し、オペレーションを整備する必要がある場合もあります。

業務プロセスを変更し、新しいマニュアルを作成するなど、適切な準備をすることが求められます。

コスト

システム導入には一定のコストが伴います。初期導入費用だけでなく、月々のランニングコストや従業員への教育費用も考慮しなければなりません。

セキュリティ対策

受発注システムには顧客情報や売上データなどの重要な情報を扱うため、セキュリティ対策が不可欠です。

システム選定時には、十分なセキュリティ環境が整っているか確認し、自社内でもデータ漏洩時の対応策を整備することが必要です。

受発注システムの選定ポイント

受発注システムを選定する際に重視すべきポイントはいくつかあります。

業界・業種への対応実績

業界や業種に特化した機能があるかどうかが重要です。システム選定時には、自社が属する業界における実績や導入事例を確認することが必要です。

例えば、製造業、流通業、小売業、サービス業など、各業界に特化したニーズを満たすシステムが存在します。

特定の業界向けにカスタマイズされているシステムは、業務の効率化や業界特有のルールに即した運用ができるため、スムーズに導入できる可能性が高いです。

取引先との連携機能

受発注業務は社内だけで完結するものではなく、取引先との連携が欠かせません。

そのため、システムがどれだけ取引先との連携に対応しているかが重要です。

取引先が使用しているシステムとスムーズにデータをやり取りできる機能（EDI連携、API接続、データインポート・エクスポート機能など）があるか確認しましょう。

また、取引先の発注方法（電話、FAX、メールなど）に対応できるオプションや、これらをデジタル化するためのツールも検討ポイントです。

セキュリティ対策

取引先情報や顧客データ、取引履歴など、機密性の高いデータを扱います。

そのため、セキュリティ対策が非常に重要です。システムがデータ暗号化、アクセス管理、二要素認証など、必要なセキュリティ機能を備えているか確認しましょう。

また、クラウド型システムを導入する場合は、データセンターのセキュリティ対策も考慮する必要があります。

特に情報漏洩や不正アクセスを防ぐため、セキュリティ基準が高いシステムを選定することが求められます。

拡張性と柔軟性

企業の成長や業務の変化に柔軟に対応できるものである必要があります。

システムの拡張性（新機能の追加や他のシステムとの連携）や柔軟性（業務フローや運用方法の変更に対応できる能力）が求められます。

例えば、事業規模が拡大した場合や新たな市場に進出する際にもシステムが対応できるかを確認し、将来的なニーズに合わせてカスタマイズやアップグレードができるかどうかを検討しましょう。

サポート体制

受発注システムを導入する際には、システム導入後のサポート体制が重要です。

システムに不具合が生じた場合やトラブルが発生した際に、迅速に対応できるサポートがあるかを確認しておきましょう。

サポートの内容としては、ヘルプデスクや電話サポート、オンラインチュートリアル、FAQなどが含まれます。

また、システムのアップデートやバージョンアップ時に、必要な情報を提供してくれるか、定期的なメンテナンスやバックアップが適切に行われているかも確認すべき点です。

おすすめの受発注システム5選

MOS ／ 株式会社アクロスソリューションズ

BtoBモバイルWeb受発注システム「MOS」はFAXや電話による受発注業務を
スマホやタブレット、PCを使ったデジタル発注へと切り替えることができます。要件によってカスタマイズが可能で、受注側も発注側も使いやすいシステムです。

アラジンEC ／ 株式会社アイル

Web受発注システム・BtoB EC「アラジンEC」は、弊社アイルが30年以上に渡って開発・提供してきた基幹システムのユーザー様より「FAXや電話からの注文をやめて、Webから注文を受け、そのまま注文データを基幹システムへ取り込みたい」というご要望から生まれたシステムです。

CO-NECT ／ CO-NECT株式会社

CO-NECTは、FAXや電話での発注業務に追われている発注者様、注文書の処理に悩んでいる受注者様、両方の課題を解決するWeb受発注システムです。

スマホやPCでいつでもどこでも簡単発注、らくらく受注。ミスなし、手間なしの受発注業務で社会をアップデートします。

BtoBプラットフォーム受発注 ／ 株式会社インフォマート

BtoBプラットフォーム 受発注は、Web上で発注・受注ができる受発注システムです。取引で発生した請求データを一元管理できます。日々の受注・発注の効率化、月次決算が早く決まり、飲食店の店舗経営にも役立ちます。

楽楽B2B（株式会社ネットショップ支援室）

10万社以上の中小企業に導入実績があり、小売、卸売、ECサイト、飲食、製造業など、幅広い業界で利用されています。特に、取引先ごとに細かい条件設定ができる点が特徴です。

また、紙の注文書をAI OCRで自動読み取りする「注文書自動読込み機能」も搭載されており、転記作業や仕訳作業を大幅に削減したい場合に効果的です。

まとめ

受発注システムを選定する際は、業界や業種に特化した実績があるか、取引先との連携機能が充実しているかを確認することが重要です。

また、機密データを扱うため、強固なセキュリティ対策が必須です。システムの拡張性や柔軟性も、企業の成長に合わせて運用できるかどうかを判断するポイントです。

さらに、導入後のサポート体制が整っているか、トラブル時の対応やシステム更新に対する体制も評価し、長期的に安定した運用が可能なシステムを選びましょう。